Üzleti terv egy hostel nulláról indításához. Mi az automatizált szállodai rendszerek Szálló megnyitása a semmiből

Központi automatizálási rendszer egy mini hotel vagy hostel számára. Lehetővé teszi a szobakészlet kezelését, egyszerűsíti a foglalási és bejelentkezési eljárást a vendég preferenciáinak figyelembevételével, statisztikát vezet bármely hostel legfontosabb mutatóiról (ADR, RevPac, RevPar, Occupancy stb.), adatokat szolgáltat számvitelhez és vezetői beszámoláshoz, stratégiai döntések meghozatalához ... A hostelek esetében az alap speciális konfigurációját használják, amely lehetővé teszi az ágyakkal és szobákkal (egyszerre) a klasszikus „éjszakák”, valamint az órák kontextusában való munkát.

Adóügyi nyilvántartó felület

Lehetővé teszi a szállodairányítási rendszer összekapcsolását az adónyilvántartóval a Vendégtől kapott és a szállodairányítási rendszerben tartott összegek fiskalizálása érdekében.

Adatfeltöltés számviteli rendszerekhez

Adatok feltöltése könyvelőprogram általi későbbi feldolgozáshoz. Lehetőség van a fizetések letöltésére is az 1C adatbázisból a szállodai programban szereplő partnerek számláira.

Interfész elektronikus ajtózár rendszerrel

Ha a hostel rendelkezik elektronikus ajtózár rendszerrel, akkor a szállodai rendszerhez csatlakoztatva csak akkor lehet kulcsot kiadni a vendégnek, ha van foglalás a szállodairányítási rendszerben, és csak a dátumokra / időpontokra. a rendszerben meghatározott. Így csökken annak a valószínűsége, hogy a rendszert megkerülő kulcsot adnak ki.

Interfész az online foglalási rendszerrel

A modern világban egyre több vendég foglal szobát különféle online értékesítési csatornákon keresztül, és a foglalások kézi feldolgozásának elkerülése érdekében több értékesítési csatornát felhalmozó csatornamenedzserrel való kapcsolat jön létre. Az online értékesítési csatornákon keresztül érkező foglalások automatikusan bekerülnek a rendszerbe egy adott attribútummal.

A szállodai automatizálási rendszer használata biztosítja az ügyfélszolgálat áttekinthetőségét, szabályozza a kiszolgáló személyzet tevékenységét és csökkenti a költségeket. Az innovatív technológiákon és speciális szoftvereken alapuló panzió, szálloda vagy miniszálloda vezetése egy út a szolgáltatásnyújtás új szintjéhez és vállalkozása boldogulásának kulcsa.

A panziók és szállodák személyzetének sajátossága jelentősen eltér a különféle szolgáltatások nyújtásának más szektoraitól, mivel a szállodaiparban folyamatosan nagy mennyiségű információval kell érintkezni a szobafoglalásokkal, a tartózkodási napok számával, kijelentkezési idő stb., megfelelő jelentést kell készítenie, és figyelemmel kell kísérnie a szolgáltatás magas színvonalát. Ezért az automatizált szállodai rendszereket széles körű elosztás és megvalósítás jellemzi.

A szállodaautomatizálás fő előnyei

A szállodaautomatizálás a következőkre képes:

• az összes osztály tevékenységére vonatkozó információkat egyetlen információs rendszerben egyesíteni;
• foglalás és fizetés bármilyen kényelmes módon;
• nyomon követni a mozgást, a szállodai erőforrások fogyasztását;
• a szobaalapkezelés sebességének növelése;
• minimalizálja a vendégek bejelentkezési idejét;
• a szükséges számviteli információkat egyetlen rendszerbe vigye be;
• megszervezni a recepciós, szobalányok, vendéglátó személyzet munkájának logikáját;
• a nyújtott szolgáltatásokról számviteli árlistát készít, a nyereségről nyilvántartást vezet;
• korlátozza a személyzet hozzáférési területeit;
• a munkavégzés biztonságának növelése videó megfigyelő és egyéb rendszerek használatával.

A szálloda automatizálása, amelynek programjait minden felhasználó használhatja, lehetővé teszi egy sor feladat végrehajtását. Megvalósításuk magas szintű munkavégzést és minőségi szolgáltatást biztosít. Más szóval, a szállodaautomatizálás lehetővé teszi a szállodai szolgáltatások teljes skálájának korszerűsítését, az információfeldolgozás sebességének és a személyzet tevékenységeinek koordinációjának növelését, míg a kézi munka automatizálása csökkenti a hibák valószínűségét, ami befolyásolja a jelentés minőségét. A menedzsment számára pedig gazdag anyagréteg áll rendelkezésre az üzleti folyamatok elemzéséhez.

Szállodakezelő szoftver: Főbb jellemzők

A szállodaautomatizálási szoftvertermékek a Property Management Systems nevű speciális szoftverrendszerek csoportjába tartoznak – ingatlanelemek kezelésére szolgáló rendszerek. Magán a HMS-en kívül ezek közé tartoznak a más létesítmények (edzőtermek, éttermek, bárok) kezelésére szolgáló szoftvertermékek, valamint a raktárkomplexumok, szupermarketek, kormányzati szervek kezelésére szolgáló programok.

Az összes kínált HMS hasonló felépítésű, több fő modulból áll:

• a vendégek regisztrációjának és kiszolgálásának blokkja;
• Ellenőrző és menedzsment szolgáltatások;
• interfészek külső rendszerekhez.

Minden automatizált szállodának megvannak a saját vezetői egységei, de a szabványos funkciók a következők:

1. Recepciós- egy fontos modul, amely a vendég regisztrációjáért és a szobába való bejelentkezéséért, és ennek megfelelően a számításért és a kijelentkezésért felelős. Ennek a szolgáltatásnak a felülete a szobaalap elszámolásának interaktív terve ("sakktábla") formájában készül, amely ellát minden, az elszámolással, ügyfélszolgálattal kapcsolatos feladatot.
2. Foglalás- egy szolgáltatás, amely lehetővé teszi a szobák rendelkezésre állásának vagy foglaltságának meghatározását egy bizonyos időszakra, valamint előzetes foglalás létrehozását és lemondását.
3. Szobalány modul- szolgálja az ügyeletesek beosztásának tervezését, helyiségek takarítását, az elvégzett munkák jegyzékének elkészítését (takarítás, törölközőcsere, WC-kozmetika készítés stb.). Jellemzően a modul kiszámítja a munkavégzés során a személyzet által kapott pontok számát, és figyeli a minibárok elérhetőségét is.
4. Adminisztráció- a szolgáltatás magának a szoftverterméknek a működésének beállítására, az árak, árfolyamok stb.
5. Számviteli osztály- információk továbbítására szolgál a későbbi feldolgozáshoz a számviteli programokban (ez általában "1s"). Vannak azonban olyan vendéglátó-ipari szoftverek, amelyek "1s" képességekkel rendelkeznek.

Kölcsönhatás külső rendszerekkel

Az automatizált szállodamenedzsmentet sok esetben használják együtt külső rendszerek, amelyek a szálloda berendezéseinek működését irányítják és a vendégek számára különféle szolgáltatások nyújtását biztosítják.

A szállodai tevékenység végzéséhez használt berendezések a következők:

• Adóügyi nyilvántartók bármely pénzügyi tranzakció lebonyolításához fizetésre, hitelkártyákkal és készpénzzel, amelyet a vendégek fizetésre használhatnak.
• Beléptetőrendszerek - az "offline" és az "online" típusú elektronikus zárakat széles körben használják. Utóbbiak a személyzeti hozzáférésről, a jogosulatlan hozzáférési kísérletekről küldenek információkat a főprogramnak.
• Energiatakarékosság - a beléptetőrendszer egyik alkalmazása - az úgynevezett energiatakarékos zseb, amely a kulcskártya tárolására szolgál, a helyiség áramellátására. Egyes automatizált rendszerek beállíthatják a helyiség hőmérsékleti rendszerét a lakók jelenléte / távolléte alapján stb.
• Speciális rendszerek fizetős TV-vel, amelyek lehetővé teszik, hogy a vendégek TV-csatornákat nézhessenek, reklám vagy "video on demand" nélkül. Ezt a bemutatót a tartalomszolgáltatók biztosítják, és csak a szálloda hálózatán keresztül sugározzák.
• Az online foglalás egy olyan szolgáltatás, amelyen keresztül a vendég önállóan választhat és rendelhet szobát. Ez növeli a szállodába vetett bizalmat és növeli az ügyfelek áramlását.
• Automatizálási rendszerek bárok és éttermek számára - megszervezi a rendelés és a végrehajtás automatizálását, a leltár ellenőrzését és az áruk mozgásának ellenőrzését, valamint a gátlástalan munkavállalók elleni védelmet.

Fontos! A vendégek szolgáltatásait úgy kell megszervezni, hogy az élelmiszervásárlási számlákat kijelentkezéskor kifizessék. Ehhez a rendszer információkat kér a vendégről, a fiók állapotáról, információt továbbít az igénybe vett szolgáltatásokról.

Programok szállodák számára az orosz piacon

• SmartHotel- a legerősebb szállodamenedzsment szoftver, amely az 1c platformon működik. Ez a program végrehajt minden olyan funkciót, amely a szállodaautomatizáláshoz szükséges, beleértve a szállodai központot és az étteremmenedzsmentet.
• Fidelio Olyan szoftver, amelyet több mint 30 éve használnak az orosz szállodaiparban. A beépítési költséget ben határozzák meg egyénilegés főleg a szálloda méretétől, a szálloda felszereltségétől függ. Azt is meg kell jegyezni, hogy az egyik legdrágább szoftverrendszer.
• Edelweiss Egy orosz fejlesztés, amelynek költségét a munkahelyek száma határozza meg.
• 1C Hotel- a legolcsóbb és legegyszerűbb megoldás, az ár a munkák számától függ.

Összegezve

Természetesen a szállodaautomatizálás a növekedés és fejlődés kötelező lépése. saját üzlet... Mielőtt azonban elkezdené a szálloda üzleti folyamatainak automatizálását, ajánlatos megfogalmazni egy ilyen rendszerrel kapcsolatos alapvető követelményeket és feladatokat. Általában azt a rendszert választják, amely jobban illeszkedik a szálloda vagy szálloda számára a fejlesztés jelenlegi szakaszában releváns lehetőségekhez.

A hostel egy olcsó szálloda analógja, ahol a vendégek kényelmes helyet kínálnak az éjszaka eltöltésére. Az ilyen létesítmények piaca aktívan fejlődik, így a kezdő vállalkozók befektethetnek ebbe a vállalkozásba, miután előzetesen megbecsülték egy ilyen vállalkozás összes kockázatát és jövedelmezőségét.

Piackutatás

Egy adott régióban egy hostel megnyitásának kilátásainak felméréséhez érdemes figyelembe venni az ilyen szolgáltatás iránti keresletet a potenciális ügyfelek körében, amelyek a következők:

• diákok, fiatalok (az összes látogató kb. 65%-a);
• turisták és utazók, akik pénzt szeretnének megtakarítani az éjszakázáson (az ilyen ügyfelek száma évente 2%-kal nő);
• akik munka miatt érkeztek a városba.

Emellett érdemes elemezni a város turisták látogatottságát, és egy térképet készíteni a városban megvalósuló nagyszabású érdekes eseményekről. Lehetnek különféle sportesemények, népszerű művészek koncertjei, kiállítások, szezonális fesztiválok stb. Ugyanakkor figyelembe kell venni, hogy hány hostel van már nyitva, milyen szolgáltatásokat nyújtanak, és hogyan lehet felülmúlni a versenytársakat.

Cégbejegyzés

A regisztráció típusa attól függ, hogy hol tervezi megnyitni a hostelt:

• A lakásban... Ebben az esetben regisztrálnia kell (IE) néven. Ez egy gyors és megfizethető eljárás.
• Nem lakás céljára szolgáló helyiségekben(mint egy minihotel). Ebben az esetben már regisztrálnia kell (LLC) néven. Ez az eljárás több papírmunkát igényel, és valamivel többe fog kerülni, mint egy egyéni vállalkozó regisztrációja. Részletesebben elmondja, miben különbözik az egyéni vállalkozó az LLC-től, és mik az előnyei és hátrányai.

Vállalkozás indításakor egy hostelhez a következők rendelhetők:

• 23 - egyéb lakóhelyi tevékenységek;
• 23.5 - egyéb ideiglenes tartózkodási helyeken végzett tevékenységek, amelyek nem tartoznak más csoportokba;
• 20 - rövid távú szálláslehetőségek.

Vásárlás is kötelező bankautomataés regisztrálja az adóhivatalnál. Az üzleti tevékenység kezdeti szakaszában ajánlatos a kezdő vállalkozók választani (STS), amely a szervezet 15% -ának vagy a teljes készpénzforgalom 6% -ának kifizetését feltételezi évente.

Mindenképpen meg kell szerezni bankszámla a banknál, hogy az ügyfelek könnyebben tudjanak fizetni és nyomtatni.

GOST követelményei a hostelben

Ahhoz, hogy megértse, hogyan kell egy hostelt a semmiből megszervezni, meg kell ismerkednie a szabályozási kerettel. 2015-ben a GOST 56184-2014 " Általános követelmények hostelekhez ", amely szerint egy olcsó szállodát a következő szabályok szerint kell felszerelni:

• egy ágyhoz legalább 4 négyzetmétert kell kiosztani. m .;
• a helyiség belmagasságának legalább 2,5 m-nek kell lennie;
• az ágyak legalább 80x190 cm méretűek, a köztük lévő távolság pedig 75 cm legyen;
• a helyiséget tűzoltó készülékkel kell felszerelni, és a tűzbiztonság érdekében külön naplót kell vezetni;
• 15 helyhez 1 zuhanykabint kell felszerelni, és a fürdőszobát a lakótereken kívül kell elhelyezni;
• 1 WC felszerelése 12 fő részére;
• szereljen fel 1 mosdót 6 üléshez;
• ivóvíz és vízforraló hozzáférés biztosítása a vendégek számára;
• felszerelni egy helyiséget a vendégek kommunikációjához, pl. nappali;
• ha van étkezési hely a szálló közelében, nem szükséges magában a hostelben konyhát felszerelni;
• előírja a szálló személyzetének és vendégeinek magatartási szabályait, jogait, kötelességeit és felelősségét, amelyek megsértésük esetén következnek.

Ezenkívül figyelembe kell vennie a GOST R 56184-2014 5.7.3. pontját, amely szerint az alagsori és pincék nem szerelhetők fel hostel számára.

A GOST követelményeinek könnyebb megértése érdekében a következő példákat kell figyelembe venni:

• A 10 ágyas szállónak 1 fürdőszobával, 1 zuhanyzóval és 2 mosdóval kell rendelkeznie, a hálóterületnek pedig legalább 50 nm-nek kell lennie. m.
• Egy 50 férőhelyes hostelnek legalább 6 szobával kell rendelkeznie, amelyek mindegyike 8 fő elszállásolására alkalmas. 4 fürdőszoba szükséges. A pihenő mellett érdemes egy büfét - teljes étkezőt vagy minibárt - felszerelni. Szüksége lesz egy háztartási helyiségre az ágyneműk, készletek tárolására, Kellékek stb. Érdemes berendezni egy háztartási helyiséget, hogy abban ruhát, ágyneműt stb. mossunk, szárítsunk.
• 100 férőhelyes szálló nyitásakor olyan szobát kell választani, amelyben több háztömböt is beépíthet külön fürdőszobával, konyhával, társalgóval stb. Ebben az esetben több apartmant is ki lehet vásárolni, amit aztán át lehet osztani. egy mini hotel. Ha jól mennek a dolgok, akkor lehet bővíteni ill.

Ami a helyszínt illeti, a belvárosban javasolt egy szállónak szobát bérelni. Ebben az esetben az érdekes turisztikai helyek elhelyezkedéséből, a jó közlekedési kapcsolatokból, a közeli metró- és vasútállomások jelenlétéből lehet kiindulni.

Meg kell jegyezni, hogy a vállalkozók gyakrabban nyitnak miniszállodákat apartmanokban, mint nem lakáscélú helyiségekben, mivel sokkal kevesebbre van szükség az elrendezésükhöz. pénzügyi befektetések... Ami a hiányosságokat illeti, kiemelhetjük a szomszédokkal való esetleges konfliktushelyzeteket. Ezek elkerülése érdekében érdemes teljes felelősséggel vállalni a szálló dolgozóinak és vendégeinek fegyelmét.

A videóban egy szakember megmondja, hogyan készítse el a hostel megfelelő elrendezését:

Modern szálló program- egy többfunkciós megoldás, amely automatizálja az irányítást, a tevékenységek elemzését és a hostel riportok kialakítását. Kényelem és praktikum vonzó áron.

Mára a hostelek, mint olcsó szálláslehetőségek világszerte elterjedtek. Nagyon népszerűek a turisták széles köre körében, így a hostelek szobái nagyon gyorsan elfogynak. És annak érdekében, hogy egy ilyen megfizethető szállodához optimalizálni lehessen az összes kezelési folyamatot, és automatizálni lehessen a szobafoglalási műveleteket, modern automatizált irányítási rendszerek használata javasolt. Egy ilyen rendszer élén egy különleges szálló program- többfunkciós szoftver, amely hozzáférést biztosít a felhasználó számára az összes rendszereszközhöz és egyben egyszerű kezelést.

Az automatizált rendszer bevezetésének előnyei

Helyesen kiválasztott és hangolt szálló program a következő előnyöket nyújtja:

• foglalási és szobakészlet-számviteli folyamatok optimalizálása;
• a foglaltság operatív megfigyelése;
• dokumentumok kezelése vendégekkel;
• automatizált jelentéskészítés stb.

Szálló menedzselésének lehetőségei szoftver segítségével

Az ilyen olcsó szállodákban a szobák száma több kategóriába van osztva a szobában lévő ágyak száma és a további kényelmi szolgáltatások szerint. A különböző kategóriájú szobáknak pedig eltérő árai vannak. A szezonalitás a hostelben elfoglalt hely árát is befolyásolja – ez az év során nagyon változó lehet.

És különleges szálló program leegyszerűsíti az árképzési folyamatokat a vendégeknek kínált árak automatikus kiigazításával. Ezért elég egyszer kitölteni a programadatbázist – és akkor az átveszi az összes munkát.

Ezenkívül egy ilyen szoftver képes lehet szinkronizálni a saját adatbázisából származó adatokat és a szálló webhelyén található információkat. Ebben az esetben a szabad férőhelyek számának változásáról szóló információk automatikusan megváltoznak az oldalon. Ez lehetővé teszi a webmester szolgáltatásainak mellőzését.

Modern szálló automatizálási szoftver bőséges lehetősége van a szükséges dokumentáció elkészítésére:

• automatikusan kitölti a szükséges űrlapokat;
• képes különböző nyelveken dolgozni;
• biztosítja a dokumentációkészítés hatékonyságát.

Is szálló programok A funkcionalitás széles skáláját kínálja az aktuális tevékenységek, az igények és az összes szükséges teljesítménymutató nyomon követésére, különféle marketingfeladatok megoldására, és általában a hostelben szinte minden művelet végrehajtásának automatizálására.

Ár

A funkcionalitás ilyen széles skálájával a professzionális szállószoftver meglehetősen megfizethető lesz, és nem igényel bonyolult és drága berendezéseket. A teljes adatbázis elhelyezhető egy dedikált szerveren, a felhasználónak csak PC-re és internet-hozzáférésre van szüksége. Ennek köszönhetően a pénztárcabarát szállodák programjait nagyon kedvező árak jellemzik.

A könyvelés a szállodaiparban rendkívül fontos, mert enélkül eljuthat oda, hogy a Túlfoglalás megtörténik. Ez az a helyzet, amikor egy vendég érkezik bejelentkezni, aki fizetett, de nincs elég hely neki, mivel túl sok szobát adtál el. Ennek elkerülése érdekében vezessen nyilvántartást, és ezt a legkényelmesebb az ExaHostel 4.67 használatával megtenni. Ez egy ingyenes, de egyben professzionális segédprogram. És ha most mindent megtesz, meg fog lepődni, milyen kényelmesek lehetnek a műveletek.

ExaHostel - szálló program

A hostelek olyan szállodák, amelyekben egyszerre többen is megszállhatnak. Például 6-12 fő szobánként. Ez a szállástípus az egyik leggazdaságosabb, ezért nagyon népszerű a turisták körében. Ám ez a szállástípus munkavégzése szempontjából is az egyik legnehezebb egy cégtulajdonos számára, hiszen nem csak a szobák számával, hanem az ágyakkal is operálni kell. Az ExaHostelnek köszönhetően a következőket teheti:

• Kap teljes felügyelet a helyzet felett;
• Nyilvántartást vezet a látogatókról és látogatókról;
• Fontolja meg a pénzügyi tranzakciókat;
• Online foglalás megszervezése;

Vannak más funkciók is, amelyek közül néhány csak a professzionális összeállításban érhető el. De ezek a funkciók lehetővé teszik, hogy vállalkozását új szintre emelje, például összekapcsolja az Ön vállalkozását CRM rendszer a Booking, a Hotels, az Agoda és más oldalakra. Ezt követően az internetről szóló foglalások automatikusan az Ön adatbázisába kerülnek. Csak manuálisan kell vezérelnie és moderálnia a bejövő alkalmazásokat. A folyamat többi része teljesen automatizált.

Javasoljuk ennek a szoftvernek a használatát, mivel nem igényel személyzeti képzést. A felület orosz nyelvű, de nem ez a fő dolog. A lényeg az, hogy a fejlesztők kifejezetten egyszerűvé tették a szoftvert, szó szerint 10 gombos, és minden nagyon szépen megtervezett, ezért intuitív. Azt is javasoljuk, hogy ne váltson át angol, hiszen ebben a verzióban minden annyira érthetetlen lesz, hogy még egy híres ember sem fog tudni megérteni. Javasoljuk a "Pénztár" bővítmény telepítését is, amely az elosztókészlet kis súlya (4,5 MB) ellenére teljesen helyettesíti a könyvelőt.