Hogyan varrjunk könyvet (pénztárgépet vagy bevételi könyvet) saját kezűleg

A számviteli dokumentáció tárolásának megfelelő megszervezése a fegyelem megsértéséért kiszabott bírság hiányának kulcsa. A fontos dokumentumok összefűzetlen lapjai lehetővé teszik a papírok manipulálását, azaz a hamisítást és a helyettesítést. Ezért a munkáltató köteles a bevallási időszak végén a dokumentumokat rendbe tenni, vagyis átgondolni, hogyan lehet összefűzni a könyvet.

A dokumentumfolyamat szabályai

Az irodai munkavégzési utasításban meghatározott általános ajánlásokon kívül a dokumentumok tűzésére vonatkozóan nincsenek meghatározott irányelvek. Az adóhatóságok megkövetelik, hogy védjék őket az elvesztés és a hamisítás lehetőségétől. Ilyen követelmények nem vonatkoznak az olyan dokumentumokra, mint a mérlegek és a megrendelési naplók, mivel ezek valójában másodlagosak.

Az elsődleges dokumentációt azonban kötelező érvényű eljárásnak kell alávetni. A pénztárkönyvet és a bevételi könyvet össze kell varrni. De hogyan kell bekötni egy könyvet, ha a törvény nem írja elő a szabályokat?

A pénztárkönyv jelentős eszköznek számít a pénzáramlások nyilvántartása terén, ezért szigorú fegyelem keretei között kell vezetni. A pénztárkönyvet egy példányban állítják össze, és minden vállalkozásnak, valamint egyéni vállalkozónak, ha készpénzzel dolgozik, rendelkeznie kell vele.

Általános kérdések a pénztárkönyv vezetésével kapcsolatban

Ha a cégnek több részlege van, akkor az eredeti pénztárkönyveket készpénzzel a munkahelyen tárolják. A központi iroda csak az elsődleges dokumentumok másolatait kapja meg. Pénztárat vezethet:

• számviteli programban;
• egységes nyomtatványon elektronikusan vagy kézzel.

A pénztári fegyelem szabályai szerint a könyvet egész évben, fokozottan karbantartják. A rendelési számok minden évben egytől kezdődnek. Folyamatos számozást használnak. Az íveket az illetékesnek két példányban kell kinyomtatnia - a pénztári jelentéshez és a pénztárkönyvhöz. Minden lapot számozni kell.

Ha a pénztárgépet számviteli programban tartják karban, akkor ezek a műveletek nem bonyolultak. A program automatikusan számozza az oldalakat, sorszámozza a dokumentumokat, és egységes forma szerint nyomtatja ki a kész lapot. A program elkészíti a könyv címlapját, melynek tartalmaznia kell a szükséges attribútumokat:

• OKPO cég;
• az egyéni vállalkozó cégneve vagy teljes neve;
• időtartam;
• az osztály neve, ha van.

Milyen időszakra kell varrni a pénztárkönyvet?

Amikor azon gondolkodik, hogyan kell összefűzni egy évre szóló pénztárkönyvet, először el kell döntenie, hogy szükséges-e ilyen időszakot beállítani. A pénztárkönyv a forgalom nagyságától függően különböző időszakokra fűzhető össze:

1. Havi.
2. Negyedévenként.
3. Évente egyszer.

Ez a munka kényelmének köszönhető, mivel nincs értelme mindent egy nehéz kötetbe helyezni, ha sok művelet van. A hatalmas vastagság kemény munkává teszi a „hogyan varrjunk könyvet saját kezűleg” akciót. A dokumentációval való munka finomságait pontosítani kell a szervezet számviteli politikájában és a készpénzfegyelem kialakítása érdekében.

Ha egy szervezet időtartama nem egy év, hanem egy hónap vagy negyedév, akkor a pénztárkönyvben az oldalak számozását a jelentési időszak megérkezésekor a legelejétől kell kezdeni. Ez a szabály nem vonatkozik a készpénzes utalványok számozására.

Hogyan varrjunk mindent saját kezűleg?

A könyvet ragasztóval, ragasztószalaggal vagy tűzőkapcsokkal rögzíteni határozottan tilos, csak cérnát szabad használni. Hogyan kell helyesen varrni egy pénztárkönyvet, ha azt egy könyvelési programban vezetik? Minden nap ki kell nyomtatni egy laza lapot és egy pénztári jelentést. Laza lapok alkotják a pénztárkönyvet, de ezeket a beszámolási időszak végén össze kell varrni.

Az összes lapot össze kell hajtani, a tetejére egy megfelelően kivitelezett címet kell csatolni, és fel kell venni:

• jégkunyhó;
• ár;
• lyukasztó.

A használandó szerszám a rögzítendő köteg vastagságától függ. A felhasznált szálak kemények. Ha nem elég erősek, a könyv széteshet.

Hány lyuk szükséges?

Különböző vélemények vannak arról, hogy hány lyukat kell készíteni egy könyvben. Elvileg, ha nem biztos abban, hogy a prospektus megbízható lesz, akkor 5 lyukat fúrhat. De nem tilos 3 lyukat csinálni. Sok szervezet beéri két lyukasztóval készített lyukkal. Egy ilyen kialakítás azonban lehetővé teszi a lapok könnyű cseréjét a könyvben, ezért nem találkozik az ellenőrök lelkesedésével.

Tehát a lapokat egyenletes kötegbe kell hajtani, hogy a könyv rendezett megjelenésű legyen. A lyukak a bal oldalon szigorúan függőlegesen készülnek. Ezután cérnát vagy zsineget kétszer húzunk át a lyukakon úgy, hogy a vége a rossz oldalon legyen. Példa a pénztárkönyv varrására a fenti képen. A szálak végeit többször erős csomóval megkötözzük, hogy minden biztosan tartsa.

Hogyan kell rögzíteni, amit varrtak

A Wordben vagy bármely más analógban a könyv hátoldalán matricát készítenek. A matrica tartalma a következő legyen: „a csomagban számozott, befűzött, aláírt és lepecsételt _____ lap található.” Az alábbi sor a meghatalmazott és a főkönyvelő beosztásának leírását, aláírását tartalmazza.

A matrica ne legyen túl nagy vagy kicsi. Mérete elegendő legyen ahhoz, hogy a csomókat és a szálak egy részét fedje. A szálak végei kissé kilógnak a matrica alól. Célszerű jót használni, hogy nehéz legyen a címkét cserélni. Az ívek számának és a meghatalmazott aláírásának a matricán való feltüntetése után pecsétet helyeznek el úgy, hogy a lenyomat egy része a könyvön és a matricán legyen.

Hogyan varrjunk pénztárkönyvet, ha nem könyvelő programban vezetik? Az eljárás ugyanaz lesz, csak kézzel kell számozni minden lapot, és ki kell töltenie a címet. Amikor pénztári jelentést kell összefűznie, ne feledje, hogy nem csak a pénztárgépben lévő forgalommal rendelkező lap van számozva, hanem minden melléklettel ellátott megbízás is.

Ha a könyvet kézzel vezetik

Ha a pénztárkönyvet számítógép nélkül vezetik, akkor erre a célra szabványos naplót vásárolnak. Nem merül fel a kérdés, hogyan kell összefűzni egy kézzel kitöltött könyvet, mivel a magazin már össze van varrva. A könyv elején minden lap számozott és lepecsételt. A folyóirat belsejében vízszintesen elhelyezett levél és pénztári jelentés található. A rögzítés megkezdése előtt a pénztári jegyzőkönyvet letépik, és a rajta lévő bejegyzéseket egy szórólapról másolatként sokszorosítják. Természetesen magának kell felvillantania a pénztári jelentést.

Ha egy könyv kötésének folyamata nagyon munkaigényes, használhatja a nyomdai szolgáltatásokat. A kartonborító és a keménykötés további biztonságot ad a pénztárkönyvnek. Ezenkívül lehetetlen lesz levágni a kötést a lapok cseréjéhez. A lapcsere veszélye nem küszöbölhető ki, ha egy könyvet önkötésben készítenek. Végül a szálakat ki lehet húzni, és az egészet vissza lehet rakni.

Szükséges-e tűzés az elektronikus dokumentumkezeléshez?

Az utóbbi időben a szervezetek elkezdtek aktívan áttérni az elektronikus dokumentumkezelésre a papírmunka csökkentése érdekében. Az elektronikus dokumentumkezelésnek számos előnye van:

• nem kell papírokat vinni az aláíráshoz;
• nem kell pénzt költeni nagy mennyiségű papírra és tonerre;
• nem kell dokumentumokat kézbesíteni.

Ez azonban felveti a készpénzfegyelem fenntartásának kérdését. Hogyan lehet könyvet kötni digitális aláírás használata esetén? Az elektronikus forgalmi rendszerben előállított pénztárkönyv nem nyomtatott, nem tűzött. Vannak technikai eszközök, amelyekkel a könyv védve van az interferencia ellen, és digitálisan aláírva.

Főleg egyéni vállalkozóknak

Az egyszerűsített adózási rendszert alkalmazó egyéni vállalkozóknak bevételi és kiadási könyvelést kell vezetniük. Ezt a számviteli formátumot használják az adóalap kiszámításához. A törvény szerint a vállalkozóknak tilos a számviteli könyvben szereplő adatait megváltoztatni, mert ez az adóalap torzulásához vezethet.

A törvény egyértelműen szabályozza, hogyan kell megfelelően összefűzni a bevételek és kiadások főkönyvét. A Pénzügyminisztérium külön rendelete engedélyezi az egyszerűsített és szabadalmaztatott rendszeren dolgozó egyéni vállalkozók számviteli és beszámolási nyomtatványait. A végzés kimondja, hogy a bevételi és kiadási könyvet be kell fűzni, számozni, aláírni és le kell pecsételni, ha van.

A könyv kézben vagy elektronikusan is megőrizhető. Számviteli programban is karbantartható. Ha a könyvet elektronikusan vezetik, akkor az év végén kinyomtatják. Minden lap meg van számozva, szép kupacba hajtogatva és összevarrva. A címlap legyen az első.

Figyelemre méltó, hogy a könyv üres lapjait is közös sorban kell nyomtatni és összefűzni. Még ha egy szervezet vagy egyéni vállalkozó nulla egyenleget ad be, és nem végez tevékenységet, akkor is ki kell nyomtatnia a könyvet és össze kell tűznie. A nyomtatványt az utolsó lapon a vezetőnek (vállalkozónak) le kell zárnia és alá kell írnia. Ehhez használjon olyan matricát, amely ugyanazokat az adatokat tartalmazza a lapszámláláson, mint a pénztárkönyvön.

A szabadalmi tevékenység regisztrációs űrlapja

Ha a vállalkozók a szabadalmi rendszert használják, akkor csak bevételi könyvet kell vezetnie. Ezt az elszámolási formát csak a szabadalmakból származó bevételek átvételekor használják. A jövedelemkönyv összefűzésének kérdése elkerülhető, ha ismeri a korábban tanulmányozott dokumentumok varrásának elveit. A sorrend nem más. A könyv elektronikus vagy kézírásos formában is megőrizhető egész évben. Neki kell:

• számozott legyen;
• összefűzni;
• az igazgató aláírásával és pecsétjével lepecsételve.

Ha az egyéni vállalkozó a szabadalmi tevékenységen kívül más munkaterületekkel is rendelkezik, akkor ezzel párhuzamosan bevételi és kiadási könyvet kell vezetnie. Minden tranzakciót tükrözni fog, kivéve a szabadalmakból származó bevételeket.