Проекты оптимизации бизнес-процессов. Как оптимизировать бизнес в организации: методы и примеры Моделирование оптимизация внедрение бизнес процессы обучение
Программа для руководителей высокотехнологичных компаний и собственников бизнеса, бизнес-аналитиков, специалистов в области качества и бизнес-анализа, руководителей стартапов, а также слушателей, изучающих бизнес-дисциплины.
Программа дает:
- Оптимальную по объему теорию и практику
- Реально действующие инструменты для развития бизнеса
- Возможность сделать собственный проект по разработке эффективной системы бизнес-процессов в соответствии со стратегией развития бизнеса, выполняемый под руководством опытного преподавателя
- Информацию о новых IT-продуктах для бизнес-моделирования
- Возможность обучения в комфортном режиме: дистанционный формат, без отрыва от основной деятельности
- Удостоверение установленного образца по итогам
Цель:
Расширить и систематизировать знания методологии бизнес-инжиниринга, получить знания моделирования и оптимизации бизнес-процессов, создания взаимосвязанных регламентов, системных и электронных моделей деятельности организаций. Получение компетенции, необходимой для профессиональной деятельности руководителя структурного подразделения.
Основные темы и план:
Модуль 1. Бизнес-архитектура современной компании
- Эволюция описаний бизнес-архитектуры
- Пошаговое расширение модели деятельности в стандартах ISO
- Модели корпоративной архитектуры и ее частные проекции
- Логика построения бизнес-архитектуры
- Сценарий пошагового расширения корпоративной и бизнес-модели «от стратегии»
- Сценарий пошагового расширения корпоративной и бизнес-модели «от структуры»
- Разработка корпоративной архитектуры «как надо»
- Компоненты электронных моделей и регламентов компаний
- Алгоритм построения системы управления изменениями
- Общая схема начального структурирования компании
Модуль 2. Инструменты процессного подхода
- Текстовый, табличный и графический способы описания бизнес-процесса
- Глубина описания бизнес-процессов
- Программа действий построения сети процессов в организациях
- Формирование модели бизнес-процесса в нотации IDEF0
- Пример описания процесса в нотации IDEF0
- Пример ветвления и слияния стрелок
- «Миграция» и «туннелирование» стрелок, принципы декомпозиции
- Оформление схемы модели. Нумерация объектов
- Взаимодействие на уровне владельцев процессов
- Диаграмма процессов Basic Flow Сhart
- Кросс-функциональная диаграмма (Cross-functional Flow Сhart)
- Горизонтальное и вертикальное взаимодействие
- Описание модели процессов рабочих мест
- Нотация моделирования eEPC. Пример диаграммы. Основные объекты
- Нотация моделирования DFD. Пример диаграммы. Основные объекты
- Нотация моделирования IDEF3. Пример диаграммы. Основные объекты
- Нотация моделирования BPMN. Пример диаграммы. Основные объекты
- Нотация моделирования язык моделирования Тупкало (ЯМТ). Пример диаграммы. Основные объекты
Модуль 3. Использование информационных технологий для регламентации бизнес-процессов
- Проблема создания комплексной регламентирующей документации
- Задачи документирования деятельности
- Система взаимосвязанных информационных моделей организации
- Программное обеспечение для моделирования бизнес-архитектуры организации
- Структура моделей методологии ARIS, диаграммы процессов ARIS и BPWin
- ОргМастер «Профи», матричное моделирование
- Business Studio Общая архитектура и пользовательский интерфейс. Средства описания бизнес-архитектуры компании
- Средства формализации стратегии компании. Средства генерации отчетов
- Публикация бизнес-архитектуры организации в web
После прохождения семинара вы получите ответы на следующие вопросы:
- Какие методы использовать для описания процессов (как вовлекать «владельцев» и исполнителей процессов, проводить интервью);
- Как правильно и быстро описать бизнес-процессы, определить исполнителей;
- В чем суть методологии оптимизации бизнес-процессов,
- Каковы особенности применения специализированных программных продуктов для описания, анализа и совершенствования бизнес-процессов;
- Как установить показатели результативности и эффективности бизнес-процессов;
- Как на основе модели бизнес-процессов получить готовые документы: регламенты процессов, подпроцессов, процедур, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, описание документооборота, отчеты по целям и показателям;
- Как разместить полученные диаграммы и регламенты в корпоративной сети для использования сотрудниками компании;
- Как обновлять информацию при внесении изменений в бизнес-модель;
- Какие особенности документирования бизнес-процессов при внедрении СМК;
- Как масштабировать деятельность по описанию бизнес-процессов на другие структурные подразделения компании (филиалы).
В результате освоения программы слушатель будет
Знать:
- методические основы моделирования бизнес-процессов;
- сущности бизнес-инжиниринга;
- методологию и инструменты проектирования, анализа и оптимизации бизнес-процессов организации;
- сущность, специфику и условия эффективного применения информационных технологий бизнес-инжиниринга;
- различия в применении программных продуктов функционального, процессного, матричного и визуального моделирования;
- различные подходы моделирования бизнес-процессов, их сильных и слабых сторон, условий эффективного применения;
- принципы построения сети бизнес-процессов, приведения ее в соответствие со стратегией, и оптимизации организационной структуры;
- принципы формирования регламентирующей документации организации.
Уметь:
- отбирать подходящие методы моделирования бизнес-процессов и применять их эффективно;
- определять необходимые специальные программные продукты;
- формулировать требования к программному продукту моделирования бизнес-процессов организации.
Иметь навыки:
- построения модели бизнес-процессов верхнего уровня;
- построения модели распределения ответственности;
- формирования классификатора функций организации;
- подготовки регламентов бизнес-процессов и процедур;
- проектирования бизнес-процессов организации в нотациях IDEF0, Process Flow Chart, Cross-functional Flow Сhart.
Документ об окончании:
Удостоверение о повышении квалификации установленного образца от АНО «еНано»
Требования к компьютерному оборудованию и каналам связи
Требования к среде- Операционная система windows vista/7/8; mac os 10.5+
- Экран с диагональю не менее 15”;
- Процессор pentium 1 гГц или выше;
- Оперативная память 512 мб или выше;
- Свободное дисковое пространство 200 мб;
- Минимальное разрешение дисплея по горизонтали 1024 точек;
- Минимальное разрешение по вертикали 768 точек;
- Глубина цвета дисплея 16 бит (65536 цветов) или выше;
- Звуковая карта 16 бит, совместимая с ос (для аудио сопровождения);
- Браузер Google Chrome версия 26 и выше; IE 8.0 и выше; Safari (Mac) версия 6.0 и выше.
- Компонент Adobe Flash Player, версия не ниже 9 (установить с сайта Adobe).
- Колонки, наушники или встроенный динамик - для звукового сопровождения курса.
Нужны ли бизнес процессы? Зачем нужны бизнес процессы? Бизнес процессы в компании, для чего это нужно? Часто звучат подобные вопросы. Дело не в том, нужны они или нет. Они в компании и так протекают (присутствуют) с момента ее основания. Важнее ответить на вопрос «зачем?». А все очень просто:
- Для того, чтобы руководители стали управлять более эффективно (проще, дешевле, быстрее).
- Для того, чтобы снизить затраты.
- Для того, чтобы улучшить взаимодействие между сотрудниками и подразделениями.
- Для того, чтобы ваша компания стала реально клиентоориентированной, а не только на словах или в виде деклараций на сайте или в PR-статьях.
- Для того, чтобы компания стала более гибкой, соответственно, быстро реагирующей на изменения, происходящие на рынке.
- Для того, чтобы опередить своих конкурентов.
Продолжать можно долго, отвечая на вопрос: «Зачем?». Если вашей компании не важны перечисленные аргументы, то внедрение процессного подхода на данный момент преждевременно. Разработка бизнес процессов, организации требуют осмысленного решения, участия и твердости по достижению намеченной цели со стороны руководства компании.
БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ МОДЕЛИРОВАНИЕ
Моделирование и оптимизация имеют смысл только тогда, когда руководство компании понимает выгоды от внедрения и не питает иллюзий, что делается все это по принципу «сегодня на вчера» и бесплатно. Даже если , оптимизация процессов и внедрение бизнес процессов осуществляется силами персонала компании, то время на это также тратится, и зарплата платится. Т.е. уже не бесплатно. Дешевле ли, большой вопрос. Можно с уверенностью сказать, что ошибок и граблей будет значительно больше. Консалтинг бизнес процессов позволит минимизировать стандартные ошибки.
Также следует понимать, что существуют разные . Т.е. принято говорить о нотациях (стандартах отображения). Например, межфункциональная блок-схема бизнес процесса – самый, пожалуй, часто используемый вариант. Но вряд ли самый эффективный. Стандарт eEPC описания бизнес процессов более целесообразный. Хотя и он не лишен определенных недостатков. BPMN – в наше время это круто и модно, но о многом Вам случайно забывают рассказать. Искать идеальный/правильный/лучший стандарт описания бизнес процессов – идея заведомо утопическая. Выбрать оптимальный для компании стандарт описания бизнес-процессов – задачка не самая тривиальная. Также бессмысленно искать 12 ключевых бизнес-процессов. Или 13, 14, 15 и т.д. не терпит шаблонных решений. Типовые бизнес-процессы могут сыграть злую шутку с любителями всего «типового», летающими в иллюзиях, что тем самым они сэкономят кучу времени и денег. Скорее всего, будет с точностью до наоборот.
Оптимизация при процессном подходе – это не набор типовых решений. Это каждый раз индивидуальный поиск приемлемого решения (на текущий момент времени), используя принципы и методы оптимизации. Универсальную формулу "счастья" искать бессмысленно, ее просто нет.
БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ОБУЧЕНИЕ
С чего лучше начать? Не редки случаи, когда в компании начинают какую-то практическую работу, связанную с бизнес-процессами, а потом, сделав кучу ошибок, приходят к осознанию, что сначала стоило бы разобраться в данной теме и приходят на обучение. Поэтому, бизнес процессы – . Оптимизация бизнес процессов – . Этапы оптимизации бизнес процессов – . Моделирование бизнес процессов – практикум (коучинг). Лучше сначала понять, какие выгоды предоставит процессный подход вашей компании и как его внедрить, пройдя корректно основные этапы – только потом начать действовать. В противном случае, телега окажется впереди лошади.
Мы готовы помочь вашей компании стать лучшей!
БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ЭТАПЫ
Для того чтобы эффективно конкурировать и занимать лидирующие позиции на своем рынке, необходимо четко знать какие осуществляются бизнес-процессы в компании и научиться их постоянно улучшать. Для этого надо реализовать несколько этапов:
- Осуществить по принципу «как есть».
- Выполнить , который предназначен для поиска «узких» мест. Ряд методов и организационных признаков позволяют достаточно оперативно провести анализ бизнес-процессов и определить будущие точки для совершенствования работы.
- Когда «узкие» места определены, можно приступать к , т.е. спроектировать процессы по принципу «как должно быть». На данном этапе может применяться целый ряд принципов и .
- Не менее сложный этап работы – это внедрение новых бизнес-процессов и их последующее совершенствование.
БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ОШИБКИ
Однако, как показывает наша практика, очень многие компании совершают целый ряд грубых ошибок, которые заведомо приводят к упущенному времени, неэффективно потраченным финансовым ресурсам и снижению мотивации. Также есть ошибки, связанные с непониманием причин, сути, преимуществ процессного подхода в целом и необходимости моделирования бизнес-процессов, в частности. Программа нашего семинара «Бизнес-процессы: описание, анализ, оптимизация, внедрение» разработана таким образом, что освещает распространенные ошибки и, в тоже время, представляет собой алгоритм осуществления проекта по переводу компании на рельсы процессно-ориентированного подхода в управлении.
Итак, на нашем семинаре, рассматриваются все ключевые этапы:
- Подготовка к проекту;
- Описание бизнес-процессов компании по принципу «как есть»;
- Анализ бизнес-процессов;
- Методы оптимизации бизнес-процессов по принципу «как должно быть»;
- Внедрение бизнес-процессов;
- Организационные механизмы постоянного совершенствования бизнес-процессов компании.
МОДЕЛИРОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
– это инструмент, который позволяет решать очень многие организационные задачи (от локальных улучшений до масштабов улучшения всей организации) и на сегодняшний момент является самым эффективным подходом в управлении. Достаточно вспомнить названия некоторых компаний-сторонников данного подхода: Toyota, Motorola, General Electric, IBM, Samsung и многие другие… Также следует понять – , это не удел только крупных компаний. Это вопрос выживания компании на рынке в долгосрочной перспективе. И если в вашей компании от 30-50 сотрудников, самое время начать осваивать процессное управление.
День 1.
Процессный подход к управлению компании.
- Управление эффективностью компании. Компоненты системы Business Performance Management (BPM);
- Достоинства и недостатки процессного и функционального подхода управления компанией;
- Требования международных стандартов серии ISO 9000:2015 по организации процессного управления;
- Виды, уровни процессов в компании;
- Уровни зрелости процессов. Вовлеченность организации в процесс оптимизации процессов;
- Анализ направлений оптимизации, ускоряющих проектов в зоне ответственности консультанта по бизнес-процессам;
- Генераторы увеличения стоимости компании;
- Цели, задачи, зоны ответственности руководителя проекта по описанию и оптимизации бизнес-процессов.
Практикум:
- Анализ процессных моделей зарубежных и российских компаний;
- Разработка задач и системы KPI руководителя проекта по описанию и оптимизации бизнес-процессов.
Инструменты управления руководителя проекта по описанию и оптимизации бизнес-процессов.
Диагностика системы управления, процессной структуры компании.
- Анализ причин снижения эффективности системы управления компании, процессной структуры компании;
- Анализ направлений диагностики системы управления компании, процессной структуры. Какие процессы описывать и оптимизировать в первую очередь?
- Инициативы в зоне ответственности руководителя проекта по описанию и оптимизации бизнес-процессов направленные на повышение эффективности системы управления, процессной структуры компании.
Практикум:
Разработка плана развития процессной структуры с помощью технологии BSC для своей компании.
День 2.
Принципы управления бизнес-процессами.
- Подход управления бизнес-процессами с использованием цикла Деминга;
- Описание (моделирование) процессов, регламентация и аудит бизнес-процессов, улучшение (оптимизация) бизнес-процессов;
- Бизнес-модель процессно-ориентированной компании;
- План проекта внедрения процессного управления в компании: цели проекта, структура управления, роли и ответственность, состав работ, риски проекта, график проекта.
Описание (моделирование) бизнес-процессов.
- Цели описания (моделирования) бизнес-процессов;
- Определение уровней и стандартов описания бизнес-процессов;
- Описание процессов «обратным ходом» и «прямым ходом»;
- Нотации (языки) описания бизнес-процессов. Анализ применимости рассмотренных нотаций на практике;
- Диаграмма SIPOC. Практические примеры;
- Соглашение о моделировании;
- Кто должен моделировать процессы?
Практикум:
Моделирование различных процессов компаний слушателей в различных нотациях (SIPOC, EPC, IDEF). Моделирование организуется в программной среде MS VISIO. Процессы для моделирования оговариваются заранее с Заказчиком. Слушатели приходят на семинар с документами, в которых отражены задачи и функционал выполняемый этими подразделениями.
Практикум:
Анализ моделей процессов, подпроцессов, выполненных слушателями. Разбор выявленных ошибок.
День 3.
Регламентация деятельности компании.
- Система регламентации: структурные регламенты, процессные регламенты;
- Трудности и типовые ошибки регламентации;
- Правила выбора бизнес-процессов для регламентации;
- Структура регламента выполнения бизнес-процесса;
- Стандартные операционные процедуры (СОП);
- Состав работ по регламентации бизнес-процесса.
Практикум:
Анализ регламента бизнес-процесса. Разработка показателей для связанных бизнес-процессов. Рассмотрение прав и ответственности владельцев бизнес-процессов.
Аудит бизнес-процессов.
- Цели и задачи аудита бизнес-процессов компании;
- Объекты и субъекты аудита бизнес-процессов;
- Результаты аудита бизнес-процессов и их потребители (руководство, органы сертификации, руководители и т.п.);
- Типовые документы для проведения аудита;
- Проблемы аудита бизнес-процессов компании.
Практикум:
Процедура проведения аудита выбранного бизнес-процесса организации, анализ типичных ошибок.
День 4.
Оптимизация бизнес-процессов компании.
- Классификация проблемности бизнес-процессов;
- Задача оптимизации бизнес-процесса: показатели процессов;
- Выбор критериев, по которым оптимизируются бизнес–процессы (критерии оптимизации);
- Направления оптимизации бизнес-процессов: улучшение, бенчмаркинг, реинжиниринг;
- Оптимизация основных и обеспечивающих процессов. Подход компании Toyota к оптимизации бизнес-процессов, снижению потерь;
- Оптимизация процессов верхних и нижних уровней.
Практикум:
Оптимизация выбранного процесса при помощи подхода SIPOC.
Чем программы сокращения затрат отличается от минимизации потерь? Как организовать и вовлечь персонал в реализацию таких программ?
Практикум:
- Кейс «Разработка проекта «Оптимизация бизнес-процессов»;
- Кейс «Разработка проектов «Снижение затрат», «Бережливое производство в офисе».
Управление эффективностью процессной системы.
- Системный подход к решению задач управления эффективностью;
- Использование системы сбалансированных показателей (Balance Scorecards) при планировании и контроле реализации стратегии развития;
- Использование ключевых показателей эффективности (KPI) для оценки результативности и эффективности бизнес-процессов;
- Принципы и подходы к разработке KPI.
Практикум:
Разработка показателей KPI для процессов и подразделений компаний участников.
УСЛОВИЯ ОБУЧЕНИЯ
При единовременном участии двух и более сотрудников в одном мероприятии предоставляется скидка 7%.
Что входит в стоимость
Методический материал, обеды, кофе-паузы.
Документ по окончании обучения
Слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 32 часов, (Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 03 мая 2017 года №038386, выдана Департаментом образования города Москвы).
Информация для региональных клиентов
Региональным клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.
Департамент образования города Москвы
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования города Москвы
«Московский городской педагогический университет»
Факультет прикладной информатики
Кафедра прикладной информатики в управлении
Реферат
Тема: «Моделирование и оптимизация бизнес-процессов»
Выполнила:
студентка группы О-Д-М-06
Бочарова О.А.
Заведующий кафедрой
прикладной информатики в управлении В.П. Офицеров
Введение 3
1. Понятие «бизнес-процесса» 5
2. Оптимизация организационной структуры 6
2.1 Определение оптимизации 6
2.2 Подходы к построению организационной структуры 8
2.3. Основные принципы технологичной оптимизации 12
2.4. Условия и шаги проведения оптимизации 13
3. Моделирование бизнес-процессов 14
3.1 Сущность и значение моделирования бизнес-процессов 14
3.2 Методика проведения моделирования бизнес-процессов 19
4. Методологии моделирования и оптимизации бизнес-процессов 21
4.1 История развития методологий моделирования бизнес-процессов 21
4.2. Описание методологий моделирования бизнес-процессов 22
Заключение 26
Список использованной литературы 27
Введение
Двести лет назад Адам Смит сделал выдающееся открытие: индустриальное производство должно быть разбито на простейшие и самые базовые операции. Он показал, что разделение труда способствует росту производительности, так как сосредоточенные на одной задаче рабочие становятся более искусными мастерами и лучше выполняют свою работу. И на протяжении XIX и XX веков люди организовывали, развивали компании, управляли ими, руководствуясь принципом разделения труда Адама Смита.
Однако в современном мире достаточно внимательно посмотреть на любую компанию – от уличного ларька до транснационального гиганта типа Microsoft или Coca-Cola. Обнаружится, что деятельность компаний состоит из огромного количества повторяющихся бизнес-процессов, каждый из которых представляет собой последовательность действий и решений, направленных на достижение определенной цели. Прием заказа клиента, доставка товара клиенту, начисление зарплаты сотрудникам – всё это бизнес-процессы.
Вполне очевидно, что эффективность деятельности компании в значительной степени определяется эффективностью реализации бизнес-процессов в этой компании. В середине 80-х годов, когда возможности экстенсивного роста компаний в развитых странах были уже давно исчерпаны, специалисты по управленческим технологиям в поисках возможностей по радикальному повышению эффективности, прибыльности и стоимости бизнеса обратили свое внимание на проблему эффективности реализации бизнес-процессов. И обнаружили, что даже в передовых, с точки зрения управленческих технологий, компаниях существуют возможности повышения эффективности отдельных подразделений и компании в целом путём оптимизации бизнес-процессов на различных уровнях компании.
Оказалось, что даже в лучших компаниях многие стратегически важные бизнес-процессы реализованы настолько неэффективно, что затраты времени и ресурсов могут быть сокращены в десятки раз совершенно без ущерба для качества выполнения задачи, реализуемой данным бизнес-процессом. Исследования, проведенные в российских компаниях, дали аналогичные результаты.
Это открытие дало толчок развитию новой управленческой дисциплины, получившей название реинжиниринга бизнес-процессов. Именно реинжиниринг стал одним из важнейших рычагов успешной перестройки американских компаний, позволив им успешно вернуть мировое лидерство в эффективности и обеспечить невиданный рост американской экономики и фондового рынка.
По данным компании Emst & Young, 100 крупнейших банков Северной Америки затратили в 1999 году около 3,9 млрд. долларов только на реинжиниринг своих подразделений. За последние полтора года правительство США инициировало более 250 проектов по реинжинирингу, а сегодняшний рынок инструментальных средств поддержки реинжиниринга бизнес-процессов оценивается более чем в 100 млн. долларов и растет со скоростью около 60% в год.
1. Понятие «бизнес-процесса»
Бизнес-процессы - это горизонтальные иерархии внутренних и зависимых между собой функциональных действий, конечной целью которых является выпуск продукции или отдельных ее компонентов .
Существуют следующие категории бизнес-процессов:
Процессы, непосредственно обеспечивающие выпуск продукции;
Процессы планирования и управления;
Ресурсные процессы;
Процессы преобразования.
Бизнес-процесс характеризуется:
Существующей технологией реализации бизнес-процесса;
Существующей структурой бизнес-системы;
Средствами автоматизации, оборудованием, механизмами и т.п., обеспечивающими реализацию процесса.
Основными показателями оценки эффективности бизнес-процессов являются:
Количество производимой продукции заданного качества, оплаченное за определенный интервал времени;
Количество потребителей продукции;
Количество типовых операций, которые необходимо выполнить при производстве продукции за определенный интервал времени;
Стоимость издержек производства продукции;
Длительность выполнения типовых операций;
Капиталовложения в производство продукции.
2. Оптимизация организационной структуры
2.1 Определение оптимизации
При изменении условий работы организации принятая в ней система бизнес-процессов может стать неэффективной, что требует некоторого целенаправленного изменения этой системы, или оптимизации бизнес-процессов.
Оптимизация – это фундаментальное переосмысление бизнес-процессов компании для достижения коренных улучшений в основных актуальных показателях их деятельности: стоимость, качество, услуги и темпы.
Действия, сопровождающие оптимизацию и приводящие к повышению эффективности работы предприятия:
1. Несколько рабочих процедур объединяются в одну. Происходит горизонтальное сжатие процесса. Если не удается привести все шаги процесса к одной работе, то создается команда, отвечающая за данный процесс, что неизбежно приводит к некоторым задержкам и ошибкам, возникающим при передаче работы между членами команды.
2. Исполнители принимают самостоятельные решения. При этом происходит вертикальное сжатие, процессов. Наделение сотрудников большими полномочиями и увеличение роли каждого из них в работе предприятия приводит к значительному повышению их отдачи.
3. Шаги процесса выполняются в естественном, а не в линейном, порядке. Это позволяет распараллеливать процессы там, где это возможно.
4. Процессы имеют различные варианты исполнения. Процесс должен иметь различные версии исполнения в зависимости от конкретной ситуации, причем каждый вариант должен быть простым и понятным.
5. Работа выполняется в том месте, где это целесообразно. При этом распределяется работа между границами подразделений и устраняется излишняя интеграция.
6. Уменьшается количество проверок и управляющих воздействий. Они должны выполняться в отлаженном режиме, что приведет к сокращению времени и стоимости процессов.
7. Минимизируется количество согласований (за счет сокращения внешних точек контакта). При этом стираются грани между функциональными подразделениями.
8. «Уполномоченный» менеджер обеспечивает единую точку контакта. Этот механизм применяется, когда необходимо обеспечить участие заказчика в сложном процессе.
9. Преобладает смешанный централизованно/децентрализованный подход. При этом подразделения предприятия могут действовать полностью автономно при наличии единого корпоративного хранилища данных.
2.2 Подходы к построению организационной структуры
2.2.1 Структурный подход
Структурный подход основан на использовании различных типов организационной структуры предприятия, как правило, иерархической. В этом случае организация и управление деятельностью осуществляется по структурным элементам (бюро, отделам, департаментам, цехам и т.п.), а их взаимодействие - через должностных лиц (начальников отделов, департаментов и цехов) и структурные подразделения более высокого уровня.
Недостатки:
При разбиении технологий выполнения отдельной работы на отдельные фрагменты они могут быть отнесены к различным элементам организационной структуры;
Затруднено цельное описание технологий выполнения работы, в основном существует только их фрагментарное (на уровне структурных элементов) описание;
Отсутствие ответственного за конечный результат, заинтересованности в конечном результате, а также ориентации на конечного потребителя;
Отсутствие промежуточных результатов деятельности, ответственных за эти результаты, внутренних потребителей этих результатов;
Большие затраты на передачу результатов между подразделениями.
Высокие накладные расходы, крайне неэффективный управленческий учет;
Попытки внедрения корпоративных информационных систем в основном оканчиваются неудачей.
2.2.2 Функциональный подход
Результат функционального подхода – оптимальное проектирование организационной структуры – определение границ между подразделениями по принципу функциональных областей. Начальный набор типовых функций детализируется и привязывается к конкретному предприятию, к его службам и подразделениям.
Функциональный подход отвечает на вопрос «Что делать?».
Функционально-структурная модель основана на универсальном принципе разделения труда между службами, отделами, цехами, бригадами с закреплением за ними определенных функций.
Недостатки функционального подхода те же, что и структурного, но они менее явно выражены, и тем меньше, чем больше внимания уделялось минимизации пересечения границ структурных подразделений в процессе работы.
Оптимизация бизнес-процессов организации – это усовершенствование последовательных действий, которые направлены на достижение поставленных перед предприятием целей путём выбора наилучшего варианта их выполнения. Это неизбежный процесс для эффективной работы современной компании.
Бизнес-процессом называют такую совокупность действий, которая приводит к определённому результату. У каждого процесса имеется конкретная цель, своя последовательность ключевых действий и прогнозируемый результат. Число и цели этих процессов, которые протекают в различных предприятиях, различны и находятся в непосредственной зависимости от типа бизнеса, размеров фирмы, личных качеств владельцев и руководства. Это всё надо учитывать, чтобы оптимизация бизнес-процессов стала эффективной.
Для создания эффективного бизнеса важно согласовать маркетинговую стратегию с внедрением методики её воплощения в жизнь. Однако случается и так, что адекватная стратегия имеется, меры по её реализации разработаны, а результатов нет: не удаётся достигнуть плановых показателей. Возможно, это проблемы нижнего, процедурного уровня системы управления. Попробуем разобраться с таким явлением, как оптимизация бизнес-процессов, её описанием и моделированием.
Предприятие до определённого уровня развития может вполне обходиться без оптимизации. Однако есть ряд факторов, которые сигнализируют – «пора заняться бизнес-процессами», и, без сомнения, они приближают этот момент:
- увеличение штата сотрудников;
- растёт число управленческих уровней;
- растёт число подразделений;
- подразделения территориально разобщены;
- отсутствует или неразвита единая информационная система.
Итак, в один день Вы обнаруживаете, что в компании:
- решения принимаются очень медленно;
- решения выполняются очень медленно и некачественно;
- выясняется, что периодически те или иные аспекты деятельности остаются без контроля;
- замечаете рост психологического напряжения среди персонала, связанный с неурегулированными правами, обязанностями и ответственностью;
- элементарные рабочие операции требуют очень много времени, сил, согласований, служебных записок и телефонных звонков.
Наличие этих симптомов – серьёзный повод для перестройки, необходима оптимизация бизнес-процессов. Стоит заметить, что в отдельных случаях провести эту работу целесообразно, не дожидаясь наступления подобных предпоссылок (при существенном изменении структуры управления, использовании новой ИС и пр.)
Считается, что выбор этого инструмента для бизнес-процессов очень важен и имеет почти решающее значение. Однако программа для описания имеет значение, только если разработку проводят для их дальнейшего внедрения в определённую информационную систему (ИС). Большинство современных ИС обладают собственными средствами разработки бизнес-процессов, поэтому обсуждение программного обеспечения для их описания теряет смысл.
Отметим, что бизнес-процессы нужны для участников, а не для разработчиков, и важнейший критерий выбора инструмента программного описания – это его доступность для всех участников на этапе согласования, оптимизации, исполнения и модернизации.
Модели бизнес-процессов «AS IS» и «TO BE»
Стандартные схемы моделирования предусматривают на первом этапе описание действующей «AS IS» («как есть) с последующим проведением оптимизации до «TO BE» («как должно быть»). Некоторые заказчики не понимают полезности описания первого этапа. Им достаточно, чтобы исполнители принесли уже новые, правильные бизнес-процессы, а модель «AS IS» воспринимается как попытка увеличить смету.
Обращаем ваше внимание, что подобная методика внедрения, которая не опирается на действующие бизнес-процессы, называется реинжиниринг, что с понятием «оптимизация бизнес-процессов» имеет лишь отдалённое сходство. Описание «AS IS» даёт возможность определить ряд существующих противоречий и сделать первичную оптимизацию процессов. Её должны обсудить все участники и согласовать «под подпись».
Процесс оптимизации
Провести оптимизацию чего-либо можно по определённым критериям. Для бизнес-процессов такими критериями являются стоимость, продолжительность, количество транзакций и пр. Эти критерии «внешние» по отношению к процессам, возникают из более общего управленческого контура. Попробуем разобраться.
Например, оптимизация такого бизнес-процесса, как обслуживание покупателя в магазине. Что выбрать критерием оптимизации – цену или качество? Если это магазин со скидками для среднего класса – выбираем первый критерий, если элитный бутик, то второй. Получается, что, выбирая критерий оптимизации, мы определяем стратегию и позиционируем магазин.
Вот так при помощи критерия оптимизации уровень систем управления начинает подчиняться более высокому – стратегии.
Внедрение
Процедура внедрения является самым сложным этапом работы с бизнес-процессами. Она происходит значительно успешнее, если поддерживается информационной системой предприятия. Однако такие возможности имеются не всегда или не в полном объёме. Внедрение и поддержка в актуальном состоянии бизнес-процессов требует:
- доведения до персонала информации о том, что работа должна выполняться на основании созданных на предприятии бизнес-процессов;
- осуществления контроля над соблюдением персоналом созданных бизнес-процессов;
- проведения периодического анализа эффективности и результативности использования бизнес-процессов;
- оптимизации бизнес-процессов на основании постоянного анализа данных их эффективности и результативности.
Модификация
Со временем любые оптимизированные бизнес-процессы потребуют корректировки или замены. С одной стороны, бизнес-процессы должны соответствовать реальности, а с другой – не мешать нормальному развитию предприятия. Поэтому они нуждаются в своевременной модификации. Новую редакцию согласуют со всеми участниками и доводят до всех заинтересованных особ.
В этом случае системы бизнес-процессов становятся реальными инструментами, повышающими эффективность ведения бизнеса на процедурном уровне.
Виды бизнес-процессов организации
- основной – удовлетворение потребностей клиента и получение прибыли предприятием;
- вспомогательный – необходим для нормальной работы предприятия, не имеет ценности для клиента;
- управленческий – выполняет постановку целей и задач для предприятия, его подразделений и управления.
Оптимизация бизнес-процессов, цели и задачи:
- повысить управляемость предприятием;
- увеличить показатели качества производимой продукции;
- повысить качество оказываемых услуг;
- уменьшить зависимости предприятия от человеческого фактора;
- внедрить систему контроля результативности;
- снизить издержки;
- рационально распределить полномочия и ответственность между подразделениями;
- исключить дублирующие функции у подразделений;
- снизить длительность цикла производства;
- внедрить программу управления качеством;
- устранить внутренние противоречия;
- регламентировать деятельность предприятия;
- тиражировать бизнес/создать франчайзинговую сеть;
- автоматизировать деятельность предприятия;
- соответствовать требованиям потребителя;
- соответствовать требованиям государства;
- соответствовать международным стандартам;
- уменьшить количество времени на достижение поставленных задач;
- наладить взаимодействие между основными подразделениями и вспомогательными службами;
- повысить уровень удовлетворённости клиентов;
- улучшить финансовых показатели за счёт грамотного распределения ресурсов;
- получить возможность масштабировать бизнес;
- снизить расходную часть бюджета;
- более точно планировать;
- повысить управляемость предприятия;
- устранить дублирование функций подразделений;
- найти новые ресурсы для развития бизнеса.
Эффект от проведения оптимизации:
- уменьшение времени на достижение поставленных задач;
- налаживание взаимодействия между основными подразделениями и вспомогательными службами;
- повышение удовлетворённости клиентов;
- улучшение финансовых показателей за счёт грамотного распределения ресурсов;
- возможность масштабировать бизнес;
- снижение расходной части бюджета;
- более точное планирование;
- повышение управляемости предприятия;
- устранение дублирования функций подразделений;
- появление новых ресурсов для развития бизнеса.