Правила заполнения кассовой книги

Нынешние предприниматели ведут свою деятельность с применением безналичных форм расчета, однако нередки и наличные способы оплаты в национальной валюте с использованием кассовой книги. Причем от правильности ее ведения зависит успешное развитие взаимоотношений с контролирующими органами и ведение учета в целом.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Основная информация

Кассовая книга представляет собой специализированный документ, отображающий информацию о проведенных финансовых операциях наличным расчетом. Указанный документ относится к бухгалтерской отчетности предпринимателя и является обязательным для заполнения.

Вести кассовую книгу необходимо согласно требованиям действующего законодательства РФ. Журнал заполняется в соответствии с . Не стоит недооценивать важность кассового документа и порядок его заполнения, ведь любые выявленные нарушения грозят предпринимателю получением штрафов и повышенного внимания со стороны представителей налоговой службы.

Кассовый учет проводится с начала и до конца отчетного года.

Понятие

Кассовая книга – бухгалтерский документ, в котором предприниматель обязан фиксировать все произведенные кассовые операции в течение дня. Заполняется книга ежедневно, без учета выходных дней. Отображенная информация должна подтверждаться приходными и расходными документами. По окончанию дня итог суммируется, включая оборот и расчет лимита кассы.

В кассовой книге регистрируются:

приходно-расходные операции;
расчеты сумм корреспондирующих счетов;
характер финансовых проводок.

Предназначение

Ведение книги учета в соответствии с требованиями действующего налогового законодательства РФ является прямой обязанностью предпринимателя, особенно когда становится вопрос о составлении и предоставлении отчетной налоговой документации.

Если для ведения предпринимательской деятельности можно ограничится безналичными формами расчета, то при выплате заработной платы через кассу предприятия наличными средствами наличие книги учета обязательно.

Для понимания всех нюансов ведения кассовой книги рекомендуется обратиться к услугам бухгалтера, а в дальнейшем вести ее самостоятельно.

Кто обязан заполнять

В РФ действует нормативный правовой акт, в котором закреплен регламент ведения кассовой книги в том числе для ИП, занимающиеся розничной торговлей, и юридическими лицами, например, для ООО.

С 11.03.2014 действует Указание Банка РФ №3210-У (далее – Указание), и с 01.06.2014 года действует часть, касающаяся правил ведения кассовых книг.

Указание закрепляет обязанность ведения кассовой книги для всех предпринимателей и организаций, которые осуществляют проводку финансовых операций наличными средствами, независимо от формы налогообложения.

Законодательство

Правовым основанием для ведения учета через кассовую книгу является Указание «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Правила заполнения кассовой книги

В документе должна содержаться информация по всем денежным проводкам наличным способом ежедневно на протяжении отчетного года. Кассовая книга учета должна быть в одном экземпляре. Каждый лист журнала должен содержать нумерацию, а также быть прошнурованным. На последнем листе с обратной стороны ставится сургучная либо мастичная печать. Пронумерованная и прошнурованная книга заверяется подписью руководителя.

Информация в кассовой книге должна дублироваться, с использованием копировальной бумаги. Второй экземпляр должен быть отрывной, учитывая, что он применяется для составления отчета кассиром-операционистом. Оригинал хранится в журнале учета. Порядковые номера копий и оригинала должны быть одинаковыми.

В кассовую книгу запрещено вносить изменения, исправления без подписи кассира или главного бухгалтера.

Согласно Указанию, порядок ведения журнала подразделяется на:

обычный;
по упрощенной форме.

Кассовую документацию подписывает как правило либо кассир, либо бухгалтер. Если у предпринимателя нет своего бухгалтера, то он имеет право оставить свою подпись.

Что нужно для правильного заполнения кассовой книги:

титульный лист должен содержать в себе полные данные о наименовании юридического лица или предпринимателя, а также содержать сведения о реквизитах;
срок, на который заводится книга;
на бланки страница вносится дата их заполнения;
в строке «остаток средств на начало рабочего дня» вносится сумма финансовых средств, которые находятся в кассе в начале дня, и берется она с предыдущей страницы в графе «остаток средств на конец дня»;
строки 1-5 заполняются на основании информации расходных и приходных кассовых ордеров:
1 – номер ордера;
2- данные лица, получившего или сдавшего средства;
3 – обязателен для заполнения юридическим лицам;
расход и приход в остальные строки;
пустые поля заполняются символом «Z»;
«итого» — расходная и приходная сумма за отработанный день;
подпись уполномоченного лица;
общее количество кассовых ордеров.

Структура

Кассовая книга представляет собой единый документ, содержащий в себе от 50 до 100 страниц, а также титульный лист, обязательный к заполнению, на котором отображается также срок ведения регистра.

Вручную

При ведении журнала ручным способом, книга должна быть:

пронумерована;
прошнурована;
опечатана на последнем листе.

Записи ведутся в двух экземплярах, с применением копировальной бумаги.

В обязанности кассира-операциониста входит:

просчет и внесение информации о всех произведенных операциях за рабочий день;
вывод остатка в конце дня;
передача отчета в бухгалтерию;
проверка и внесение информации об ордерах;
подписывать отчетные документы.

Предоставленный отчет кассиров проверяется бухгалтером и заверяется своей подписью.

На компьютере

Законодательством допустимо заполнять форму КО-4 с помощью компьютера. Для этого используются специализированное программное обеспечение либо известные офисные программы для работы с таблицами. Алгоритм и содержание ничем не отличается от ручного способа заполнение.

После окончательного внесения данных кассир должен:

вывести на печать страницы кассовой книги;
распечатанные экземпляры подписать и передать бухгалтеру на проверку, предоставив ПКО и РКО, оформленный за рабочий день.

В конце отчетного года распечатанные страницы журнала учета подлежат прошивке и нумеровку с проставлением печати, и подписи уполномоченных лиц.

Цифровая схема

Не запрещено вести кассовую книгу в электронном виде, не прибегая к необходимости ее распечатывать.

В качестве образца заполнения кассовой книги в электронном виде можно использовать любой соответствующий отчет предпринимателя, ведущего схожий вид деятельности.

Существуют определенные требования к ведению электронной формы учета, согласно которым:

гарантирована безопасность и защищенность от доступа к информации посторонних лиц;
исключены ошибки во внесенных данных;
обеспечена защита от потери данных.

Электронные кассовые книги подписываются ЭЦП в соответствии с действующим законодательством РФ.

Пример

Кассир обязан заполнять журнал ежедневно, без учета выходных дней. В конце рабочего дня все записи перепроверяются, а суммы по ордерам пересчитываются. Если все данные верны – ставится подпись с последующей передачей отрывного листа и подтверждающих проведенные операции бухгалтеру на проверку.

В кассовую книгу вносится информация о количестве переданных документов и ставится подпись.

Обязанностью бухгалтера является проверка предоставленной информации.

Сама книга состоит из двух основных частей заполняемые одновременно через копирку. При этом отрывная часть передается в бухгалтерию.

Информация по каждому новому рабочему дню вносится с новой страницы с указанием:

даты и номера;
все проведенные финансовые операции в течение суток;
остаток с предыдущего дня.

Как быть, если допустили ошибку

Независимо от формы ведения отчетности недопустимо вносить помарки или исправления в отчетные документы.

Ошибки неизбежны и для их исправления существует два законных способа:

Если допущенная ошибка при заполнении не влияет на конечную сумму, то место где она допущена, и вносятся правильные данные. Исправленная запись должна быть заверена кассиром и главным бухгалтером.
Если допущенная ошибка изменяет итоговую сумму, то вся страница подлежит аннулированию, и кассовые листы заполняются заново.

Во втором случае ответственное за ошибку лицо обязано предоставить пояснительную записку на имя руководителя или главного бухгалтера.

После предоставления документов созывается специальная комиссия, результатом заседания которой будет справка, с отображением внесенных корректив и изменений.

Своевременное выявление ошибок и соблюдение процедуры их исправлений позволит избежать наложения штрафов со стороны контролирующих штрафов.

Кто несет ответственность

Ответственность за правильность заполнения и ведения кассовой книги возложена на главного бухгалтера.

Порядок контроля утверждается локальным приказом руководителя предприятия.

Под контролем подразумевается:

проверка правильности проведения нумерации документа;
анализ корректности ведения учетной книги;
сверка кодов;
проверка предоставленного списка документов;
выявление незафиксированных исправлений и корректировок.

Специальные подразделения предприятия

Все финансовые операции, проводимые обособленными подразделениями, с наличными денежными средствами фиксируются в кассовой книге.

Нюансы:

если ОП самостоятельно вносит денежные средства на расчетный счет организации– остаток суммы считается как для организации, а при внесении денежных средств в кассу – лимит устанавливается на локальном уровне в соответствии с приказом;
на обложке книги указывается наименование обособленного подразделения.

Количество заполняемых книг на предприятии

На предприятии допустимо использовании нескольких кассовых книг в случаях, если:

есть обособленные подразделения;
предприятие выступает как платежный агент.

Правила прошивки

Оформление кассовой книги – важный аспект ведения отчетности по наличным кассовым операциям.

В зависимости от способа ведения журнала учета проводится ее сшивка и опечатка:

приобретенный печатный вариант – сшивается, нумеруется (в том числе с проставлением общего числа страниц) сразу и заверяется сургучной или мастичной печатью и подписью уполномоченного лица;

Ведение учета на компьютере с использованием ежедневной печати — сшивается, нумеруется (в том числе с проставлением общего числа страниц) в конце года и заверяется сургучной или мастичной печатью и подписью уполномоченного лица.

Внимание!

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.