Hogyan kell helyesen vezetni a pénztárkönyvet. Pénztárkönyv: mintatöltés

A hazai jogszabályok értelmében minden szervezet köteles a rendelkezésre álló pénzeszközöket bankban tartani. Ugyanakkor a jogi személyeknek a fizetéseik nagy részét egymás között, készpénzmentes formában kell teljesíteniük. A készpénzforgalomhoz szükség van egy pénztárgépre, egy alkalmazottra, aki ezzel fog dolgozni, és egy könyvre, amelybe a tranzakciókat rögzítik. Ezután részletesebben megvizsgáljuk a dokumentáció kitöltésének jellemzőit.

miért van rá szükség és hogyan kell végrehajtani?

Amint azt a gyakorlat mutatja, a legtöbb szervezetben a pénzeszközök forgalmát nem készpénzes formában végzik. Ez azonban nem jelenti azt, hogy ezek a cégek ne használnának készpénzt működésük során. Ha a bankjegyekkel megkötött tranzakciók kis százaléka is van, akkor a vállalkozásnak pénztárkönyvvel kell rendelkeznie. Hogyan kell helyesen vezetni ezt a naplót? Kinek kell bevinnie információkat? Ezek a kérdések sok vállalkozót aggasztanak. Figyelembe kell venni, hogy a törvény szerint 2014 óta nem adhatnak ki készpénzforgalmi megbízást azok a vállalkozások, amelyek bevétellel és kiadással rendelkeznek. Ennek megfelelően a pénztárkönyvet, amelynek mintáját az alábbiakban ismertetjük, nem vezethetik. Ennek ellenére néhány vállalkozó továbbra is használja. Sok szervezet azonban rosszul állítja össze. Az adófelügyelettel kapcsolatos problémák, szankciók és egyéb szankciók elkerülése érdekében nagyon óvatosnak kell lennie az elvégzett műveleteknél, és tudnia kell, hogyan kell megfelelően vezetni a pénztárkönyvet.

Normatív alap

A készpénzes tranzakciók rögzítésére vonatkozó új ajánlások életbe lépése előtt a jogszabály közvetlenül nem írta elő, hogy minden vállalkozónak rendelkeznie kell pénztárkönyvvel. A töltési mintát szintén nem állapították meg. A választottbíróságok gyakorlatában előfordultak olyan esetek, amikor olyan vállalkozók javára döntöttek, akik nem vették figyelembe a naplóban a készpénzes tranzakciókat. 2012-től elfogadásra került a pénztárkönyv kitöltési rendje. Az utasítás minden vállalkozó számára előírja a tranzakciós napló kötelező jelenlétét, függetlenül attól, hogy milyen adózási rendszert alkalmaz, ha készpénzzel bonyolítja le a tranzakciókat. Az ellenőrzés során feltárt nem megfelelő dokumentációkészítés és a számviteli fegyelem egyéb megsértése miatt a szervezet pénzbírsággal sújtható.

A dokumentum jellemzői

Mielőtt elmondaná, hogyan kell helyesen vezetni a pénztárkönyvet, el kell magyaráznia, mi az. A fenti információkból egyértelmű, hogy ez egy speciális napló az összes készpénzes tranzakció rögzítésére. Ezenkívül a pénztárkönyv szerepel a számviteli dokumentációk listájában. Az Állami Statisztikai Bizottság határozata jóváhagyta a számviteli folyóirat formáját. Ezt KO-4-nek hívják. A pénztárkönyv helyes kitöltésének módját a vonatkozó Szabályzat határozza meg. A szabályzatot a jegybank 2011-ben hagyta jóvá. A pénztárkönyv helyes vezetésének ismerete nagyon fontos, mivel a hatósági ellenőrzések gyakran ellenőrzik. Minden évre új dokumentum készül.

Példa a pénztárkönyv kitöltésére és vezetésére: alapvető rendelkezések

A dokumentum 50 vagy 100 oldalból áll. A pénztárkönyv vezetésének időpontjára vonatkozó kérdéssel kapcsolatban a törvénynek megfelelően megállapítható, hogy a napló összeállítása év elejétől, növekvő sorrendben történik. A dokumentum érvényességi ideje a címlapon van feltüntetve. Ha a napló az év vége előtt véget ér, újat állítanak össze. A felvételek nem szakadnak meg, és az időrendi sorrend megtartása mellett folytatódnak. Az új folyóirat az összeállítás kezdő és befejező dátumát jelzi. Ebben az esetben a dokumentumok sorrendje könnyen meghatározható. A vállalkozás általában egy nyomdában nyomtatott kész pénztárkönyvet vásárol, vonalas oszlopokkal és oszlopokkal. Készíthet egy dokumentumot elektronikus formában is (az alábbiakban megvitatjuk, hogyan kell megfelelően vezetni a pénztárkönyvet ebben a formátumban). Az egész folyóirat minden oldala egyszerre meg van számozva. Az összes lapszám a végén (az utolsó oldalon) van feltüntetve. A megadott mennyiséget a főnök és a felelős aláírása igazolja. A varrott könyvet viasz- vagy masztixpecséttel zárják le.

Felelős személy

A vállalkozásnál van egy alkalmazott, aki a pénztárkönyvért felelős. A napló megfelelő karbantartásának módját a vonatkozó ajánlások jelzik, amelyeket a munkavállalónak tudnia kell. Ez az alkalmazott készpénzes tranzakciókat hajt végre, és azokkal kapcsolatos információkat rögzít a dokumentumban. A kitöltött lapot aláírással hitelesítik. Ez azt jelenti, hogy a munkavállaló teljes felelősséget vállal az elvégzett műveletekért és a bevitt információkért. A munkanap végén a munkavállaló a fennmaradó készpénzt átutalja a számviteli osztálynak. Ezzel együtt minden dokumentációt átadunk - az elsődleges bevételeket és a kiadási megbízásokat. A kitöltött könyvlapot az átvevő könyvelő is aláírja. Ha ez utóbbi nincs a vállalkozásnál, az aláírást a vezető írja alá. Ezt az eljárást naponta hajtják végre. A készpénzes tranzakciók lebonyolításához a főnök által felhatalmazott felelős alkalmazottat aláíráskor meg kell ismerni feladataival, jogaival és kötelezettségeivel. Ha arról beszélünk, hogyan kell vezetni az egyéni vállalkozó pénztárkönyvét, akkor maga a folyamat hasonló a szervezetben végzetthez. Az egyéni vállalkozó azonban nem mindig rendelkezik alkalmazottal, és különösen nem feltétlenül van felelős a készpénzes tranzakciók elvégzéséért és elszámolásáért. Ha egy egyéni vállalkozó egyedül dolgozik, akkor pénzt kap és költ. Ennek megfelelően ő maga készít bejegyzéseket a naplóba, és aláírja az elkészült oldalakat. Azok számára, akik nem tudják, hogyan kell megfelelően vezetni a pénztárkönyvet, az alábbiakban bemutatott könyvelői tippek segítenek eligazodni a követelményekben.

Címlap

Ezen az oldalon a következő információkat kell tartalmaznia:

A dokumentum belső része

A pénztárkönyv helyes elkészítésének módjáról meg kell jegyezni, hogy a bejegyzések, mind a kiadások, mind a bevételek egy oldalon vannak rögzítve. A nap végén az egyenleg csökken, és a végösszeget összeszámolják. Az elvégzett tranzakciókról jegyzőkönyv készül. A könyv minden lapja két tépővonallal ellátott részből áll. Az első fele egy naplóoldal, ahol a tranzakciókra vonatkozó információk kerülnek beírásra. A második rész összeállításra kerül, a lapot a tépővonal mentén meghajlíthatja, és másolatként jegyzeteket tarthat. Az adatok megadása után a lapot kivágják. Az oldal első részét be kell kötni. A jelentéshez csatolják a tranzakciókat igazoló dokumentumokat (ezeket a papírokat „elsődleges dokumentumoknak” nevezzük). Ez lehet például egy megbízás kivonata, pénztárbizonylat, előlegfizetési kérelem, meghatalmazás stb.

Információk bevitele oszlopokba

Az adatbevitel dátumát az oldal tetején kell feltüntetni. A lap kitöltése azzal az oszloppal kezdődik, ahol a műszak eleji egyenleg szerepel. Ide kell beírni az előző oldal végéről átutalt összeget. Ezután adja meg a készpénzes megbízás sorozatszámát. A „Dokumentum száma” oszlopban van feltüntetve. A következő sorban az a személy szerepel, akinek ezt a papírt kiállították, vagy akitől megkapták. Ha ez egy magánszemély, akkor a teljes név kerül megadásra, ha jogi személy - a szervezet neve. A következő oszlop a megfelelő számla vagy alszámla számát jelzi. Adja meg a készpénz átvételének vagy kiadásának módját jelző információkat. Például r/s - sch. 51, fizetés - gróf. 70, ügyfelek és vásárlók - fiók. 62. Itt meg kell jegyezni, hogy ezek a sorok nincsenek kitöltve
Ezután következnek a „Kiadások” és „Bevételek” oszlopok. Az összegeket rubelben, számokkal jelzik. A kopecket a tizedesvessző után tüntettük fel. Például a kibocsátott alapok összege a következő: 129,05 rubel. Minden műveletet azonnal rögzítenek a befejezés után. Bejegyzés csak elsődleges bizonylatok alapján történik. Az „Átutalás” oszlop információkat tartalmaz az előző sorok tranzakcióinak összegéről. A végén ki kell számítania az összesített eredményt. Az „A napra összesen” oszlopba kell beírni. Az eredményt a kibocsátott pénzekre és a kapott pénzeszközökre külön számítják ki. Következő a „Fennmaradó” felirat. Össze kell adni az előző napról beérkezett és megmaradt készpénzt. Ebből az összegből levonják a kibocsátott alapokat. A könyvben rögzített számnak meg kell egyeznie a pénztárgép tényleges pénzmaradványával. A szabadon maradt sorokat át kell húzni. Erre azért van szükség, hogy senki ne töltse ki az üres helyeket. Ez Z betűvel történik. Az oldal végén a pénztáros és a könyvelő neve szerepel. Ezen kívül feltüntetésre kerül a naponta elkészített bejövő és kimenő megbízások száma. Ha a nap folyamán nem történt készpénzes tranzakció, az oldal üresen marad. Ebben az esetben a nap végén rendelkezésre álló egyenleg korrekció nélkül átkerül a következő napra.

Elektronikus változat

A számítástechnika széles körű bevezetése a pénztárkönyvet sem kímélte. A folyóirat elektronikus változata nagyban megkönnyíti a dolgozók munkáját. A könyv karbantartására speciális programot használnak. Megjeleníti a naplót a számítógép képernyőjén. A mezők kitöltése a fent leírtak szerint történik. A felelős alkalmazott minden nap megadja a szükséges információkat, és a műszak végén kinyomtatja a lapot. A papíralapú változatnak két részből kell állnia: magából a jelentésből és a betét feléből. A pénztáros aláírja az oldalt. Ha egy alkalmazott rendelkezik elektronikus aláírással, akkor azt a szokásoshoz hasonlóan használhatja. Minden ilyen oldal számozott. Az év végén nyomtatott lapokból könyvet formálnak. Az utolsó oldal a betétek teljes számát mutatja. A vállalkozás aláírásával és pecsétjével hitelesíti. Egy e-könyvet negyedévente lehet összeállítani, nem évente. A jelentéseket és a csatolt dokumentumokat megküldik a pénzügyi osztálynak.

Bevétel és kiadás

A készpénz átvételét pénztárbizonylati utalvány dokumentálja. A bizonylatot - annak levehető részét - a bankszámlakivonattal együtt kell benyújtani. A pénzeszközök rendelkezésre bocsátására irányuló műveleteket egy vagy több kiadási megbízással formálják. A készpénz banki befizetésekor a munkavállaló nyugtát és végzést kap. Az elsőt a pénztárnál, a másodikat a pénztárnál adják le.

Javítások a naplóban

Ha olyan hiba volt a könyvben, amely nem befolyásolja jelentős mértékben a jelentéstételt, az javítható. Szigorúan tilos oldalakat kitépni a magazinból. Szintén nem megengedett a körvonal, a marker, a pengével való törlés, a radír és más hasonló manipulációk használata. Ha az elírás nem von maga után egyetlen időszak egyenlegének változását sem, akkor a kijavítása a következőképpen történik: a hibás bejegyzést óvatosan áthúzzuk, és a megfelelőt mellé kell tenni. A javítást aláírásokkal kell igazolni. A pénztárosnak és a könyvelőnek alá kell írnia. Ha egy oldalon több javítás található, akkor mindegyiket hitelesíteni kell. Súlyos hiba esetén a pénztáros nyilatkozatot készít a főkönyvelőnek. A vállalkozás vezetője bizottságot állít össze, amely felelős a korrekciókért. Hiba esetén számviteli igazolást állítanak ki. Leírja a pontatlanság természetét és a javítás módját.

A jelentéstételi fegyelem ellenőrzése

A pénztárgép vezetésének helyességét a vállalkozás számláját kiszolgáló banki szervezet jogosult ellenőrizni. A vezetőt értesítőben értesítik, hogy ellenőrzésre kerül sor. Az értékeléshez a banknak át kell adnia a teljesen kitöltött szórólapokat, a pénztári jelentéseket a mellékelt dokumentációval és az előlegpapírokat, ha a pénzt számlára bocsátották ki. Ha az ellenőrzés a tárgyévet érinti, akkor nem kell összefűzni a naplót (ez az év végén történik meg). Az ellenőrzési tevékenységek befejezése után a könyv visszakerül a vállalkozáshoz. Ebben az esetben a felhatalmazott szerv a jelentéstételi fegyelem elvégzett ellenőrzéséről jegyzőkönyvet ad ki. Ha a dokumentum észrevételeket tartalmaz, azokat a szabályozó hatóság által meghatározott határidőn belül meg kell szüntetni. Az adóhivatal azt is ellenőrizheti, hogy a pénztárkönyv megfelelően van-e kitöltve. Az ellenőrzési tevékenységek során feltárt jogsértésekért szankciókat lehet alkalmazni. El kell mondani, hogy az ellenőr bírságot szabhat ki a vállalkozásra, ha a hibákat a bekövetkezésüket követő két hónapon belül fedezik fel.