Pénztári bizonylatok: típusok, nyilvántartás, tárolás, javítások

Az Orosz Föderáció jogszabályai szerint a vállalkozásoknak és szervezeteknek minden üzleti tranzakcióról számviteli nyilvántartást kell vezetniük. A probléma megoldására elsődleges dokumentumokat használnak. A készpénzes tranzakciók tényének megerősítése a vállalkozás pénztárában szintén elsődleges dokumentumok segítségével történik.

Tekintsük át a pénztárbizonylatok (a továbbiakban: CD) főbb típusait, és milyen kötelező adatokat tartalmazhatnak és kell tartalmazniuk.

Típusok a műveletek jellegétől függően:

• nyugták;
• fogyóeszközök;
• számviteli nyilvántartások, amelyek a fent felsorolt ​​elsődleges CD-k regisztrációs és összesített adatait tartalmazzák.

Jogalkotási szinten (az Orosz Statisztikai Bizottság 88. sz. határozata) az ilyen típusú tervdokumentációkat jóváhagyták:

• pénztárbizonylat - No. КО1 (a továbbiakban: PKO);
• költségpénztári utalvány - NO. KO2 (RKO);
• pénztárkönyv - NO. KO4 (КК);
• napló a bejövő és kimenő készpénzes dokumentumok nyilvántartására - NO. KO3 (ZhR);
• a pénztáros által átvett és kiállított pénzeszközök elszámolási könyve - KO5 (KVD) sz.

Emelje ki a fent felsorolt ​​dokumentumok főbb kötelező adatait, nevezetesen:

• Név;
• elkészítésének dátuma;
• az összeállító neve, más szóval a szervezet/vállalkozás neve;
• A működés tartalma;
• a tranzakció mennyiségi és pénzbeli mérése;
• az elkövető és végrehajtó személyek helyzete;
• a fent említett személyek aláírása.

Alapvető tervezési követelmények

Tekintettel arra, hogy a jóváhagyott és fent említett tervdokumentációk eltérnek egymástól, vegyük figyelembe mindegyik elkészítésének szabályait.

A PKO tervezési jellemzői:

• a művelet lényegét az „Alap” sorba kell beírni;
• az ÁFA teljes összegét a „Beleértve” sorba kell beírni. digitális értelemben. Ez a sor nem lehet üres. Ha nem alkalmazunk adót, írja be a „(ÁFA) nélkül” kifejezést;
• a további igazoló dokumentumok (ha vannak) adatai a PQR-ba a „Függelék” sorba kerülnek.

A pénztárgép kitöltésekor a következő árnyalatokat kell figyelembe vennie::

• további dokumentumok (például meghatalmazás) megléte a „Függelék” sorba kerül a dátum és a szám kötelező feltüntetésével;
• az „Alap” sor a költségtranzakció tartalmának tükrözését javasolja;
• A vezető aláírása nem szükséges, ha az a csatolt dokumentumon szerepel. Például, ha a vállalkozás igazgatójának aláírása szerepel a megrendelésen az „Engedélyezek” vagy „Egyetértek” határozattal együtt, akkor az RKO aláírása nélkül is elfogadható.

Külön megvizsgáljuk az RKO-ra és a PKO-ra való bélyegzők rögzítésének követelményeit. Az Orosz Föderáció Központi Bankjának 2014. március 11-én kelt, 3210-U számú, a készpénzes tranzakciók lebonyolításáról szóló irányelve szerint a bélyegzőnyomtatásra nincs kötelező előírás, mint 2014 előtt. Korábban a bélyegzők „ A bejövő rendelésnél a Fizetett, a kimenő rendelésnél a „Visszafizetett” feliratot használták. A jelenlegi szabályok csak a PKO letépési bizonylatának kötelező bélyegzését jelentik. Így a „Fizetett” bélyegző ráhelyezhető a PKO nyugtára. A „Kifizetett” bélyeg jelenléte a pénz tényleges befizetését és feladását igazolja.

Ami a „Beváltott” bélyeget illeti:

• kimutatásokra kerül, például az alkalmazottak fizetésekor;
• a „Fizetett” helyett használható, például ha a bélyeg elveszett vagy más okból hiányzik.

A CC regisztrálásának 3 alapvető szabálya van:

1. Varr.
2. Szám. A lényeg: minden lap számozott (egymás utáni szám).
3. Fóka. A lényeg: jeleznie kell, hogy a számozás szerint hány lapot tartalmaz a CC, és igazolnia kell ezt a feliratot. Ez a felirat a könyv végén található, és akkor tekinthető hitelesnek, ha az igazgató és a főkönyvelő aláírja.

A QC űrlap 2 rész jelenlétét feltételezi. Ráadásul a második rész levehető. A nap végén pénztári jelentésként szolgál, és csak az összes tranzakció befejezése után szakítható le.

Már maga az elnevezés is választ ad arra a kérdésre, hogy mire való ez a nyomtatvány, nevezetesen a pénztárbizonylatokhoz való sornyilvántartási számok hozzárendelésére.

Ilyen információk kitöltésével jár:

• PKO/RKO szám, dátum és összeg orosz rubelben digitálisan;
• A „Megjegyzés” oszlopokat szükség esetén ki kell tölteni.

A KVD kitöltése akkor indokolt, ha a szervezet több pénztáros beosztással rendelkezik, beleértve a vezető állást is.

A KVD kialakításának jellemzői:

• a vezető pénztáros által a beosztott munkavállalónak átutalt összeg a „Kibocsátva” vagy az „Átutalt” sorban jelenik meg;
• Az „Átvett pénz” sorokba mindkét személy aláírását kötelező feltüntetni.

Milyen kötelező szabályokat és követelményeket kell betartani az elsődleges CD-k elkészítésekor:

1. A főkönyvelő és a pénztáros aláírása kötelező.
2. A letépési bizonylaton kötelező bélyegző: „Kifizetve”.
3. Pecsét (bélyegző) nincs a pénztárgépen, de a címzett aláírása szükséges.
4. A tervdokumentáció kitölthető papíron vagy elektronikusan.
5. A dokumentum elektronikus változata speciális felhasználásával készül berendezések (számítógép, nyomtató).
6. A papír változatot kézzel töltik ki golyóstollal, tintával vagy írógéppel.
7. Az információt nem tartalmazó üres sorok kötőjellel vannak jelölve.

A tervdokumentáció elkészítésének ügyében a főkönyvelő a felelős. Távollétében a vezető lesz a felelős a pénztárbizonylatok elkészítéséért, amely az ő irányítása alatt történik.

Javítások CD-n

A CD-kre vonatkozó fő szabály vagy követelmény, amelyet ki kell emelni, az a javítások hiánya a számviteli nyilvántartásokban.

A CD nem tartalmazhat javításokat vagy foltokat. A gyakorlatban gyakori, hogy az előadók javítófolyadék segítségével módosítanak egy dokumentumot. Az ilyen tevékenységek nem megengedettek.

Tekintsük a készpénzes bizonylatok korrekcióinak főbb lehetőségeit:

1. Hiba történt a PKO-ban vagy az RKO-ban.

Tilos bármilyen módon javítani (kézzel, áthúzással, eltakarással). Az egyetlen megoldás ebben az esetben az lenne, ha a hibás PKO/RKO-t áthúzzuk, és újat készítünk. Az elrontott (áthúzott) rendelés bekerül az aznapi pénztári jegyzőkönyvbe. Sérült okirat alapján pénzkiadási, átvételi műveletet végrehajtani tilos.

1. Hiba történt a naplókban vagy a pénztárkönyvben.

Korrekciós folyadék vagy radír használata tilos.

A következő korrekciók megengedettek:

• a hibásan beírt feliratot áthúzzák, hogy a hibás felirat ezután olvasható legyen;
• A javítások az áthúzott felirat felett a helyes összeg vagy szöveg beírásával történnek;
• a javított dokumentum mellett vagy a dokumentum szabad mezőiben a következő feliratot kell elhelyezni: „Javítva”, és azt minden, a CD karbantartásáért és készítéséért felelős személynek alá kell írnia;
• az aláírásokat megfejtik, és a szerkesztés dátumát feltüntetik;
• javításokat végeznek minden másolaton.

CD tároló

A vezető megszervezi és lebonyolítja a folyamatot, meghatározza a tárolóhelyeket és jóváhagyja a szervezetben a készpénzes dokumentumok kialakításának és tárolásának rendjét. Olyan tárolási feltételeket kell biztosítania, hogy az iratok biztonságosak legyenek a törvény által meghatározott teljes időtartamra.

A tárolási időre vonatkozó általános követelményeket a „Bukhról szóló szövetségi törvény” határozza meg. számvitel”, amely szerint az elsődleges dokumentumokat és a CD-nyilvántartásokat legalább 5 évig az archívumban tárolják. A megállapított időtartam lejárta után megsemmisíthetők, de feltéve, hogy nincs velük kapcsolatban vita vagy folyamatban lévő jogi eljárás.

Megjegyzendő, hogy az 5 éves időtartam a bizonylat létrehozásának időpontjától, de a keletkezésük szerinti jelentési évtől számítandó.

A tárolás megszervezhető mind a vállalkozás archívumában, mind pedig erre szakosodott cégek bevonásával. Tárolást biztosítanak szerződéses és fizetett alapon annyi évig, amennyire szüksége van.

A fent említett törvény rögzíti, hogy az elektronikus formában történő készpénzes tranzakciók során az elektronikus adathordozók szavatossági ideje is megegyezzen a papíralapú adathordozókéval - legalább 5 év. Kivétel a bérszámfejtés, amely szerint a munkavállalók fizetésüket kapják. 75 évig tárolják.

A CD tárolását az alábbi szabályok szerint kell végezni:

1. A dokumentumokat naponta össze kell tűzni. A varrás határideje legkésőbb a következő munkanap.
2. A varráson belül a CD-ket a következő sorrend szerint kell kiválasztani: a könyvelési számlaszámok növekvő sorrendjében. A sorrendben elsősorban a számla Dt., majd a Kt.
3. Minden varráslap számozás alá tartozik.
4. Az archívumba kerüléskor leltár keletkezik, amely tartalmazza a CD-varrások mennyiségét és megnevezését, a szervezet által jóváhagyott nómenklatúra szerint lehet cikket bevinni.