Új módszerek az üzleti események tervezésére. Üzleti rendezvények lebonyolítása: hogyan találhat hasznos kapcsolatokat Teremtsen színházi hangulatot

A versenyzők résen vannak, ezért is fontos, hogy folyamatosan friss ötleteket generáljunk, még ha hagyományos rendezvényekről van szó. A kezedbe játszhatnak és új tervüléselrendezések és szokatlan ülések. Íme néhány ötlet, hogyan lehelhet életet az üzleti eseményekbe.

Idő előtt dolgozzon ki egy tervezési koncepciót, és emelje ki azokat a dolgokat, amelyek egyedivé teszik

Az Ön fő feladata, hogy ugyanazt az eseményt minden alkalommal új módon hajtsa végre. Tegye másnak a megjelenését, miközben megőrzi a lényegét. Ez különösen fontos, ha szponzort próbál találni. A versengő események közül azt választja ki, aki másképp nézhet ki.

Válasszon egy helyet, amely megfelel a tervezésnek

Használja magának a helyiségnek az építészetét és belső részleteit a márka népszerűsítésére, ahelyett, hogy idegesítő jelzésekkel zsúfolná össze. Válasszon olyan helyiségeket és helyszíneket, amelyek folytatják az esemény tervezési koncepcióját, és együtt alkotnak egyedi teret.

Határozza meg újra az ülőhelyeket

Nem minden üzleti esemény igényli a konferenciatermek vagy tantermek hangulatát. Adja meg a résztvevőknek, hogy hova üljenek. Valaki szívesen ül az asztalnál, valaki inkább egy karosszéket. A kényelem az első dolog, amire figyelnie kell, különösen, ha az embereknek nagyon hosszú ideig kell ülniük. Keverje össze a hagyományos és a szokatlan üléseket.

A kerekasztalok kiválóan alkalmasak megbeszélésekre. És hogy a résztvevőket megismertessük az esemény több aspektusával, osszuk fel a teret több „szakaszra”, amelyek között kényelmes lenne mozogni.

A tervezésnek meg kell felelnie a vendégek műszaki igényeinek

Az üzleti események résztvevőinek gyakran akkor is dolgozniuk kell, amikor éppen az esemény zajlik. Valahova csatlakoztatniuk kell egy laptopot, fogadniuk kell egy hívást stb. Ezért is fontos, hogy például minden üléshez töltőt biztosítsunk. Ezen kívül a rendezvény alatti kütyük használata a szervezők kezébe kerülhet. Élő chatet szervezhetnek, lehetőséget adnak arra, hogy kérdéseket tegyenek fel az előadóknak digitális eszközökön keresztül.

Teremts színházi élményt

A zene gyakran az esemény szerves részét képezi. Megfelelő légkört teremt. De üzleti rendezvényekre a DJ-fülke nem a legjobb megoldás. Tedd kicsit színpadiassá a DJ-előadásodat. Telepítse lemezjátszóit egy teljes értékű színpadra.

Rendeljen külön helyet a kommunikációhoz

A teremben közvetlenül az előadást követő kérdezz-felelek foglalkozások elavultak. Hogy senki ne rohangáljon mikrofont keresve, és senkinek ne kelljen egy számára nem érdekes kérdésre választ hallgatnia, érdemes kialakítani egy külön teret, ahová az előadó az előadása után azonnal megmozdul. Itt tehetik fel neki kérdéseiket az érdeklődők. Ez mindenki számára kényelmes: egy ilyen helyen a beszélő kényelmesebben érzi magát, és a vendégeknek lehetősége van személyesen kommunikálni vele.

Használja a designt, hogy a szponzorok értékeljék

A natív hirdetésnek van helye az ilyen rendezvényeken. Szervesen építse be szponzorát rendezvénykoncepciójába. Ez lehet egy kiegészítő oldal az interneten, amely a fő oldallal azonos stílusban készül, vagy a vendégek szórakoztatása, amely az esemény szerves részévé válik.

És a fentiek alátámasztására - élő példák.

Ha eleged van a formális, vagy fordítva, színházi bútorokból, keverd a stílusokat. Adja meg a vendégeknek a választás lehetőségét, hogy hol üljenek szívesebben.

Hosszú ideig egy helyben ülni fárasztó. Kényelmes ülőhelyeket kínál vendégeinek minden ízléshez.

A háromoldalas ülőalkalmatosság a közelség érzését kelti a rendezvény házigazdái számára.

A konferencia első soraiban helyezzen el kanapékat a VIP vendégek számára, távolabb pedig terítsen magas asztalokat azoknak, akiknek laptopon kell dolgozniuk.

Ha egy cég a b2b szektorban működik, az üzleti rendezvények nélkülözhetetlenek. Más előadókat hallgatva, önállóan beszélve, saját rendezvényeit szervezve több célt is elérhet egyszerre.

Zhamilya Kameneva,

A Konica Minolta Business Solutions Oroszország üzletfejlesztési és marketing igazgatója

Ebben a cikkben a következőket olvashatja:

• Hány ügyfélhez juthat egyetlen bejelentés után
• Hogyan dolgozzunk a célközönséggel üzleti események lebonyolítása során
• Hogyan válasszunk ügyfeleket egy iparági kiállításon a kiváltó témákra adott reakciók alapján
• Hogyan tartsunk 50 találkozót a megcélzott ügyfelekkel két nap alatt egy rendezvényen

Üzleti rendezvények lebonyolítása -általános gyakorlat az üzleti világban. Saját magunk számára négy részvételi és magatartási feladatot emelünk ki. Az első a cég bemutatása a piacon, megkülönböztetés a versenytársaktól, a márka ismertségének és megoldásainak növelése. A második a potenciális ügyfelek kapcsolatainak összegyűjtése. A harmadik az, hogy döntésre késztessük azokat az ügyfeleket, akikkel már folynak a tárgyalások. Negyedszer - az alkalmazottak szakértelmének és elismertségének növelése, „személyes márkaépítésük” lebonyolítása.

Sürgősen ellenőrizze partnereit!

Tudod, azt Az adóhatóság az ellenőrzés során minden gyanús tényhez ragaszkodhat a partnerrel kapcsolatban? Ezért nagyon fontos, hogy ellenőrizze azokat, akikkel együtt dolgozik. Ma ingyenesen tájékozódhat partnere korábbi csekkeiről, és ami a legfontosabb, kaphat egy listát az észlelt szabálysértésekről!

Szakmai közönséghez szólva a cég szakemberei a dokumentumkezelés és a nyomtatási megoldások szakértőjeként szereznek és tartják meg a hírnevet.

Üzleti események formátumai

A lead generálására csak offline eseményeket használunk, mert az online konferenciákon, webináriumokon lehetetlen a felszerelést bemutatni és az egyes résztvevőkkel kommunikálni. Számos offline részvételi lehetőség kínálkozik, ezek mindegyike különböző költségű és tartalmú szponzori csomagok formájában jelenik meg.

Munka a standon és teljesítmény. Ritkán válunk főszponzorokká: ezek többletköltségek. A tematikus foglalkozás támogatásának lehetőségét választjuk állvány beépítési lehetőséggel. A kiállításon dolgozók munkáját az előadó egészíti ki, fokozza. Ha a látogató érdeklődik a berendezés iránt, a teljesítmény igazolja a cég szakértői színvonalát. Azok a hallgatók, akik a jelentésből értesültek a cégről és a termékekről, éppen ellenkezőleg, a standon kommunikálhatnak az alkalmazottakkal, és megtudhatják a részleteket. Az év során 10-15 ilyen jellegű rendezvényen veszünk részt.

A szervezők további lehetőségeket is biztosítanak - például olyan résztvevők megismerését, akikkel egyébként magas rang vagy titkolózás miatt lehetetlen felvenni a kapcsolatot. Tehát egy regionális rendezvényen 100 ezer rubel értékű szponzori csomagért. felállítottunk egy kis standot, és az egyik fő szekcióban megszólalt az előadónk. A szervezők a kiállításon több mint 50 potenciális vásárlóval találkozókat szerveztek számunkra. Két nap alatt tárgyalásokat folytattunk, amelyekre a potenciális szerződések teljes összege elérte a 10 millió rubelt. (a tranzakciós összegek becslése az ügyféligények értékesítési osztály általi tisztázása után történik).

Teljesítmény. A cég szakértői és felsővezetői konferenciák előadóivá, kerekasztal-beszélgetések résztvevőivé válnak. A téma lehet erősen specializált és kiterjesztett is: „Hogyan integrálható az elektronikus dokumentumkezelés az irodai nyomtatóberendezésekkel” vagy „Mik a kilátások az outsourcing megközelítésre”. A sikeres szereplés biztosítja a társaság számára a rendezvény sikerének 90%-át. A teljesítményt az új kapcsolatok és a lehetséges ügyletek számának értékelésével mérjük. A sikeres tapasztalatokat tovább alkalmazzuk.

• Üzleti partnerség: amit tudnia kell, hogy ne legyen berendezkedve

Például Szentpéterváron minden évben konferenciát rendeznek a nagy szövetségi és regionális vállalatok informatikai igazgatóinak. 2015-ben előadónk beszéde a felmérésben résztvevők szerint bekerült a négy legérdekesebb közé. Közülük tízzel megkezdtük a tárgyalásokat, amelyek a jövőben szerződéskötéshez vezetnek. Az esemény költsége valamivel több mint 200 ezer rubel volt.

Küldött részvétel. Az értékesítési vezetők rendszeresen részt vesznek a speciális konferenciákon és üzleti fórumokon hallgatóként. A pálya szélén és a hivatalos rész alatt a többi résztvevővel beszélgetve megismerkednek a cégek képviselőivel - potenciális ügyfelekkel.

Szakértői részvétel beszéddel. A szakértői részvétel általában ingyenes az előadó és a cég számára. A fő feltétel egy elemző prezentáció a szervezet nyílt vagy burkolt reklámozása nélkül.

Hogyan szervezd meg a rendezvényen való részvételt

Az akciótervért a marketing osztály munkatársa felel. Nyomon követi a szakkiállításokat, konferenciákat, áttekintést ad az elmúlt évek eredményeiről és a részvétel hatékonyságáról, megvitatja lehetséges opciók az értékesítőkkel, és ennek eredményeként alakítja ki az éves rendezvénynaptárt és a költségvetést.

A naptárt a vállalati portálon tartják naprakészen. Egész évben állítható. Az egyes események regisztrált résztvevőinek listája szintén felkerül a portálra. Az értékesítők átnézik a listát, és maguk döntik el, hova menjenek: például olyan céget látnak a résztvevők között, amelyre már régóta „vadásznak”.

• Hogyan állítsunk be egy kiállítási bemutatót, hogy kiemelkedjen

Senkinek sem kötelező részt vennie a konferenciákon, de minden vezetőnek igen. Arra koncentrálnak, hogy mindegyiküknek mennyire van szüksége friss kapcsolatokra, új vezetőkre. A menedzserek kiválasztják az eseményeket, majd kérelmet nyújtanak be a marketing osztálynak. A látogatást a marketing költségvetésből fizetik. Ezután a vezetők beírják az eredményeket a CRM-be, és bármilyen formában jelentést készítenek - a közvetlen felettesek és a marketingesek számára.

Jelzi, hogy kik voltak jelen a rendezvényen, milyen témákról volt szó, megcélozták-e a közönséget, érdemes-e ott ügyfeleket keresni, átgondolt-e a szervezés. Kizárólag a cég saját rendezvényeinek látogatása kötelező – az ezen a területen értékesítésért felelős vezetőknek.

Üzleti rendezvények tartása: mit válasszunk

Ahhoz, hogy megértsük, mely üzleti eseményeket kell a cégnek megszerveznie, nem a méretekre vagy a presztízsre, hanem a célközönségre koncentrálunk. Figyelembe vesszük azt is, hogy a résztvevők milyen összetételűek, milyen alkalmazottak képviselik ezeket a cégeket.

Egyesületi rendezvények. Mindenekelőtt a CIO-k egyesületei által tartott rendezvényekre figyelünk. Esetünkben ezek a Global CIO és a 4CIO1, valamint a regionális CIO klubok. 100-250 fős konferenciákat, tematikus szemináriumokat, kerekasztal-beszélgetéseket szerveznek több tucat résztvevőnek. De az elértnél fontosabb a célcsoporttal való egyezés mértéke, a hallgatóságnál pedig a lehetőségek száma.

Ők az informatikai igazgatók a célközönség, általában úgy döntenek, hogy megvásárolják szolgáltatásainkat. Más cégek fontolóra vehetik a Pénzügyi Igazgatók Szövetsége, a HR-igazgatók szövetsége, az oroszországi vezérigazgatók szövetsége és más közösségek konferenciáját. Sokan nem fordítanak kellő figyelmet az egyesületek tevékenységére, és ez csökkenti a célközönség elérésének esélyét. 2015-ben tíz ilyen rendezvényen vettünk részt, és a jövőben is folytatjuk együttműködésünket.

1 Angolból. információs igazgató - információs technológiai igazgató.

Ipari és tematikus rendezvények. A cég többek között speciális megoldásokat értékesít bankok számára, oktatási intézmények, energiaszektor, olajtársaságok. Ezért értékesítők és szakértők vesznek részt az ipari és tematikus rendezvényeken. Független szervezők és iparági közösségek tartják őket: az Orosz Bankok Szövetsége, a Szövetség pláza satöbbi.

Iparági rendezvényeken a potenciális ügyfelekkel kommunikálva az iparág sajátosságait figyelembe vevő megoldásokat mutatunk be. Például az egyetemek számára három alapvető igény fogalmazható meg a dokumentumkezelés és a nyomtatás területén:

• belső adminisztrációs dokumentumáramlás;
• igény szerinti nyomtatás és szkennelés diákok számára;
• kiegészítő oktatási anyagok (kézikönyvek stb.) nyomtatása.

Ennek ismeretében az egyetemi rendezvényeken beszélünk saját belső nyomdai tanszék létrehozásának lehetőségeiről, amely ezeket a problémákat megoldja.

Médiaesemények. Üzleti fórumokat és konferenciákat az üzleti média (RBC, Vedomosti) és informatikai kiadványok (PC Week, CNews, Comnews, Open Technologies stb.) is tartanak. Ezek az események általában jól szervezettek, és vonzzák a szakértőket. Cégünk inkább a márka imázsának javítása érdekében vesz részt ezekben, semmint a lead generálás érdekében.

Hogyan lehet kiszűrni a haszontalan kapcsolatokat egy üzleti rendezvény szervezése során

A fejlett kommunikációs készségek elősegítik az erős kapcsolat kialakítását mind a standnál végzett munkában, mind a közönséggel való kommunikációban.

Kapcsolatfelvétel a kiállításon. Tapasztalt értékesítési vezetőket küldünk a standhoz, akik tudják, hogyan lehet egyensúlyt tartani az aktivitás és a feltűnésmentesség között. A túlzott nyomás irritálja a beszélgetőpartnert. A kiállításon a beszélgetés nem tart sokáig, a menedzsereknek fél perc alatt jó benyomást kell kelteniük, rá kell kelteniük a beszélgetőpartnert, hogy többet megtudjon a cégről, és egyúttal megértse, hogy az ügyfél a célpont, és megéri-e. időt tölteni vele. Aki kíváncsiságból beszél, azt nem szabad "forgalomba vinni". A megcélzott ügyfelek és a többi látogató megkülönböztetése érdekében a vezetők figyelik a kiváltó kifejezésekre adott reakciókat.

A standnál egy rövid beszélgetés során az eladók megemlítik a "nyomtatási minőséget", "új funkciókat", "nyomtatási költséget", "alacsony költséget" Kellékek"," a berendezés fő alkatrészeinek kopása. Ha a beszélgetőpartner mindenről lemarad, akkor biztosan nem ő a célkliens. Ha valamelyik téma felkelti az érdeklődést, érzelmek kimutatására késztet, akkor elmélyíteni kell a kapcsolatot.

Egy másik technika: ha a látogató érdeklődőnek tűnik, amikor az alkalmazott bemutatja a berendezés képességeit, az eladó a vendég válla mögé áll. Nyomon követi, hogy a látogató a gép mely részeit nézi, mely gombokat nyomja meg, milyen funkciókat tesztel. Így megtudhatja, hogy a beszélgetőpartner érti-e a témát, és a gép mely tulajdonságai hasznosak számára.

• Ipari áruk kiállítása: hogyan lehet 30%-kal növelni az ügyfélkört

A kiállításon az értékesítők feladata nem az, hogy a maximális számú névjegykártyát hozzanak magukkal - azokkal kell elkezdeni a kommunikációt, akik később nagy valószínűséggel kötnek szerződést. Az első kapcsolatfelvételkor csak állandó érdeklődés ébred fel. Itt most nem eladásról vagy bemutatóról beszélünk, ehhez túl zajos a kiállítás, sok a zavaró tényező. A bemutatást és a termékek részletes ismertetését célszerű elhalasztani az irodában, ahol bemutatóterem is van, megbeszélésre.

Kapcsolatfelvétel egy klubeseményen. Az üzleti reggeliken és más, viszonylag kötetlen találkozókon könnyebb párbeszédet kezdeni, mint konferenciákon. De minden esetben előzetesen megtekintjük a regisztrált résztvevők névsorát, és kiválasztjuk az együttműködésre a legígéretesebbeket, akikkel a jövőben felvesszük a kapcsolatot.

Üzleti rendezvények lebonyolítása

Az ilyen rendezvények segítik a meglévő ügyfelekkel való kapcsolatok kialakítását és új ügyfeleket vonzani. Számos formátumot fejlesztettünk ki. Például a nyomtatási outsourcing szolgáltatások népszerűsítésére OPS-Lunch 2 néven üzleti ebédeket szervezünk.

Először cégünk képviselője beszél a termékről, majd a megrendelő mutat példát a megvalósításra. Az ügyfelek számára ez egy további lehetőség, hogy szakértőként bizonyítsák szakmai közösségükben. Érdekes számukra, és új ötleteket kapnak a beszélgetés során.

2 Angolból. optimalizált nyomtatási szolgáltatások - optimalizált nyomtatási szolgáltatások.

A közönséget általában az értékesítési vezetők gyűjtik össze. Ha új az irány, vagy bővíteni kívánjuk az ügyfélkört, akkor szakmai szövetségek bevonását rendeljük el - ugyanazok, amelyek saját rendezvényeket szerveznek. Mindegyiküknek fix költsége van az ügyfelek vonzására és saját kapcsolati adatbázisa.

Megbízatásunknak megfelelően kezdeti kiválasztás történik: egy 20 fős rendezvényre általában 100-200 elérhetőséget ajánlanak fel. Ezután az értékesítési csapat meghatározza a prioritásokat, kiválaszt 50-60 embert a javasolt jelöltek közül és meghívja őket, és ennek eredményeként 20-30 látogató érkezik.

Ha a rendezvények a berendezés adottságainak vannak szentelve, akkor azokat a cég irodájában, a bemutatóteremben tartjuk, hiszen sok mindent „élőben” kell bemutatni. Például egy olyan témát, mint a színminőség, nem lehet csak elméletben tárgyalni. Az előadók szakértők és meglévő ügyfelek.

Üzleti rendezvények eredményei

A marketing költségvetés üzleti rendezvények lebonyolítására való elköltésének hatékonyságának értékeléséhez ügyelünk arra, hogy a részvételi vagy szervezési költség ne haladja meg a rendezvényeken való kapcsolatfelvétellel kezdődő tranzakciók eladási összegének 5%-át. Minden elköltött rubelért 20 rubelt kell kapnia. jövedelem. Az interakció történetében az ügyfelek körülbelül 5%-a vesz részt rendezvényeinken, és a tervek szerint ez a szám növekedni fog.

• A cég részvétele a kiállításon: az előkészítés algoritmusa 9 lépésben

Ha a hatást az új ügyfelek és a potenciális tranzakciók számában értékeljük, akkor valaki más rendezvényén a hallgatóként részt vevő menedzser 10-15 ügyféllel találkozik.

A cég saját, 30-40 fős rendezvényén öten-hatan lépnek színpadra üzleti ajánlat ha új ügyfelekről van szó. Ha az ügyfelek idősek, akkor egy-kettő közvetlenül a rendezvényen vagy közvetlenül utána vásárol felszerelést. Ha már meglévő ügyfelekről beszélünk, akkor a sikeresen lebonyolított tranzakciók aránya elérheti a meghívott résztvevők számának 30-40%-át.

Információk a szerzőről és a cégről

Zhamilya Kameneva Diplomáját a Moszkvai Állami Erdészeti Egyetemen szerezte, MBA fokozatot a MIRBIS Business School-on szerzett. Dolgozott az Orange Business Servicesnél, a VimpelCom marketing osztályán, és a Samsung Electronics Rus igazgatóságának marketing osztályát vezette. 2015 óta, jelenlegi pozíciójában.

Konica Minolta Business Solutions Oroszország. A japán Konica vállalatot 1873-ban alapították. 2003-ban egyesült a Minoltával. kellékek átfogó szolgáltatások valamint megoldások digitális nyomtatáshoz vállalati és ipari környezetben. Képviselet Oroszországban - 2000 óta, Moszkvában található. A személyzet több mint 100 fő. Hivatalos weboldal - www.konicaminolta.ru

Az üzleti események olyan különleges szintű események, amelyek, mint minden más, meghatározott célokat követnek.

Minden évben sok ilyen esemény van a világon. Ennek megszervezését és lebonyolítását egy közös szolgáltatási területté egyesítik, és az MICE nevet viselik. Ez a rövidítés négy különböző területből áll, amelyeket egy közös ügyfélközpontúság köt össze, ezek pedig a vállalati ügyfelek.

Ezeknek a rendezvényeknek a megtartására világszerte üzleti központokat, konferenciatermeket hoznak létre (sok nagy szállodában és szállodában van hasonló) stb. Mindezt egy közös infrastruktúrává egyesítik, és évről évre fejlődnek.

Az ilyen rendezvényeket a cégek azért szervezik, hogy a partnereket és a közvéleményt magához a céghez, termékei és szolgáltatásai köréhez vonzzák. Az ilyen események nagyon jelentős eseménnyé válhatnak, és nagy tömegek figyelmét felkelthetik.

Ahhoz, hogy egy üzleti esemény sikeres legyen, először világosan és pontosan meg kell határoznia a projekt céljait. Koordinálja ezt a döntést az üzleti projekt előkészítésében részt vevő összes résztvevővel. Határozza meg a meghívott résztvevők összetételét és az esemény helyszínét. Ha a nyilvánosság részvétele fontosabb az Ön rendezvényén, akkor vesse fel az esemény médiavisszhangjának kérdését.

Világosan dolgozza ki a programot minden szakaszban: nyitás, hivatalos (fő) rész, záró, nem hivatalos rész stb.

Az üzleti események példái az üzleti találkozók, konferenciák, üzleti szemináriumok és egyéb üzleti események, amelyek célja üzleti beszélgetésügyfelekkel és partnerekkel.

Üzleti rendezvények tartása

Az üzleti rendezvények piaca folyamatosan fejlődik és bővül. Számos új helyszín van az ilyen jelentős események megrendezésére. Oroszország már régen elérte a közös szintet a világ vezetőivel. Napjainkban az oroszországi üzleti események a legmagasabb világszinten tarthatók. Ráadásul ez az állítás nemcsak Moszkvára és Szentpétervárra vonatkozik. Ma sikeres és lendületes üzleti eseményeket lehet tartani olyan városokban, mint Kazan, Jekatyerinburg, Szocsi és még sokan mások.

Az ilyen eseményekhez jobb megfelelő vállalkozót választani. Egy üzleti rendezvény előkészítése és lebonyolítása körültekintést és körültekintő hozzáállást igényel. A lebonyolító cégnek nemcsak mindent „megírva” kell elvégeznie, hanem segítenie kell az üzleti esemény céljainak, irányainak kialakítását is a megrendelő cég számára. Az ilyen munka széleskörű tapasztalatot igényel az üzleti rendezvények piacán, mind Oroszországban, mind külföldön.

Üzleti események szervezőjeként működik mind Oroszországban, mind az egész világon. Cégünk a világ bármely pontján segít egy ilyen rendezvény létrehozásában és lebonyolításában. Megbízható és figyelmes asszisztensek vagyunk üzleti projektek- ezt számos ügyfelünk és készített programunk is megerősíti! Hozzon létre egy jelentkezést, és üzleti projektmenedzserünk felveszi Önnel a kapcsolatot, és segít a programkészítés és az üzleti rendezvény megszervezésének minden szakaszában.