Основы секретарской работы. Этикет письменной и устной деловой речи Воспитанный секретарь не допускает в своей речи жаргонные выражения, используемый не к месту профессиональный сленг, заимствования из иностранных языков
Секретари являются важными членами любой компании или организации. Чтобы быть успешным секретарем нужно обладать хорошими манерами 
и необходимыми навыками, а также понимать политику компании. Объем и содержание обязанностей секретаря зависит от служебного положения босса. Так, секретарь главы компании будет обладать большей ответственностью, чем секретарь начальника отдела. Правильный деловой этикет в работе секретаря – это основа работы, особенно тех, кто работает с клиентами и другими важными лицами.
Обязанности секретаря
Деловой этикет секретаря требует от него вежливого отношения к своему начальнику и поддержки. Секретарь должен уметь работать в команде со своим начальником для того, чтобы надлежащим образом исполнять свои обязанности. Секретарь должен соглашаться с предпочтениями начальника и политикой компании, на которую он работает.
Недопустимы никакие сплетни, а также секретарь не должен быть вовлечен в деятельность, которая не имеет никакого отношения к коммерческой деятельности компании. Не стоит проявлять фамильярность по отношению к своему боссу и называть его по имени, даже если это ваш старый школьный товарищ.
В большинстве компаний секретари занимает очень серьезные должности. Часто они взаимодействуют с клиентами и членами руководства компании от имени своего начальника. По этой причине секретарь должен одеваться в соответствии с политикой компании. Если дресс-код компании предусматривает консервативный стиль одежды 
, то секретарь должен быть примером того, как нужно выглядеть, для всех остальных сотрудников компании. Это показывает уважение к компании, ее руководителям и тем, кто имеет с ней дело. Если в компании нет особого дресс-кода, то секретарь все равно обязан приходить на работу аккуратным и чистым.
Не стоит носить на работу обтягивающие и слишком открытые вещи. Следите за тем, чтобы ваша одежда всегда была выстиранной и отглаженной. Не стоит носить на работу короткие юбки 
, а ваша обувь должна быть соответствующей деловому стилю. Чаще всего это классические туфли-лодочки на плоской подошве или небольшом каблуке. Главное, чтобы вам было удобно работать в такой обуви. Что касается косметики, то секретарь-женщина не должна использовать яркие тона, чтобы не выглядеть вызывающе. То же самое касается украшений. Внешний вид секретаря должен быть максимально простым и деловым, без всяких излишеств.
Поведение
Хороший деловой этикет требует от секретарей соблюдения на работе золотого правила. Секретарь должен показывать другим пример того, как нужно вести себя с посетителями. Секретарь должен проявлять уважительное отношение ко всем и никогда не относиться хуже к людям низшего ранга. Секретарю не положено часто прерывать других и всегда извиняться, если все-таки пришлось это сделать.
Общение
В работе секретаря очень важны хорошие манеры во время телефонного разговора. Многие клиенты, которые звонят в компанию первый раз, складывают о ней свое впечатление именно на основе телефонного разговора с секретарем. Лучше всего, когда секретарь сразу же отвечает на телефонные звонки, то есть до того, как телефон зазвонит третий раз. В телефонном разговоре секретарь должен быть максимально вежливым и внимательным по отношению к своему собеседнику. Недопустимо в работе секретаря проявлять излишнюю эмоциональность и раздражительность. Секретарь должен отвечать на все телефонные звонки и обращения клиентов вежливо и с улыбкой.
Организация
Одна из самых важных функций в работе секретаря – это правильная организация. Ваше рабочее место должно быть чистым и хорошо организованным. Не заваливайте стол бумагами. Если вы работаете в таком месте, где вам приходится просить клиентов или других посетителей компании подождать встречи с вашим руководителем, убедитесь в том, что ваше рабочее место выглядит достойно. На нем не должно быть никаких лишних вещей. Все важные документы должны находиться вне зоны видимости посетителей.
Что касается личных качеств секретаря, то он должен быть ответственным, серьезным, исполнительным, обязательным, пунктуальным, тактичным. Без этих качеств весь деловой этикет в его работе может быть просто сведен к нулю.
Деловой этикет секретаря требует от него следить не только за порядком на своем рабочем месте, но и за тем, чтобы он был и на рабочем месте руководителя. Секретарь должен следить за тем, чтобы рабочий стол начальника не был завален документами и другими бумагами, чтобы у него всегда был запас необходимых канцелярских принадлежностей и так далее.
Несмотря на то, что многим работа секретаря кажется простой и не требующей особых навыков и умений, занимать эту должность может не всякий.
Расскажем, зачем секретарю необходимо знать основы делового этикета и в каких направлениях деятельности без этого просто не обойтись.
Скачайте полезный документ:
Когда секретарю требуется знание основ делового этикета
Деловая этика - это система принятых в обществе морально-нравственных норм, которыми определяют порядок взаимодействия между участниками бизнес-процессов. Деловой этикет - это свод правил и законов поведения, основанная на этих нормах. Знание основ делового этикета необходимо, если человек планирует продвижение по карьерной лестнице или повышение своего профессионального статуса.
Деловой этикет поможет секретарю или помощнику руководителя:
- сформировать свой положительный имидж и благоприятный имидж организации;
- успешно взаимодействовать с руководителем, посетителями, деловыми партнерами и сотрудниками организации;
- использовать готовые варианты действий в случае форс мажорных и нестандартных ситуаций.
Деловой этикет компании также формируется в соответствии с ее организационной и корпоративной культурой. Сложившаяся на предприятии этика деловых отношений является следствием выбранного руководителем стиля управления, того, насколько жестко регламентированы производственные процессы. Так, например, для сферы IT и рекламы свойственны менее формализованные, свободные нормы деловой этики, для стандартизированного производства - более жесткие.
Деловой этикет включает в себя группы правил, которые на практике регламентируют такие сферы деятельности секретаря, как:
- взаимодействие с руководителем;
- представительские функции на рабочем месте, прием посетителей, общение с сотрудниками компании;
- организация деловых встреч и совещаний.
Все виды делового этикета, связанные с функционалом секретаря, призваны облегчить работу за счет выполнения установленных правил. В каждом из перечисленных направлений деятельности этика деловых отношений заложена как основа требований, предъявляемых не только к поведению и манере общения, но и внешнему виду.
Эксперт журнала «Справочник секретаря» расскажет о том, как сформировать деловой гардероб секретаря экстра-класса
Основы делового этикета при общении с руководителем
Деловой этикет - это определение подразумевает умение вести себя, но это умение является необходимым дополнением к профессиональной компетентности. Секретарь или помощник руководителя должен обладать высокими профессиональными качествами, быть компетентным в тех вопросах, которые входят в зону его ответственности. Только в этом случае он сможет обеспечить грамотное решение этих вопросов, не отвлекая руководителя и заменяя его в случае отсутствия.
Этикет делового общения предполагает своевременное и качественное выполнение как рабочих обязанностей, так и разовых поручений. Руководитель должен быть уверен, что все, что требуется от секретаря будет выполнено в срок и без ошибок. Пунктуальность и обязательность - признаки профессионального соответствия.
Подсказка секретарю. Как фиксировать задания руководителя в табличной форме
Деловой этикет, основные правила делового общения исключают фамильярность, даже когда у секретаря сложились доверительные отношения с руководителем. Нарушение субординации недопустимо, так же, как и обращение к руководителю по имени и на «ты». Но это не исключает проявления внимания и ненавязчивой заботы, например, принять у руководителя пальто, предложить ему чашку чая с его любимым печеньем.
Секретарь, в силу своих обязанностей, может быть в курсе событий личной жизни своего шефа, но никогда не должен обсуждать ее ни с кем. Единственное, что допускает деловой этикет - это своевременное напоминание руководителю о семейных событиях и днях рождениях, помощь в подборе и приобретении подарков по таким случаям.
И, конечно, понятие деловой этики предполагает сохранение полной конфиденциальности, неразглашения всего, что секретарь или помощник руководителя мог услышать в его кабинете. Этот запрет распространяется и на любые критические замечания в адрес шефа, даже когда он действительно их достоин.
Понятие делового этикета на рабочем месте секретаря
На вопрос о том, к какому виду этикета относится деловой этикет, можно ответить однозначно - к бизнес этикету. И в отношении секретаря, осуществляющего представительские функции, действуют даже более строгие правила, чем те, которыми регулируются поведение и внешний вид других сотрудников.
Какие требования к внешнему виду устанавливает деловой этикет
Даже в тех компаниях, где нет официального дресс-кода и к внешнему виду сотрудников не предъявляется особых требований, секретарь обязан соблюдать деловой стиль в одежде. Для женщин этот стиль также, как и для мужчин, предлагает однотонный костюм - брючный или с юбкой, строгого покроя. «Оживит» внешний вид блузка, шейный платок, брошь. В цветовой гамме костюма допускается использовать две-три расцветки, гармонично сочетающиеся друг с другом. Обувь подбирается в тон к костюму, она должна быть более темной, классического фасона, на невысоком каблуке.
Подсказка секретарю. Основные оттенки делового гардероба
Полного отказа от украшений деловой этикет не требует. Это может быть дорогая бижутерия или ювелирные украшения в количестве не более трех. Сережки, кольцо и тонкая цепочка - стандартный набор. От крупных бус лучше отказаться совсем, классический вариант - нитка жемчуга, которая подойдет под любой костюм.
Аккуратная стрижка, уложенные в строгую прическу длинные волосы дополнят внешний вид по деловому этикету. При этом нужно отказаться от дешевых заколок, блестящих резинок, любого рода обручей.
Конечно, никакая женщина не сможет отказаться от парфюма, но это и не требуется. Только и в этом случае нужно следовать правилам делового этикета и не использовать духи с резким, пряным ароматом.
Деловой этикет: основные правила приветствия посетителей
Секретарь - тот человек, который первым встречает посетителей, пришедших к руководителю или обратившихся в компанию. Важно, чтобы первое впечатление от общения с секретарем было благоприятным.
Деловая этика предполагает ровное, непредвзятое отношение к собеседнику. Любого посетителя секретарь должен встретить доброжелательно, с улыбкой. Вставать при этом не обязательно, если вошел не руководитель или почетный гость. В отличие от общепринятого правила бытового этикета, подавать первой руку женщина-секретарь не должна. Но она должна ответить на предлагаемое рукопожатие уверенно и твердо.
Подсказка секретарю. Типы посетителей
Посетителя, который о цели своего визита не оповестил заранее, нужно вежливо попросить представиться и рассказать о цели посещения. На основании этой информации секретарь вправе самостоятельно принять решение о том, доложить ли руководителю о визитере или же записать его на время официального приема.
Визитеру, ожидающему приема или приглашенному в кабинет руководителя, нужно предложить чай или кофе, предварительно узнав о его предпочтениях.
Основы делового этикета при общении с сотрудниками
Секретарь формально является рядовым сотрудником, но фактически его положение отличается от остальных. Он представляет руководителя, и это следует помнить, общаясь с коллегами. На первом месте для секретаря стоят интересы шефа, но при этом он не должен «задаваться» и обязан относится с уважением к другим сотрудникам.
Подсказка секретарю. Типы дистанций с окружающими
Чтобы отрегулировать поток обращений работников, секретарю необходимо четко знать структуру предприятия и понимать, какие вопросы входят в компетенцию того или иного подразделения или сотрудника. На предприятиях со строгой иерархией к руководителю по вопросам производственного характера могут допускаться только начальники подразделений. В компаниях, где не придерживаются строгой иерархии, секретарь руководствуется положениями делового этикета, принимая решение о важности вопроса и «допуске» посетителя к руководителю.
Знание секретарем основ делового этикета делает его третейским судьей в конфликтных ситуациях и спорах, связанных с организационными вопросами. Это повышает авторитет профессии и статус секретаря.
Подсказка секретарю. Взаимодействие с внешними и внутренними посетителями
Деловой этикет при проведении встреч и совещаний
Согласно деловому этикету, организационные вопросы по проведению деловых встреч, конференций и совещаний чаще всего поручаются секретарю. Его основной задачей является организационное обеспечение таких мероприятий. Он не только занимается приемом гостей, но и их размещением, если планируется многодневная встреча.
Кроме того, на секретаря возлагается подготовка необходимых документов, проспектов, бюллетеней и других информационных и демонстрационных материалов. Он обеспечивает наличие технических средств, необходимых для демонстрации презентаций и докладов.
Секретарь и его помощники перед началом встречи раздают канцелярские принадлежности и документы, провожают гостей к подготовленным для них, согласно правилам рассадки, местам. В перерывах совещаний секретарь должен обеспечить участников совещания напитками и легкими закусками.
«Давайте людям почувствовать их
значимость и делайте это искренне»
ДЕЙЛ КОРНЕГИ
1. Введение
Под этикой в широком смысле понимается система универсальных и специфических нравственных требований и норм поведении, реализуемых в процессе общественной жизни. Соответственно, этика деловых отношений выделяет одну из сфер общественной жизни.
Базируясь на общечеловеческих нормах и правилах поведения, этические нормы служебных отношений имеют некоторые отличительные особенности.
Этике деловых отношений уделяется в последнее время всё большее внимание. Это выражается в увеличении объёма обучающих программ в системе вузовской и послевузовской подготовки по соответствующим дисциплинам. Курсы изучения основ общей этики поведения вводятся также в некоторые школьные программы, в систему среднего специального образования, причём с течением времени охват учебных заведений подобными курсами увеличивается.
При этом необходимо подчеркнуть, что понятие «профессиональная роль» включают в себя не только способности к выполнению должностных обязанностей, но и навыки взаимоотношений с внешним окружением (коллегами, руководством, подчинёнными, клиентами, партнёрами и т.д.) в процессе реализации зафиксированных для конкретной должности профессиональных задач или функций. Соблюдение этики деловых отношений является одним из главных критериев оценки профессионализма, как отдельного сотрудника, так и организации в целом.
2. Основная часть
2.1. Этикет секретаря
В приемной руководителя бывает множество посетителей, и от знания и соблюдения секретарем правил деловой этики зависит имидж ее, руководителя и организации в целом. Соблюдая деловой этикет, секретарь одновременно служит положительным примером и для посетителей, и для сотрудников.
Нужно ли посетителю стучаться в дверь кабинета руководителя?
Этот вопрос не возникает, если секретарь на месте: именно он либо докладывает руководителю о посетителе, либо (при наличии соответствующих полномочий) сам дает разрешение зайти в кабинет.
При отсутствии секретаря в рабочее время в дверь стучать не принято . Предполагается, что хозяин кабинета не занимается ничем, что могло бы скомпрометировать его. Следует просто открыть дверь; если руководитель не один или говорит по телефону - закрыть дверь и подождать, когда тот освободится; если же свободен - попросить разрешении войти.
В нерабочее время следует в дверь постучать ; открыть ее можно только после того, как услышали приглашение. Если ответа нет, постучать еще раз (возможно чуть громче). При отсутствии реакции дверь открывать ни в коем случае нельзя! Ведь если хозяин на месте, но не дал разрешения, значит он не готов ни с кем видеться, а посетитель, невзирая на это, заходит к нему. Если же хозяин отсутствует, то он может появиться в момент, когда посетитель закрывает дверь, и подумает, что тот выходит из его кабинета. Мало кому понравится осознавать, что в его отсутствие в кабинете был посторонний.
Здороваться посетитель с хозяином кабинета должен лишь после того, как получил разрешение войти и переступил порог кабинета (через порог не здороваются).
Главное правило деловой этики - создать удобства партнеру.
Получив разрешение сесть, посетитель должен начинать излагать свой вопрос лишь после того, как хозяин покажет свою готовность к разговору, например словами: «Слушаю Вас». Нужно дать время хозяину закончить предыдущее дело.
Во время разговора каждая сторона должна проявлять внимание к собеседнику. Способствует продуктивной беседе визуальный контакт между беседующими. Легкое кивание слушателя воодушевляет говорящего.
Опоздание к началу встречи является грубейшим нарушением деловой этики. Однако если это случилось, опоздавший должен извиниться и привести действительно серьезные причины задержки.
Если опоздавший не извинился, то не принято делать ему замечание. Второе правило деловой этики звучит так: не акцентируйте внимание на промахах партнера.
Чтобы контролировать время встречи (если часы в помещении отсутствуют), на стол рядом с деловым блокнотом кладутся наручные часы. Если это не сделано в начале беседы, то можно воспользоваться следующим приемом: часы передвигаются на внутреннюю сторону запястья, и теперь, положив руки на стол (как и принято при деловых встречах), можно видеть циферблат незаметно для партнера.
Вам позвонил деловой человек более высокого или равного статуса. Именно ему предоставляется преимущественное право дать знак к окончанию разговора. Ведь только он знает, сколько у него вопросов и получил ли он ответы на них. Однако звонящий должен неукоснительно заботиться о краткости своего обращения. Существует единственный способ добиться этого - хорошо подготовиться к разговору, написать его план и ключевые фразы.
Если телефон зазвонил во время деловой беседы, то действия хозяина зависят от того, что это за разговор и в какой стадии он находится. При чрезвычайно важном разговоре трубка не поднимается или поднимается и сразу кладется на рычаг, сигнализируя о занятости абонента.
Когда звонок раздался в момент близкого окончания разговора, то трубка снимается и кладется на стол микрофоном вниз, чтобы позвонивший не слышал разговора. Это служит сигналом посетителю к скорейшему окончанию разговора. Если же разговор в самом разгаре, то трубка снимается, хозяин спрашивает у посетителя сколько ему нужно времени, и говорит в трубку: «Пожалуйста, перезвоните через…», указав время с большим запасом. Важно, чтобы абонент, перезвонив в назначенное время, вновь не услышал просьбу перезвонить. Рекомендуется не узнавать, кто звонит, чтобы не обидеть перенесением срока разговора.
Приводить себя в порядок посетителю в приемной не принято - для этого существует туалетная комната. Секретарь должна подсказать пришедшему, где она расположена.
Посетитель может быть приглашен в кабинет на несколько минут ранее назначенного ему времени (до 5 минут), если руководитель уже освободился. Поэтому стороннему посетителю рекомендуется приходить в приемную не позднее чем за 10 минут до назначенного времени, чтобы успеть привести себя в порядок и с учетом возможной разницы в показаниях часов.
В силу последних двух обстоятельств для встречи на нейтральной территории рекомендуется прибывать за 5 минут до назначенного времени.
В дверях следует пропустить вперед: младшему - старшего, мужчине - женщину, подчиненному - руководителя. Подчиненная уступает дорогу руководителю. Однако тот имеет право пропустить ее вперед. Если имеющий преимущественное право пройти первым уступает дорогу другому, тот должен поблагодарить. Когда к двери одновременно подошли два человека одного пола, возраста и положения, то преимущественное право пройти первым дается тому, кто находится справа. Только правый имеет право уступить дорогу левому со словами: «Прошу вас…» (левый пропускает вперед молча).
Получивший приглашение пройти первым должен поблагодарить и пройти. В деловой этике не принято торговаться в дверях, демонстрируя свою воспитанность (и одновременно - незнание деловой этики), - время дороже.
Здороваются первыми вошедшие (или подошедшие) независимо от пола, а также: подчиненные - с руководителями, младшие - со старшими, мужчины - с женщинами. В том же порядке представляются и представляют одних другим.
Здороваясь, представляясь, необходимо посмотреть в глаза друг другу. Принято интересоваться здоровьем, делами знакомых вам членов семьи приветствуемого вами человека.
Приветствие
Секретарь приветствует доброжелательной улыбкой всех, кто заходит в приемную.
Особое правило: секретарь приветствует своего руководителя, руководителя высшего ранга и почетных гостей, вставая из-за рабочего стола, если видит их в этот день впервые.
Секретарю не следует первой подавать руку для рукопожатия. Но отвечать на рукопожатие надо. Ваша рука при этом не должна быть вялой и безжизненной.
Представление
Секретарь может представлять своему руководителю всех посетителей, кроме непосредственного вышестоящего руководства.
Выполняя деловые поручения, секретарь должен и сам представиться.
Если вам необходимо обратиться к человеку, которого вы видите впервые, используйте общепринятые фразы:
Будьте любезны, представьтесь.
По какому вопросу?
При встречи женщин первой здоровается та, что идет с мужчиной. При встрече супружеских пар здороваются женщины, затем - мужчины с женщинами, затем - мужчины друг с другом.
Подавая руку, женщина не обязана снимать перчатку. Исключение составляет случай, когда она здоровается с людьми преклонного возраста. Снятие женщиной перчатки - это знак особого расположения.
Целовать руку у нас принято только замужним женщинам, причем более уместно это делать в помещении. Целуя руку, мужчина должен немного наклониться, одновременно поднося руку женщины к своим губам. Женщина должна поднять руку, не заставляя мужчину наклоняться.
Если один из участников деловой встречи чихнул, он должен негромко извиниться. При этом окружающие делают вид, что ничего не произошло (отметин, что чихать не принято, поэтому почувствовавший позыв должен предпринять упреждающее действие, например, потереть носовые пазухи и переносицу).
Если руководитель поручил угостить посетителей чаем, кофе, следует поинтересоваться, что они предпочитают. Подавая заказанное гостям, необходимо улыбнуться им. Если один из присутствующих уронил ложечку, о не принято, чтобы он поднимал ее. Это сделает угощавшая после ухода посетителей.
17 октября 2015 года на Суворовской площади в Москве состоялся митинг против участия России в боевых действиях в Сирии. Приводим конспект выступление на нём Секретаря Московского Регионального Отделения Либертарианской партии России Сергея Горбунова
Приветствую, друзья!
Знаете, я заметил одну интересную вещь. Начинается очередная война, и тысячи диванных аналитиков в интернете и на страницах изданий спорят: зачем МЫ воюем? Нужна ли НАМ эта война? Какие выгоды и какие опасности она НАМ сулит?
Я бы не хотел сейчас говорить и спорить о том, нужно НАМ воевать или нет. Предлагаю задаться самой сутью проблемы. А она заключается в простом вопросе: «КТО ТАКИЕ МЫ?»
Я вот напрягаю память и пытаюсь вспомнить, когда это лично Я давал приказ или согласие нашим доблестным штурмовикам бомбить Сирию? Не могу вспомнить, хоть убейте!
А может быть, ВЫ этого требовали? Выходили на митинги с плакатами: «Давайте разбомбим арабов за три моря, а то США без нас не справляются»?
Или те тысячи диванных аналитиков в Интернете проголосовали и решили, что бомбить-таки надо и подписали коллективную петицию Путину?
Смешно, правда?
Все мы прекрасно понимаем, что некие дяди без нас собрались и решили, что пора повоевать. А мы продолжаем старательно делать вид, что к этому как-то причастны, что наше мнение имеет какой-то вес.
Нас просто поставили перед фактом: БОМБИМ. А мы сидим и гадаем: зачем, почему, чем нам это аукнется. Наши деньги, деньги налогоплательщиков, падают сейчас в виде бомб на головы людей, которых мы даже не знаем. А в отместку эти люди будут пускать под откос наши поезда, сбивать наши самолеты.
И после этого нас, либертарианцев, еще спрашивают: за что вы так не любите государство?
Я нарочно упрощаю ситуацию до примитива и не углубляюсь в псевдоаналитику. Суть ситуации очень проста: от нашего имени и на наши деньги некие люди делают, что хотят. А отвечать за это придется в том числе и нам с вами.
Не знаю, как вам, а мне очень не хочется отвечать за ратные подвиги господина Путина.
Я бы предпочел другие подвиги, раз уж они так необходимы.
Вот, например, недавно беспилотный космический корабль сфотографировал вблизи самую дальнюю планету Солнечной системы – Плутон. И это был американский аппарат, аппарат НАСА.
А на днях начался первый эксперимент на человеке по преодолению основной причины старения – деградации теломер на концах хромосом. Всем, кто немного учил биологию в школе, ясно, что это первый шаг к технологии реального физического бессмертия. Кто проводит эти эксперименты? Наши отечественные ученые в Сколково? Вопрос риторический.
Почему не показать свое величие в космосе? Почему не в науке, не в медицине, не в самом крутом росте ВВП например? Я бы охотно поучаствовал в таком соревновании.
Но нет, они навязывают всей стране образ сурового медведя с ядерной дубиной, которого должны бояться и обходить стороной.
А МЫ не хотим, чтобы нас боялись. Не хотим, чтобы нас обходили стороной, как северный ИГИЛ с ядерными ракетами. Мы не хотим быть и не будем медведем с дубиной – мы нормальные, образованные, просвещенные современные люди. НАМ не нужно это бандитское величие.
Секретарь - лицо компании. Это первый человек, с которым сталкиваются люди, приходя в ту или иную организацию. От того, какое производит впечатление помощник руководителя, зависит и впечатление от компании в целом. Сотрудники фирмы не должны стесняться своего «лица». Поэтому, грамотный офис-менеджер - это кладезь знаний, а так же само воплощение вежливости, корректности, доброжелательности и стиля.
Пожалуй, стоит начать с того, что должен знать и уметь секретарь. Все эти правила, излагаются в квалификационной характеристике, стандарт которой мы вкратце и рассмотрим.
Ни для кого не секрет, что секретарь это «правая рука» руководителя, соответственно в его обязанности входит выполнять функции по обслуживанию работы руководителя предприятия, помогать планировать рабочий день руководителя. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников. Организовывать телефонные переговоры руководителя, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание. И выполнять другие поручения руководства.
Конечно, «правая рука» директора должна знать о всем, что происходит в фирме, а так же направление деятельности фирмы, должностные обязанности и компетенции сотрудников. Ну и, как любому грамотному офисному сотруднику, секретарю необходимо знать правила орфографии и пунктуации, правила эксплуатации офисной оргтехники, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, иностранный язык клиентов и партнеров , психологию людей и законы эффективной коммуникации, служебный этикет и много другое.
Грамотный секретарь - это кладезь знаний, а так же само воплощение вежливости, корректности и доброжелательности, потому что важнейшей из задач секретаря является прием посетителей, которые по его внешнему и внутреннему миру делают общее впечатление о всех фирме.
Таким образом, что бы сотрудники фирмы не стыдились своего «лица», секретарь должен владеть своей мимикой, интонациями голоса, жестами. Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками, некоторая доля артистизма - все это обеспечивает успешную работу секретаря.
Посетителю, вошедшему в приемную офиса, о многом расскажут слова приветствия и манера поведения встречающего его секретаря. Итак, когда гость появляется в приемной, секретарю следует встать к нему на встречу и первому начать беседу. При этом в речи секретаря не должны проскакивать слова такие как: «Чем я могу быть вам полезна?», «Чем я могу вам помочь?» Подобные фразы больше подойдут для обслуживающего персонала (официант, гардеробщик, швейцар и т. п.), но не для лица компании.
При встрече посетителя секретарь должен приветливо представиться: «Добрый день, я - секретарь директора Валентина Иванова». (Ни в коем случае не Валя!) С этих же слов следует начинать беседу, отвечая на телефонный звонок.
Интересоваться людьми, которые приходят в офис, а тем более ждут приема руководства, необходимо, но ни в коем случае не следует пытаться заинтересовать каждого вошедшего своей персоной - для секретаря это более чем актуально.
Секретарь должен быть хорошим слушателем, который не станет перебивать, чтобы рассказать о себе самом, а задаст уместные вопросы, на которые человеку (посетителю или руководителю) приятно будет ответить.
Секретарь не должен раздражаться по пустякам. Известно, что умственные способности между людьми поделены не равномерно. И тем более не надо из-за этого подвергать коллег и посетителей фирмы даже малейшей критике. Критика в этой связи бесполезна, потому что зачастую вызывает обиду. Сочувствие к окружающим, терпимость и доброжелательность - вот качества, которые будут высоко оценены сотрудниками.
Важной частью имиджа является речь. Именно она является показателем нашей интеллигентности. Слова, произнесенные нами, говорят проницательному слушателю об обществе, в котором мы вращаемся, указывают на уровень нашего образования и культуры.
Конечно, для лица компании следует особое внимание уделить и внешнему виду. Двигаться следует спокойно и уверенно. Не надо спешить, чтобы не выглядеть испуганной и подобострастной. Поспешность свидетельствует не только о нервозности. Возникают сомнения в компетентности и статусе секретаря. Движения должны свидетельствовать о том, что человек уверен в себе и в той информации, которую намерены донести.
Внешний вид секретаря формирует мнение об учреждении в целом. Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен.
Бизнес-профи отдают предпочтение жакетам свободного покроя, но не приталенным. Учитывайте также, что укороченный жакет делает фигуру выше и стройнее, а удлиненный - укорачивает рост. Длина рукавов - не менее чем «три четверти». Выбор воротника и лацканов зависит от формы лица: закругленные вырезы и воротники полнят, а заостренные - скрывают округлость лица. Наиболее подходящей считается прямая юбка, узкие юбки недопустимы. Разрезы не запрещены, но они, придавая наряду некоторую кокетливость, не всегда помогают подниматься по карьерной лестнице. Длина юбки определяется самостоятельно, но подол, когда девушка сидит, не должен быть выше середины колена.
Многие секретари отдают предпочтение черным костюмам, которые действительно создают впечатление солидности и официальности. Но черный - очень опасный цвет: мало того, что он угнетающе действует на психику, он очень интенсивный, а поэтому заглушает весь образ.
Не рекомендуются так же для офисных костюмов яркие цвета, а также коричневый (это связано с традициями делового мира). Кроме того, специалисты советуют уходить от белых блуз и отдать предпочтение пастельным тонам (лунный, жемчужный, грэж, кремовый, бледно-лимонный, шампань, холодные оттенки голубого).
Деловой имидж секретаря дополняют чулки телесного цвета (черные чулки приемлемы лишь в светской жизни), туфли-лодочки на каблуке 4-5 см. Обувь на низком ходу, сапоги и босоножки в офисе запрещены. «Законы жанра» требуют также, чтобы цвет обуви всегда был темнее юбки; совершенно исключены белые туфли.
Прическа должна быть элегантной и сдержанной. Укладки в стиле «девочка, бегущая от грозы», распущенные волосы ниже плеч подойдут лишь для светской жизни, а в офисе прическа должна иметь замкнутый контур. Приемлемы только натуральные цвета волос, а не игривые расцветки, подходящие для дискотек и молодежных вечеринок.
Конечно, в офисе недопустим интенсивный макияж, который лишь отвлекает внимание, и уменьшаете выразительность глаз. Не менее важная составляющая вашего имиджа - ухоженные руки. Самая лучшая форма ногтя - естественный овал. Цветной лак могут использовать деловые женщины , занятые в модельном и косметическом бизнесе. К «запретам» относятся так же украшения с блестящими камнями, с изображением символов и эмблем (крестики, знаки Зодиака, сердечки).
Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, - исключительный порядок и чистота как на рабочем месте, так и в помещении приемной.
Задача секретаря - сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать картину или эстамп, дополняющие интерьер. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей, календаря и т. п.
В заключении стоит сказать, что хороший секретарь должен постоянно стремиться к совершенствованию, иметь идеалы, образцы для подражания и следовать им - это придаст уверенности, сформирует самоуважение и закрепит его статус в компании.