Munkaidő-nyilvántartás készítése T-12 és T-13 nyomtatványok segítségével
A munkaidő-nyilvántartás célja a szervezetek alkalmazottai által ténylegesen ledolgozott munkaidő információ bevitele. El kell mondanunk, hogy a munkaidő-nyilvántartási űrlap nem szigorúan kötelező – elvileg tetszőleges lehet, vagyis minden vállalkozás szabadon használhatja a saját munkaidő-nyilvántartási űrlapját, ha erre szükség van. Az űrlapot azonban az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottsága dolgozta ki és javasolta használatra, ezért előnyösebb.
FÁJLOK 4 fájl
Ki tölti ki a munkaidő lapot?
A nyomtatványt vagy a HR osztály munkatársa, vagy egy strukturális egység vezetője, vagy kifejezetten erre a feladatra felvett időmérő tölti ki. A bevitt információk alapján a számviteli osztály szakemberei kiszámítják a szervezet alkalmazottainak bért és egyéb kifizetéseket. Valójában a munkaidő-nyilvántartás az egyik legfontosabb számviteli bizonylat. És bár a kisvállalatok könnyen nélkülözhetik, a nagyvállalatoknak kötelességük ilyen munkaidő-nyilvántartást vezetni.
A vállalatnál alkalmazott személyi nyilvántartási rendszertől függően munkaidő-nyilvántartás készíthető vagy a szervezet összes dolgozója számára, vagy az egyes osztályokon külön-külön is vezethető.
A munkaidő-nyilvántartás rendes bizonylat, azaz minden hónapban új példányt kell összeállítani, így a munkaidő-nyilvántartás sorszáma megegyezik a keletkezés hónapjának sorszámával. A munkaidő-nyilvántartás elkészítésének időszaka a hónap minden napjára kiterjed.
A munkaidő-nyilvántartást elektronikusan vagy írásban is kitöltheti. Az összes szükséges adat megadása után azonban továbbra is ki kell nyomtatni a felelősök aláírásához.
T-13 nyomtatvány. Alakzat jellemzői
Kezdjük a T-13 űrlappal, amelyet ma már sokkal gyakrabban használnak munkaidő-nyilvántartások vezetésére.
Az egységes formanyomtatvány T-13 vagy elektronikus munkaidő-nyilvántartás jól ismert a HR osztály dolgozói számára. Nem ez az egyetlen módja, de határozottan ez a legszokványosabb módja a ledolgozott órák elszámolásának. Ha manuálisan vezeti a nyilvántartást, használja a T-12 űrlapot.
A munkaidő-nyilvántartás gyakori eszköz az alkalmazottak részvételének nyomon követésére. A T-13 űrlap lehetővé teszi a munkából való távolmaradás okainak részletes rögzítését, ideértve a hallgatói szabadságot a munkamenet alatt, a továbbképzést és a rokkantsági szabadság különféle típusait. A dokumentum kitöltésének időtartama 31 napnál rövidebb lehet.
A kitöltött T-13 a bérszámítás alapja.
Formátum a T-13-as munkaidő lap kitöltéséhez
A tetszőleges, hasonló tartalmú táblázatoktól eltérően a T-13 adatokat tartalmaz a vállalkozásról, beleértve a tulajdonformát és az OKPO-t. A bizonylatszám megadása a munkaidő-nyilvántartások vezetésére vonatkozó belső követelményeknek megfelelően történik.
Az osztály neve is megjelenik felül. Emlékeztetni kell arra, hogy az osztályvezetőnek (még akkor is, ha a munkaidő-nyilvántartás nem az ő feladata) alá kell írnia a kitöltött űrlapot.
Az alkalmazottak sorrendjét a felelős döntése határozza meg. Leggyakrabban alfabetikus rendezés található, mint a példánkban, de lehetséges a létszám szerinti rendezés (3. oszlop).
A 4. oszlopba napok szerint jelöljük:
én— (jelenléti) munkanap,
BAN BEN- szabadnap,
TÓL TŐL- nyaralás,
RP– szabadnapos jelenlét (munkaszünet),
NAK NEK- üzleti út,
PC- kiképzés,
U- tanulmányi szabadság oktatási intézmény hívásával,
B- betegszabadság betegszabadsággal,
T- fizetés nélküli betegszabadság betegszabadság nélkül.
Az I jel alá az aznap ledolgozott órák számát tesszük. Az 5. oszlopban összegezzük a sorban szereplő I számát és az órák számát. A hónap 2 felére 4 értéket kapunk. A 6. oszlopban összegezzük az értékeket, és megkapjuk a havi munka végső értékét.
A B, OT, K, B és egyéb esetek óraszáma nincs feltüntetve a negyedik oszlopban. Ehhez vannak a 10-13. oszlopok.
Betegszabadság, szabadság vagy egyéb okból való távollét elszámolása
A megnevezési kódok eltérőek lehetnek (például numerikusak). A törvény nem ír elő konkrét formátumot.
Az X jelölés azt mutatja, hogy nem ezt a napot vesszük figyelembe: a kényelem kedvéért a hónap két sorra van osztva, amelyek értéke nem egyenlő. 30 napos hónapok esetén (például novemberben az oszlop így fog kinézni (a kényelem kedvéért a „nem létező” 31. szám pirossal van kiemelve):
T-13 novemberre
Hasonló módon a T-13-at kitöltik a februári látogatásokhoz.
A 7-9. oszlop tartalmazza a fizetési kódot, a napok számát és a díjak típusát. Példánk a következő kódokat használja:
- 2000 - Közös munkanap,
- 2300 - betegszabadság (rokkantsági ellátás),
- 2012 - vakáció.
Alternatív megoldás
Egyes vállalkozások a kihagyások okainak részletezése nélkül hagyják jóvá a munkaidő-nyilvántartás kissé leegyszerűsített változatát. A 4. oszlop csak 2 kódot jelez:
- én- munkanap,
- N- dolgozatlan nap.
Ez a módszer kényelmetlen lehet, mert nem rögzíti a betegszabadságot.
Különleges esetek
- Hogyan kell kitölteni a T-13-at a konferenciákon és egyéb képzéseken résztvevő alkalmazottak számára?
- Lehet-e a kódom értéke 8 óránál nagyobb?
- Mi a különbség a T-12 és a T-13 jelentéskártyák között?
A vállalkozás pozíciójától függ. Ezek a napok munkanapnak (I), illetve továbbképzésnek (PC) számíthatók. A fizetés mértéke is változhat.
Igen. Talán, ha külön megrendelés van a meghosszabbított munkaidőről. A túlórákat a C szimbólummal lehet jelölni.
Az első egy kézi jelenléti űrlap. A második az elektronikus. Manapság sok számviteli osztály átállt a T-13-ra, mivel egy speciális program segítségével automatikusan begyűjthető.
T-12 nyomtatvány
Először is, mint minden más személyi nyilvántartási dokumentumban, először be kell írnia a szervezet adatait a munkaidő-nyilvántartásba: a teljes nevét, amely jelzi az OKPO-kódot (a regisztrációs dokumentumokból kell venni), a szervezeti és jogi státuszát (IP, LLC, CJSC, JSC), valamint a szerkezeti egység (részleg), amelyre vonatkozóan ezt a munkaidő-nyilvántartást vezetik (ha szükséges).
Ezután a megfelelő oszlopba kell beírni a belső bizonylatkezelés bizonylatszámát, valamint azt a jelentési időszakot, amelyet ez a munkaidő-nyilvántartás figyelembe vesz.
Numerikus és alfabetikus kódok az óramutatóban
A munkaidő-nyilvántartás ezen része tartalmazza az alkalmazottak számára szükséges információk kitöltéséhez használt alfabetikus és numerikus kódokat, valamint azok dekódolását. Ezeket a munkaidő-nyilvántartás fő részébe kell beírni annak érdekében, hogy röviden és egyértelműen tükrözzék az egyik vagy másik munkavállaló által a munkahelyen ténylegesen eltöltött időt, valamint a munkából való távolmaradás okait. Ha a HR osztály szakembereinek további kódokat kell beírniuk ebbe a munkaidő-nyilvántartásba, akkor azok önállóan fejleszthetők és bevihetők ebbe a táblázatba.
Munkaidő rögzítés a T-12-ben
A munkaidő-nyilvántartásnak ez a része a fő – itt tartják nyilván a munkaidőt. Először is meg kell adnia a munkavállaló sorozatszámát ennek a szakasznak az első oszlopában, majd a másodikban - a teljes nevét (lehetőleg teljes nevét és családnevét a félreértések és hibák elkerülése érdekében). A harmadik oszlopba be kell írnia a munkavállalónak a foglalkoztatás során hozzárendelt személyi számát (egyedi és soha nem ismétlődő).
A munkaidő-nyilvántartás minden alkalmazott esetében két sorral rendelkezik - titkosított információkat tartalmaz a munkahelyi jelenlétről vagy távollétről a hónap minden naptári napján. Ezenkívül azonnal jelezni kell a munkából való távolmaradás okát, ha azt megállapították.
Az ok a felső sorban a munkavállaló teljes nevével szemben, az alsó sorban pedig a ténylegesen ledolgozott órák száma szerepel, ha pedig a munkavállaló nem jelent meg a munkahelyen, az alsó cella üresen hagyható.
A következő lépés a ténylegesen ledolgozott órák és napok teljes számának kiszámítása kéthetes időszakokra, és a táblázat végén - a hónapra vonatkozó számítások eredménye.
Ebben az esetben gondosan figyelnie kell, hogy egy hónapban a naptári napok teljes száma egybeessen az egyes munkavállalók számára feltüntetett munkanapok, hétvégék és ünnepnapok számával.
El kell mondanunk, hogy a munkaidő-nyilvántartásért felelősek néha csak azokat az adatokat írják be, amelyek azokra a napokra vonatkoznak, amikor a munkavállaló távol volt a munkahelyéről. Ez a lehetőség azonban személyi és számviteli hibákhoz vezethet, ezért nem célszerű használni.
Dátum és a felelős személyek aláírása
A munkaidő-nyilvántartás kitöltése után az érte felelős munkatársnak meg kell jelölnie beosztását, valamint a megfelelő cellákba aláírást kell tennie, amelyet meg kell fejteni. A jegyzőkönyvet a szerkezeti egység vezetőjének vagy a vállalkozás igazgatójának is jóvá kell hagynia - a beosztás megjelölésével és aláírásával is. Az utolsó dolog, amit meg kell adni, az a munkaidő-nyilvántartás kitöltésének dátuma.
