Belső ellenőrzési ellenőrző lista. A bank minőségirányítási rendszerének belső auditja és a menedzsment elemzése. Minta: FTP démon telepítési ellenőrző lista
Számviteli ellenőrzés, valamint egyéb területek gazdasági aktivitás kivétel nélkül minden kereskedelmi vállalkozásban el kell végezni.
Ebben az esetben emlékezni kell az ilyen eljárások számos nagyon különböző jellemzőjére. Rendezni kell őket, követni kell egymást bizonyos sorrendben.
Mivel ez az egyik oka annak, hogy a szabályozó hatóságok ellenőrzései során nem merültek fel mindenféle problémák.
Egy speciális ellenőrző lista lehetővé teszi az ilyen jellegű munka jelentős egyszerűsítését. Fontosságát nehéz túlbecsülni. Az ilyen dokumentumok formátumának számos változata létezik.
Ha lehetséges, előzetesen meg kell ismerkednie tulajdonságaival, összeállításának árnyalataival. Ezzel elkerülhető sok komplikáció a jövőben.
Általános információ
Ez a dokumentum tartalmazza a legrészletesebb információkat az ellenőrzéssel kapcsolatos kérdések listájáról. A szóban forgó lapnak nincs törvény által meghatározott formátuma.
Ugyanakkor elengedhetetlen bizonyos szabályok betartása a kialakítás során. Ez csökkenti a szövődmények valószínűségét a folyamatban.
Mielőtt elkezdené egy ilyen lap elkészítését, mérlegelnie kell a következő kérdéseket:
- ami?
- a dokumentum célja;
- jogi keretrendszer.
Ami?
Maga az ellenőrzőlista egy speciális dokumentum, amely lehetővé teszi, hogy egyidejűleg meglehetősen sok különböző feladatot oldjon meg.
A dokumentumot különböző intézmények, szabályozó szervezetek és tisztviselők használhatják. Csak fontos megjegyezni az ilyen típusú dokumentumok elkészítésekor érvényes jogi normákat.
Maga a dokumentum a következő kérdéseket tükrözi:
Az ilyen dokumentumok használatának vannak előnyei és hátrányai is. A fő hátrányok közé tartoznak a következők:
| A dokumentumban azonosított problémák listája | Lehet, hogy túl szűk, ami elégtelen teljes körű ellenőrzést eredményez |
| Az ellenőrző lista bizonyos esetekben elrettentő erejű lehet | A könyvvizsgáló számára korlátozó tényező – egyszerűen nem lép túl a feltett kérdéseken |
| A dokumentum nem helyettesíthető | Szabványos ellenőrzési terv |
| Egy tapasztalatlan könyvvizsgálónak nehézségei lehetnek | A lapon megfogalmazott kérdések megértésével egyszerűen nem tudja egyértelműen és egyértelműen elmagyarázni, hogy egy adott esetben pontosan mit keres |
| A dokumentumot a lehető legjobban el kell készíteni | A duplikált kérdések komoly zavarokhoz vezethetnek |
A legtöbb esetben a dokumentumok előnyei és hátrányai is számos különböző tényezőtől függenek.
Először is ez a következő pontokra vonatkozik:
Az ellenőrző lista egy univerzális eszköz az ellenőrzéssel kapcsolatos feladatok és néhány egyéb, a vállalkozásban rendszeresen elvégzendő eljárás végrehajtásához.
A következők tartalmazhatnak ilyen dokumentumokat:
A dokumentum célja
Az ilyen típusú dokumentumok felhasználói manapság a következők lehetnek:
Ez a lap lehetővé teszi a következő feladatlista egyidejű vagy egymás utáni megoldását:
- helyesen, a jogszabályi normákkal összhangban megtervezi magát az ellenőrzés lefolytatását;
- végezzen szelektív irányítást, végezze el minden ideje leghatékonyabb tervezését;
- lehetővé teszi, hogy elkerülje az ellenőrzés bármely fontos szakaszának kihagyását;
- memóriaeszközként használják;
- nagyban leegyszerűsíti magának az ellenőrzésnek a lefolytatását;
- az ellenőrzést strukturáltan, holisztikusan végzik;
- az ellenőrző lista segítségével lehetőség nyílik a különböző intézmények, illetve az ellenőrzést végző dolgozók közötti kommunikáció lebonyolítására.
Az ilyen dokumentumokat gyakran más problémák megoldására is használják. Érdemes előre megismerkedni az ilyen dokumentumok főbb tulajdonságaival. Ez lehetővé teszi számos nagyon különböző nehézség elkerülését.
Jogi keretrendszer
A fő jogalkotási aktus, amellyel összhangban ilyen típusú dokumentumot kell készíteni, az.
Ez a szabályozási dokumentum a következő fő részeket tartalmazza:
| Könyvvizsgálati tevékenységek | |
| A főbb NAP-ok listája, amelyek szintén szabályozzák ezt a fajta tevékenységet | |
| Mi az a könyvvizsgáló szervezet | |
| Mit jelent a "auditor" kifejezés? | |
| Mit jelent a kötelező könyvvizsgálat? | |
| Ellenőrzési jelentés | |
| Az alapszabályok listája, az auditorok által végrehajtott intézkedések standardjai | |
| A különböző könyvvizsgáló szervezetek teljes függetlenségét jelöli | |
| Könyvvizsgálói titok | |
| Hogyan történik az ellenőrzés minőségellenőrzése? | |
| Könyvvizsgálói képesítési bizonyítvány | |
| Az eljárást, valamint a könyvvizsgálói bizonyítvány visszavonásának indokait | |
| Véghezvitel állami ellenőrzés a vállalkozás érintett tevékenységi területén |
Ha lehetséges, alaposan ismerkedjen meg az ellenőrzési tevékenységet szabályozó jogszabályok minden árnyalatával. Mivel ezeket a szabályozási dokumentumokat feltétlenül követni kell.
Példa a belső ellenőrzési ellenőrzőlista kitöltésére
A vizsgált laptípus összeállításának folyamata meglehetősen egyszerű, de megvannak a maga árnyalatai. Az ilyen eljárás jelentősen leegyszerűsíthető, ha figyelembe veszünk egy példát egy minőségirányítási rendszer belső auditjának ellenőrzőlistájára.
Maga az összeállítási folyamat többféleképpen is végrehajtható. Először is meg kell fontolnia a következő alapvető kérdéseket:
- hol szerezhető be az űrlap;
- a kitöltés sorrendje;
- elkészült minta.
Hol szerezhető be az űrlap
A belső ellenőrzéshez készült Excel példa könnyen letölthető az internetről. Amikor csak lehetséges, csak jól bevált és bevált forrásokat használjon.
Ma meglehetősen sok magánintézmény foglalkozik könyvvizsgálattal. Az ilyen vállalkozások ingyenesen, konzultáció formájában mintát adhatnak ebből a dokumentumból. Vagy térítés ellenében.
Kitöltési eljárás
Magának az ellenőrzésnek a kitöltési eljárását nem tükrözi a jogszabályok. De ha lehetséges, be kell tartani a következő algoritmust:
Általában az Excel munkalapot használják fő formátumként. Ennek oka az összeállítás és a nyomtatás egyszerűsége. Gyakran papír formátumú ellenőrző listákra van szükség.
Ha szükséges elektronikus dokumentum nehézség nélkül elküldhető az interneten. Emlékeztetni kell az ilyen típusú lapok kialakításának néhány fontos árnyalatára.
Kész minta
Az egyetlen biztos módja annak, hogy elkerüljük a különféle nehézségek felmerülését egy ilyen dokumentum elkészítésekor, a már elkészült minta felhasználása.
Így az ilyen eljárások végrehajtási eljárása is jelentősen felgyorsítható. Ez különösen igaz a kérdések összeállításának részére. Gyakran ebben a szakaszban mindenféle nehézség adódik.
Ne feledje, az ISO 9001: 2015 belső auditokra vonatkozó követelményeinek két részét emeltük ki. Épp most beszéltünk az első részről. Nehezebb lesz ellenőrizni az ISO 9001 többi rendelkezésének gyakorlati megvalósítását a vállalatnál. Ez a feladat azonban bárki számára elérhető. Természetesen az adott ellenőrzött folyamat sajátosságaitól függ. Mint ismeretes, sok vállalat kulcsfontosságú teljesítménymutatókat (KPI – Szerk.) használ teljesítményének értékelésére, beleértve azt is, amikor elérik az ISO 9001:2015 szabványnak való megfelelést. , egy konkrét mutató mérésével, amelyből magabiztosan lehet következtetéseket levonni a folyamat állásáról.
Ezt arra mondom, hogy ha az Ön KPI-jeit a folyamatgazdák implementálják és támogatják, akkor a belső ellenőrzési ellenőrző lista egyik elemeként szerepelhet a meglévő KPI-k alapján a QMS hatékonyságának értékelése. Ha az ellenőrzött cég gyakorlatában nem szerepelnek KPI-k, akkor jó lenne az ellenőrző listába felvenni egy kérdést a folyamat gazdájához: hogyan állapítja meg saját maga, hogy folyamata eredményes. Ennek megismerése segít abban, hogy többet érjen el a belső ellenőrzési folyamatból.
A KPI-kről további információért keresse fel a "" oldalt.
Manapság a „belső ellenőrzés” fogalma széles körben elterjedt az üzleti életben. Sok nagyvállalat és vállalat dönt úgy, hogy saját belső ellenőrzési szolgálatot és részleget hoz létre, így képezi ki alkalmazottait. Emellett folyamatosan nő a munkaerőpiacon az igény a megfelelő tudással rendelkező, nemzetközi diplomával rendelkező szakemberek iránt.
Belső ellenőrzési feladatok a vállalkozásnál
A vállalaton belüli belső ellenőrzés olyan tevékenység, amelynek célja objektív és független tanácsadás és garanciák nyújtása a vállalat teljesítményének javítására. A belső ellenőrzés célja a kockázatok felmérése, azok csökkentésének módjainak megtalálása, valamint az üzleti folyamatok jövedelmezőségének növelése.
A könyvvizsgálói tanácsadás magában foglalja a folyamatok termelékenységének és megbízhatóságának felmérését, elemzését és jelentését. Közvetlenül a szervezet adminisztrációjához szólnak.
A belső ellenőrzés fő feladatai a vállalkozásnál:
- a belső kontrollrendszerek ellenőrzése az osztályok hatékonysági szintjének meghatározása érdekében;
- integrált kockázatkezelési rendszer kialakítása, munkájának elemzése, valamint azok csökkentésére irányuló intézkedések megalkotása;
- a vállalatirányítási elvek betartásának ellenőrzése.
A belső ellenőrzés végrehajtásának szükségessége
Oroszországban a közelmúltban az irányítási és a vállalati tulajdonosi funkciók szétválasztása felé irányultak. A tulajdonosok egy általános szervezetfejlesztési stratégiát valósítanak meg és irányítják a fő irányokat, az apróbb és hétköznapi feladatok megoldására pedig főszabály szerint felsővezetőket alkalmaznak. Ebben az esetben a vállalkozás egy eszközt használ a dolgok állapotának nyomon követésére - belső ill külső ellenőrzés... Lehetővé teszi a tulajdonosok számára, hogy teljes és objektív értékelést kapjanak az egész szervezet tevékenységéről.
A belső ellenőrzés végrehajtásáról ben orosz cégek nem kevésbé befolyásolta és a szövetségi törvény"A könyvelésről" 2011.12.06. A 19. cikk értelmében 2013 elejétől minden gazdálkodó szervezetnek belső ellenőrzést kell végeznie. gazdasági aktivitás.
Belső ellenőrzési ellenőrző lista
A számvitel és a vezetői számvitel, valamint a gazdálkodás egyéb területeinek ellenőrzése feltétlenül minden vállalkozásnál megvalósuljon. Fontos azonban tisztában lenni ennek az eljárásnak a sajátosságaival. Minden folyamatnak rendezett módon kell követnie egymást. Mivel éppen a levelezésnek köszönhető ezt a követelményt sok hiba és probléma elkerülhető a szabályozó hatóságok által végzett ellenőrzés során. Az ellenőrzőlista kitöltése nagyban leegyszerűsíti a folyamatot. Szerepét nagyon nehéz eltúlozni.
Amit az ellenőrző listáról tudni kell
Ez a dokumentum részletes ellenőrzési kérdéseket tartalmazó ellenőrző listát tartalmaz. Az ellenőrző listának nincs jogszabályban meghatározott formátuma. Ennek elkészítésekor és kitöltésekor azonban bizonyos szabályokat be kell tartani. Ez csökkenti a problémák valószínűségét az ellenőrzési folyamat során.
Valójában egy ellenőrző lista segítségével meglehetősen sok kérdést és feladatot lehet megoldani, nemcsak az ellenőrzés, hanem a vállalkozás folyamatos tevékenysége során is. Ezt a dokumentumot különböző szervezetek, felügyelő intézmények és tisztségviselőik használhatják.
Ellenőrzőlista segítségével a következő feladatokat oldhatja meg:
- az ellenőrzést a jogszabályoknak megfelelően megfelelően megtervezni;
- közbenső és szelektív ellenőrzést végez, hatékony időgazdálkodást folytat;
- biztosítja, hogy az ellenőrzés egyetlen fontos része sem maradjon ki;
- az emlékezet egyik eszköze;
- leegyszerűsíti az ellenőrzést;
- segítségével az ellenőrzés komplexen, strukturáltan és holisztikusan történik stb.
A jelen dokumentum elkészítésére irányadó jogalkotási aktus a 2008. december 30-i 307. számú szövetségi törvény „A könyvvizsgálatról”.
Példa a belső ellenőrzési ellenőrző listára.
A QMS belső auditja
A QMS - minőségirányítási rendszer - a vállalat teljes irányítási rendszerének egyik része, amelyet a gazdasági tevékenységek stabilitásának, a magas minőségnek és a termékek előállítási vagy szolgáltatási költségeinek minimalizálása érdekében hoztak létre.
A QMS szerint a dokumentáció felépítése a következő:
- minőségi követelmények (minőségi kézikönyv);
- célok és politika a termék- és szolgáltatásminőség területén;
- szükséges dokumentált folyamatok;
- eljárási szabályzatok, munkautasítások;
- minőségi rekordok.
A minőségirányítási rendszerek auditját sem szövetségi, sem nemzetközi jogszabályok nem szabályozzák. Ezért nincsenek olyan kötelező jogszabályi normák, amelyek meghatároznák a minőségügyi rendszerek vállalati auditálásának eljárását és szabályait. Ez annak köszönhető, hogy a szervezet önkéntesen kíván minőségi rendszereket tanúsítani. És minden olyan munka, amely a minőségügyi rendszer kiépítését és megvalósítását kíséri, egyben önkéntes kezdeményezés is.
Ebből következően a minőségirányítási rendszer auditálásával foglalkozó szervezetek további engedélyek vagy egyéb engedélyek nélkül végezhetik tevékenységüket. engedélyeket... A belső ellenőrzés végrehajtásához pedig még inkább nincs szükség ezekre a dokumentumokra. Ennek ellenére vannak speciális szabályok, amelyek szabályozzák a QMS auditálását. Például az ISO 19011: 2011, amely az irányítási rendszerek auditálási útmutatója. Belső és külső auditokhoz használható.
Belső ellenőrzési rend
A belső ellenőrzési megbízás egy belső dokumentum, amelyet a társaság vezetője állít össze, és megállapítja:
- az ellenőrzés dátumai;
- végrehajtásáért felelős belső ellenőrök és szakemberek csoportja;
- a belső ellenőrzés lefolytatásának feltételeinek biztosítása;
- ellenőrzés lefolytatása felett.
Hogyan lehetsz belső ellenőrzési szakember
Napról napra nő az igény olyan szakemberek iránt, akik képesek a vállalat belső ellenőrzésére. De a velük szemben támasztott követelmények is nőnek. Tudással kell rendelkezniük pénzügyi szféra megérteni a belső ellenőrzéseket és vállalatirányítás ismeri a belső ellenőrzés nemzeti és nemzetközi standardjait, valamint megérti az elemezni kívánt tevékenységek sajátosságait.
Az online képzés megmenti a mindig elfoglalt pénzügyi szakembereket. Az online kurzusok lehetővé teszik a tanulást anélkül, hogy megszakítanák fő tevékenységét, otthon vagy a munkahelyen kényelmes, megszokott körülmények között. A távoktatás minősége nem rosszabb, sőt gyakran meghaladja a nappali tagozatosét, köszönhetően a magas színvonalú oktatók bevonásának, a moduláris képzési rendszernek, online tesztekés még sok más.
Belső ellenőrzési oklevelek és bizonyítványok
A belső ellenőrzési szakirányú végzettséget igazoló oklevél megszerzéséhez érdemes külföldi intézmény nemzetközi szakát választani. Ma az orosz szakemberek hozzáférhetnek olyan programokhoz, mint az IPFM, az IFA, az ICFM és a CIA.
Az audit tárgya lehet: QMS (felső szint), folyamat, osztály, információs rendszer stb.
Ennek az eljárásnak a modellje a ábrán látható. 13.
A banki minőségirányítási rendszer belső auditja során az ISO 19011 „Irányelvek minőségirányítási rendszerek és/vagy környezetirányítási rendszerek auditálásához” nemzetközi szabvány alkalmazása is javasolt.
A banki minőségirányítási rendszer auditálásához és a banki folyamatok auditálásához szükséges dokumentumok sablonjait az [1] tartalmazza.
Rizs. 13. A QMS belső auditja
Mivel a QMS architektúrája 2 szintből áll (lásd 3. és 4. ábra), ezért a minőségirányítási rendszer belső auditja 2 megfelelő szakaszt (eljárást) tartalmaz, valamint az általános szakaszt „Felkészülés az auditra”.
- Felkészülés az auditra. Vállalkozó: minőségi szolgáltatás.
- A QMS belső auditja (felső szintű). Vállalkozó: minőségi szolgáltatás.
- Folyamat audit. Vállalkozó: folyamatcsapat.
Tekintsük ezeket a szakaszokat részletesebben.
3.1. Felkészülés az auditra
A következő funkciókból áll.
- A belső ellenőrzési program kidolgozása, koordinálása és jóváhagyása
Kimenet: belső ellenőrzési program. Ez a dokumentum tartalmazza az összes típusú audit névvel ellátott listáját (a következő évre vonatkozóan). Minden ellenőrzésnél feltüntetésre kerül: az auditálandó objektumok listája, az ellenőrzés vezetőjének teljes neve, az ellenőrzés időtartama.
- A bank belső ellenőreiből álló csoport kialakítása és (szükség esetén) képzése
Az ellenőrzési program kialakításával párhuzamosan meghatározzák az auditorok iránti igényt, egy auditori csoportot alakítanak ki és képeznek ki (szükség esetén), az egyes folyamatcsoportokba auditorokat jelölnek ki, auditorokat jelölnek ki a legfelső szintű minőségirányítási rendszer ellenőrzésére, ill. a vezető könyvvizsgálót jóváhagyják.
- A belső ellenőrzések lefolytatásáról szóló rendelet elkészítése és közzététele
Bejelentkezés: belső ellenőrzési program.
Kilépés: belső audit lefolytatásának elrendelése.
A végzés jóváhagyja az ellenőrzési programot, a könyvvizsgálói csoport összetételét és feladatait, a folyamatcsoportok tagjainak, osztályvezetőinek és banki alkalmazottak ellenőrzések során betöltött feladatait.
- Belső ellenőrzésről tananyagok készítése
Output: oktatási anyagok a belső ellenőrzésről
- Egységes Ellenőrző Lista kidolgozása a folyamat auditálásához
Kimenet: ellenőrzőlista folyamataudithoz (egy sablon).
Az ellenőrző lista egy táblázat, amelyet az auditor a megállapított követelmények teljesülésének ellenőrzésére használ. A folyamat auditálására szolgáló ellenőrző lista egy részletét (a táblázat 3 oszlopa) a táblázat tartalmazza. 1.Az ellenőrző lista 6 oszlopból áll.
- Sorszám
- Ellenőrizhető követelmény
- Pontosító kérdések (ha szükséges)
- Módszer valamely követelmény teljesítésének értékelésére (dokumentáció tanulmányozása, megfigyelés, kikérdezés stb.)
- Megfelelőségi / nem megfelelőségi jelzés
- Ellenőrzési bizonyíték (a könyvvizsgáló bejegyzése és megjegyzései)
Egyetlen folyamat-audit ellenőrző lista szükséges ahhoz, hogy minden folyamatcsoport és auditor ugyanazon követelményeknek megfelelően végezzen folyamat-auditokat.
- Belső ellenőrzési dokumentáció kiosztása a folyamatcsoportok számára
Kimenet: Belső audit dokumentáció a folyamatcsoportok számára. Tartalmazza a korábbi eljárások során kidolgozott összes dokumentumot.
Tab. 1. Ellenőrző lista a folyamat auditálásához (töredék)
| № | Követelmény | Értékelési módszer |
| 1. | Dokumentáció és folyamatmodellek | |
| 1.1. | A dokumentáció teljessége (lista) | A dokumentáció vizsgálata |
| 1.2. | Dokumentumok és folyamatmodellek relevanciája | Dokumentáció tanulmányozása, megfigyelés, felmérés |
| 1.3. | Az ISO 9001 követelményeinek megfelelő modellek és dokumentációk tartalma (ha vannak erre a folyamatra vonatkozó követelmények) - például termékfejlesztés, dokumentumkezelés, panaszkezelés, beszerzés stb. | A dokumentáció vizsgálata |
| 1.4. | Hozzáférés a munkavállalók munkahelyéről a naprakész dokumentációhoz | Megfigyelés, szavazás |
| 1.5. | A nyomtatott dokumentumok megfelelése az elektronikus változatuknak | A dokumentáció vizsgálata |
| 2. | Folyamat végrehajtása | |
| 2.1. | A folyamat lebonyolítása a jóváhagyott előírások és szabvány szerint | Megfigyelés, szavazás |
| 2.2. | Az eljárások és a folyamat interakciójának hatékonysága a bank más folyamataival | Megfigyelés, szavazás |
| 3. | Feldolgozó személyzet | |
| 3.1. | A folyamat ismerete a munkavállalók részéről és a végrehajtáshoz szükséges képesítések | Szavazás, megfigyelés |
| 3.2. | Az alkalmazottak számának megfelelése a folyamat munkaintenzitásának | A folyamat összetettségének számítása, felmérés, megfigyelés |
| 3.3. | Az alkalmazottak alapismeretei normatív dokumentumok QMS (Minőségpolitika, Minőségirányítási Szabályzat) | Felmérés |
| 4. | A folyamat erőforrásai, infrastruktúrája és termelési környezete | |
| 4.1. | A folyamathoz elegendő működési erőforrás rendelkezésre állása és azok minősége | Szavazás, megfigyelés |
| 4.2. | Elegendő infrastruktúra a folyamathoz és annak minőségéhez: - szoftver - épületek (iroda), belső - irodai és telekommunikációs technikai eszközök | Szavazás, megfigyelés |
| 5. | Folyamatirányítás | |
| 5.1. | Folyamat iratkezelés (nyilvántartás) - ISO 9001 szerint. Iratjegyzék, tartalom. | Feljegyzések vizsgálata |
| 5.2. | Az indikátorok működési felügyelete | Szavazás, megfigyelés |
| 5.3. | Megelőző intézkedések tervezése és végrehajtása | Felmérés, iratok tanulmányozása |
| 5.4. | Korrekciós intézkedések kidolgozása és végrehajtása, folyamatfejlesztés | Felmérés, iratok tanulmányozása |
| 5.5. | Auditok lefolytatása, folyamatelemzés | Felmérés, iratok tanulmányozása |
| 6. | Célok, indikátorok és folyamatmérés | |
| 6.1. | A folyamat céljainak és mutatóinak elérhetősége és teljessége | A dokumentáció vizsgálata |
| 6.2. | Hatékony eszközök rendelkezésre állása a folyamatteljesítmény mérésére | Szavazás, megfigyelés |
| 6.3. | A mutatók értékeinek változásának dinamikája | Feljegyzések vizsgálata |
3.2. QMS audit (legfelső szint)
A következő funkciókból áll.
- Ellenőrző lista és terv kidolgozása a QMS auditálásához (legfelső szint)
Kimenet: ellenőrző lista és QMS auditterv (legfelső szint)
A QMS (legfelső szintű) auditálásához minta ellenőrző lista (töredék) a táblázatban található. 2.
Felsorol Általános követelmények a QMS összetevőihez (legfelső szint). Ezeket a követelményeket részletezni kell és ki kell egészíteni az ISO 9001 követelményeivel és a bank saját követelményeivel.
Például az „1.1. A dokumentáció listája (teljessége) - követelményeknek való megfelelésAz ISO 9001 szabvány részletezi a szakasz követelményeitISO 9001 "4.2. Dokumentációs követelmények"ISO 9001 ", amely meghatározza a szükséges dokumentáció összetételét.
„A minőségirányítási rendszer dokumentációjának tartalmaznia kell:
a) a minőségpolitika és a minőségcélok dokumentált nyilatkozatai;
b) minőségi kézikönyv ... "Az ellenőrző lista alapján minőségirányítási audit terv készül.
Az ellenőrzési terv 5 oszlopból áll.
- Sorszám
- Ellenőrzőlista száma, vagy az ellenőrzőlista szakasza (ellenőrzött követelmények csoportja).
- A könyvvizsgáló teljes neve
- Az ellenőrzés dátuma és időpontja
- A csapattagok / folyamatvégrehajtók felelősének neve és beosztása
Az ellenőr az ellenőrző listából választja ki a követelményeket, és a tervben írja elő, hogy mikor, hogyan és kinek a segítségével fogja azokat ellenőrizni.
Például az „1.2. A dokumentáció relevanciája „A könyvvizsgáló több interjút ütemez az egyes dokumentumokért felelős banki alkalmazottakkal, és ezt a Tervben rögzíti.
- A Terv szerinti QMS (felső szintű) audit lefolytatása és az Ellenőrzőlista kitöltése
Bejelentkezés: ellenőrző lista és QMS audit terv (legfelső szint).
Kimenet: kitöltött QMS audit ellenőrző lista (legfelső szint).
A könyvvizsgáló az egyes követelmények teljesítését az ellenőrző listából a kiválasztott értékelési módszerrel értékeli (banki alkalmazottakat kérdez, megvizsgálja a dokumentációt, figyelemmel kíséri a bank tevékenységét). Ezután megjelöli a megfelelőséget / nem megfelelőséget, és jelzi az ezt alátámasztó bizonyítékot.
- Jelentés készítése a QMS belső auditjának eredményeiről (felső szintű)
Bejelentkezés: kitöltött QMS audit ellenőrző lista (legfelső szint).
Output: jelentés a QMS belső auditjának eredményéről (felső szintű).
A QMS belső auditjának eredményéről szóló jelentésben az összes kitöltött ellenőrző lista a követelmények sorrendjében össze van vonva. A feltárt következetlenségek, következtetések és következtetések teljes száma feltüntetésre kerül.
Kilépés: a QMS korrekciós és megelőző intézkedéseinek terve (legfelső szint)
A legsürgősebb és legfontosabb műveleteket közvetlenül a fejlesztés után hajtják végre.
A jelentős munkaerő- és anyagi erőforrás bevonását igénylő tevékenységeket a minőségirányítási rendszer működésének következő időszakában hajtják végre.
Tab. 2. Ellenőrző lista a QMS belső auditjához (legfelső szint)
| № | Követelmény | Értékelési módszer |
| 1. | QMS dokumentáció | |
| 1.1. | A dokumentáció listája (teljessége) - megfelelés az ISO 9001 követelményeinek | A dokumentáció vizsgálata |
| 1.2. | A dokumentáció relevanciája | |
| 1.3. | A dokumentáció tartalma - megfelelés az ISO 9001 követelményeinek | A dokumentáció vizsgálata |
| 2. | QMS folyamatok | |
| 2.1. | Kötelező QMS-folyamatok listája – megfelelés az ISO 9001 követelményeinek | Dokumentáció tanulmányozása, felmérés |
| 2.2. | A QMS működése (a minőségirányítási rendszer tervezése, kivitelezése, a menedzsment elemzése) - ISO 9001 szerinti megvalósítás. Nyilvántartás. | Dokumentáció tanulmányozása, interjú, megfigyelés |
| 3. | Szervezeti struktúra QMS | |
| 3.1. | A QMS vezetőségének hivatalosan kinevezett képviselőjének jelenléte és hatásköre. | A minőségügyi igazgató munkaköri leírása, megbízások. |
3.3. Folyamat audit
A folyamat auditálásának szabályai hasonlóak a QMS (felső szintű) auditálási szabályaihoz, csak a folyamat már az audit tárgya. Ezért további megjegyzések nélkül adunk egy listát az eljárásokról és intézkedésekről.
Ahhoz, hogy a folyamat-auditot a folyamatcsapat módszeresen helyesen és hatékonyan végezhesse el, a minőségügyi osztály minősített auditorának is részt kell vennie benne.
Tehát a folyamatcsoport elvégzi az audit során.
- A belső ellenőrzési dokumentáció megismerése
- Folyamat-ellenőrzési terv kidolgozása
Bejelentkezés: folyamat-ellenőrző lista (egy sablon)
Kimenet: folyamat-audit terv. - A folyamat auditálása a Terv szerint és az Ellenőrzőlista kitöltése Bemenet: az ellenőrzési folyamat terve és ellenőrző listája.
Kimenet: kitöltött folyamat-audit ellenőrző lista. - A folyamat ellenőrzésének eredményéről Jelentés készítése és átadása a Minőségügyi Szolgálatnak
Bejelentkezés: kitöltött folyamat-ellenőrző lista.
Kimenet: folyamat audit jelentés. - Korrekciós és megelőző intézkedések kidolgozása az ellenőrzési eredmények alapján
Output: a folyamat korrekciós és megelőző intézkedéseinek terve. - Azonnali korrekciós és megelőző intézkedések végrehajtása
3.4. Folyamat-ellenőrzési jelentések fogadása és összesítése a folyamatcsoportoktól
Az összes ellenőrzés eredményéről szóló jelentéseket együtt kell összegyűjteni a velük folytatott további munka érdekében.
3.1. táblázat
Ellenőrzőlista a _____ számú ellenőrzéshez
| Az alkalmazandó szabvány záradékának száma és címe | Ellenőrző lista (követelmények) | A követelménynek való megfelelés (Nem igazán) | № nem megfelelőségi nyilatkozat | jegyzet |
Előnyös, ha minden ellenőrző lista hivatkozásokat tartalmaz az alkalmazandó szabvány, a rendszerszintű kézikönyv vagy egyéb dokumentum egy adott pontjára, amely alapján a vizsgálatot elvégezték, valamint egy mezőt a megfelelőségi, nem-megfelelőségi jelzésekre és megjegyzésekre. Az auditornak előre át kell gondolnia, hogy milyen kérdéseket fog feltenni az ellenőrzött egységben, és rögzítse azokat az ellenőrző listán. Az ellenőrzés során a könyvvizsgáló feljegyzéseket készít az ellenőrző listára, ami tovább könnyíti az ellenőrzési következtetések összeállításának munkáját. Az ellenőrző listák és űrlapok használata nem korlátozhatja az ellenőrzési tevékenységek körét, amelyek az ellenőrzés során gyűjtött információktól függően változhatnak. A munkadokumentumokat, beleértve a felhasználásuk eredményeiről szóló feljegyzéseket is, legalább az audit végéig meg kell őrizni. A bizalmas vagy védett információkat tartalmazó dokumentumokat az auditcsoport tagjainak mindenkor meg kell őrizniük a megfelelő biztonsági követelményeknek megfelelően.
3.4. Helyszíni audit
A helyszíni ellenőrzés lefolytatása magában foglalja az előzetes értekezlet megtartását, az ellenőrzés során információcserét, az információk összegyűjtését és ellenőrzését, az ellenőrzésre vonatkozó következtetések levonását, a könyvvizsgálói vélemény elkészítését, valamint a záró értekezlet megtartását.
26-án tartják a bemutatkozó ülést:
mutassa be az audit csoportot az auditált képviselőinek;
jóváhagyja (megerősíti) az ellenőrzési tervet;
meghatározza, hogy az audit során mit követelnek meg a szervezet személyzetétől;
gondoskodik arról, hogy a könyvvizsgálók mellé kísérőket jelöljenek ki;
válaszoljon az auditált kérdéseire.
Az ellenőrzési csoport vezetője elmagyarázhatja az ellenőrzési módszereket, és megadhatja az ellenőrzés végrehajtásának eljárásait. Javasoljuk, hogy a nyitó értekezleten egyértelműen meghatározzák a fenntartók szerepét, különösen akkor, ha a belső ellenőrzési eljárás megköveteli a fenntartó aláírását a nem megfelelőségi nyilatkozaton. Ebben az esetben el kell magyarázni, hogy a kísérő személy csak tanúként jár el, és aláírása igazolja, hogy ez vagy az a tény történt, és nem azt, hogy a helyzet a megállapított követelmények be nem tartásáról szól. A kísérő személyeknek a következő feladatokat kell ellátniuk: kapcsolatfelvétel és interjúk ütemezése, látogatások biztosítása a szervezet meghatározott helyszínein, annak biztosítása, hogy a biztonsági szabályzatokat és eljárásokat az audit csoport tagjai ismerjék és betartsák, tanúskodóként járjanak el az audit során a szervezet nevében. ellenőrzött személy, aki felvilágosítást vagy segítséget nyújt az információgyűjtéshez. Azt is el kell magyarázni, hogy a fenntartók nem tagjai az ellenőrzési csoportnak, ezért nem befolyásolhatják vagy zavarhatják az ellenőrzést.
Az értekezlet során az auditcsoport vezetőjének közölnie kell a záró értekezlet dátumát, időpontját és helyét, és lehetővé kell tennie az auditált számára, hogy kérdéseket tegyen fel.
Mielőtt az auditorok munkába állnának, a csoportvezetőnek meg kell győződnie arról, hogy az auditorok ismerik a biztonsági gyakorlatokat.
Kis szervezetben végzett audit során nincs szükség auditorok bemutatására és kísérői ellátására az ellenőrzött személyzet számára. Ebben az esetben a nyitó értekezlet egyszerűen az audit csoport vezetőjének előadásából állhat az audit lefolytatásáról.
Az ellenőrzési folyamat során folyamatos információcserét kell folytatni az auditcsoport és az ellenőrzött között. A könyvvizsgálói csoportnak rendszeres időközönként össze kell ülnie, hogy információt cseréljen, értékelje az ellenőrzés előrehaladását, és szükség esetén átcsoportosítsa a felelősségi köröket az auditorok között. Az ellenőrzési folyamat során az audit csoport vezetőjének rendszeresen közölnie kell az auditálttal és az ügyféllel az audit előrehaladásáról és az esetleges aggályokról, ha vannak ilyenek. A jelentős kockázatot (pl. biztonság, környezet vagy minőség) magában foglaló audit bizonyítékát haladéktalanul közölni kell az auditálttal és szükség esetén az ügyféllel. A könyvvizsgálat körén kívül eső üggyel kapcsolatos bármilyen problémát fel kell jegyezni, és fel kell hívni az audit csoport vezetőjének figyelmét a könyvvizsgálati ügyféllel és az auditálttal való esetleges kommunikáció érdekében. Ha a rendelkezésre álló bizonyítékok azt jelzik, hogy az ellenőrzési célok nem elérhetők, az audit csoport vezetőjének közölnie kell az okokat a könyvvizsgálati ügyféllel és az ellenőrzötttel a következő lépések meghatározása érdekében. Ezek a tevékenységek magukban foglalhatják az ellenőrzési terv megerősítését vagy megváltoztatását, vagy az ellenőrzés céljának vagy terjedelmének megváltoztatását, vagy az audit befejezését. Az audit hatókörében az ellenőrzés során észrevehető bármilyen változást megfelelően felül kell vizsgálni és jóvá kell hagyni.
Az ellenőrzési folyamat során megfelelő mintavétellel kell összegyűjteni és ellenőrizni az ellenőrzés céljaira, hatókörére és kritériumaira vonatkozó információkat, beleértve a funkciók, tevékenységek és folyamatok kölcsönhatására vonatkozó információkat is. Az információgyűjtés célja könyvvizsgálati bizonyíték előállítása. Az audit bizonyítéka csak ellenőrizhető információ lehet. Az audit bizonyítékait rögzíteni kell. Ezek megfelelő adatok mintáján alapulnak. Ezért az ellenőrzés lefolytatása során van egy bizonytalansági elem, és ezzel a könyvvizsgálói vélemény készítőinek tisztában kell lenniük.
Az információforrások kiválasztását a könyvvizsgáló végzi az ellenőrzés mennyiségétől és összetettségétől függően. A könyvvizsgáló számára az ellenőrzés során a kezdeti információforrások 27:
az egység tevékenységét és/vagy folyamatait szabályozó dokumentumok (az egységre vonatkozó előírások, munkaköri leírások, eljárások, munkautasítások, technikák, parancsok, megrendelések, engedélyek stb.);
tervek, aktusok, nyilvántartási naplók (mérési naplók), értekezletek jegyzőkönyvei, programok és képzési naplók, munkaeszközök, számítógépes alapok, infrastruktúra elemek, termelési környezet stb.;
az ellenőrzött osztályon kívülről kapott adatok, például a minőségügyi szolgálattól, más osztályoktól stb.
Az ellenőrzés az ellenőrzés során végzett vizsgálat, amely az auditor vizuális észlelése alapján történik. Ismeretes, hogy a látásnak köszönhetően az ember a hozzá érkező információk 85% -át megkapja. Az ellenőrzés során a könyvvizsgáló elsősorban a megfelelőség tárgyi bizonyítékait keresi. Ez különösen fontos a gyártó létesítményekben, laboratóriumokban, raktárakban stb. végzett ellenőrzéseknél. A könyvvizsgálói vizsgálat tárgyai 29 lehetnek:
dokumentáció, eljárások és nyilvántartások (rendelkezésre állás, állapot, rendelkezésre állás);
a munkakörnyezet, a munkahely állapota (technológiai megfelelőség, biztonság biztosítása);
infrastruktúra: berendezések, szerszámok, szerszámok, áramellátás, szállítás, kommunikáció (rendelkezésre állás, állapot, technológiai megfelelőség);
mérő-, ellenőrző- és vizsgálóműszerek (rendelkezésre állás, állapot, technológiának való megfelelés, metrológiai szabályok és előírások);
személyzet (rendelkezésre állás, képzettség, magatartás);
termékek (kezelési eljárás, technológiai megfelelés).
A beszélgetőpartnert azok közül kell kiválasztani, akik közvetlenül végzik az ellenőrzött tevékenységet. Kívánatos, hogy ezek különböző vezetői szintű alkalmazottak legyenek. Az audit tervezési folyamatának tartalmaznia kell megbeszéléseket a folyamat tulajdonosával (menedzserével), és szükség esetén a folyamat szállítójával és megrendelőjével.
Minden beszélgetést csak egy alkalmazottal szabad lefolytatni: az egyszerre több alkalmazottal folytatott beszélgetés általában nem hatékony.
A beszélgetés indokait és témáit a beszélgetés megkezdése előtt közölni kell a munkavállalóval.
A beszélgetést a beszélgetőpartner helyzetének (beállításának) és személyiségének megfelelő módon kell lefolytatni. Kívánatos, hogy a beszélgetés során az auditor és a beszélgetőpartner lehetőség szerint el legyen szigetelve a külső beavatkozástól (egy-egy beszélgetés).
A beszélgetés csak a szokásos munkaidőben történhet a munkavállaló szokásos munkahelyén.
A beszélgetést úgy lehet kezdeni, hogy megkérjük a beszélgetőpartnert, hogy ismertesse napi munkáját (végrehajtásának rendjét, források biztosítását, a megállapított követelmények teljesítését, a munka minőségének értékelésének szempontjait, módszereit).
Ha a beszélgetést egyszerre két (vagy több) auditor vezeti, akkor a kérdéseket elsősorban az egyiknek kell feltennie, a másiknak pedig a jegyzetelésnek kell lennie (pontosan a beszélgetés alatt, és nem utána).
A beszélgetés során az auditor megállíthatja a beszélgetőpartnert, de csak akkor, ha egyértelműen eltereli a figyelmét a témáról. Ezt azonban úgy kell megtenni, hogy a beszélgetőpartner ne azt a benyomást keltse, hogy a neki adott információ csekély jelentőségű.
Beszélgetés megszervezéséhez nagyon fontos Megvan jó választás a kérdés megfogalmazásának módja. A 3. számú melléklet felsorolja a könyvvizsgálói gyakorlatban javasolt és nem javasolt kérdéstípusokat, illetve példákat azok megfogalmazására. Az ilyen típusú kérdések megválasztása a beszélgetés konkrét céljától és attól a helyzettől függ, amelyben azt lefolytatják. A könyvvizsgáló számára preferált kérdéstípusok nyitottak és egyértelműek. A szuggesztív, alternatív, megerősítő vagy csorbító kommunikáció nem ajánlott. A megszemélyesítő kérdéstípus érvénytelen.
A beszélgetés során a könyvvizsgálónak emlékeznie kell arra, hogy a beszélgetőpartner vallomása csak akkor tekinthető objektívnek, ha azt releváns tények támasztják alá. Ellenkező esetben szubjektívek, és ezért rendkívül nehezen használhatók könyvvizsgálati bizonyítékként.
A beszélgetés során a „Mi”, „Ki”, „Miért”, „Hol”, „Mikor”, „Hogyan”, „Miért” és „Megmutatná ezt, kérem” szavakkal kezdődő kérdéseket használjon? " (Az angol szakértők ezeket a szavakat-kérdéseket tekintik a könyvvizsgáló szavai-asszisztenseinek):
A kérdés "mi?" olyan választ jelent, amely felfedi a beszélgetőpartner megértését a vita tárgyával kapcsolatban.
A kérdés "Ki?" azt a választ jelenti, hogy melyik végrehajtó a kérdéses munkát végzi (nem a személy).
A kérdés: "Miért?" választ jelent az elvégzett munka (eljárás) céljaira és célkitűzéseire vonatkozóan.
A kérdés: "Hol?" választ jelent a munkavégzés helyére vonatkozóan.
A kérdés "Mikor?" magában foglalja azt a választ, hogy az eljárás mely szakaszában hajtják végre a műveletet.
A kérdés "Hogyan?" választ jelent egy módszerre és egy munkamódszerre vonatkozóan.
A kérdés "Miért?" olyan választ jelent, amely felfedi a korábbi válaszok indokát.
A „Show” kérés lehetővé teszi az auditor számára, hogy vizuális megerősítést kapjon a beszélgetőpartner válaszaiban foglalt információkról.
A könyvvizsgáló kérdései nem lehetnek elfogultak, hiszen a rájuk adott válaszok is elfogultak lehetnek.
A könyvvizsgálónak nem magának kell válaszolnia a neki feltett kérdésekre.
A beszélgetés során nem szabad olyan terminológiát használni, amely a beszélgetőpartner számára érthetetlen. Ha szükségessé válik egy speciális kifejezés használata, akkor a jelentését el kell magyarázni a beszélgetőpartnernek.
A munkahelyi beszélgetések nem lehetnek hosszadalmasak, hogy ne okozzanak idegességet a beszélgetőpartnerben.
A beszélgetés során feltárt (meglévő vagy lehetséges) eltéréseket a könyvvizsgálói naplóban (ellenőrző listában) rögzíteni kell, a szabályozó dokumentum nem teljesített bekezdésére (szakaszára) való nélkülözhetetlen hivatkozással.
Az auditornak össze kell foglalnia a beszélgetés során kapott információkat, megfogalmaznia a főbb (pozitív és negatív) benyomásokat, alátámasztó szempontokat. Megengedett, hogy a beszélgetőpartner elolvassa a könyvvizsgáló megjegyzéseit.
A beszélgetés végén az auditornak meg kell köszönnie a beszélgetőpartner segítségét és együttműködését.
A beszélgetés során megszerzett információkat úgy kell elemezni, hogy összevetjük azokat a témában más munkavállalókkal folytatott beszélgetésekből nyert információkkal, ill. a könyvvizsgáló személyes megfigyelései.
Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a sikertelen beszélgetés okai magában az auditorban kereshetők: homályos kérdések, speciális kifejezésekkel túltelített beszéd, rossz hangulat egy beszélgetéshez, vágy, hogy meghallgasd, mit vársz a válaszokban, rossz vonalvezetés. viselkedés.
Az információgyűjtés eredménye az ellenőrzési bizonyíték. Ellenőrzési bizonyítékok – feljegyzések, ténynyilatkozat vagy egyéb, az ellenőrzési kritériumokhoz kapcsolódó és ellenőrizhető információ 31. Az ellenőrzési bizonyítékok jó minőségűek lehetnek vagy mennyiségi . Az ellenőrzési megfigyeléseket az összegyűjtött audit bizonyítékokon alapuló információ-ellenőrzési módszerekkel kell előállítani.
Ellenőrzési észrevételek – az összegyűjtött ellenőrzési bizonyíték értékelésének eredményei a 32. ellenőrzési kritériumokhoz képest. Az ellenőrzési megfigyelések jelezhetik a megfelelőséget vagy eltérés ellenőrzési kritériumok vagy fejlesztési lehetőségek . A megfigyelések pedig a könyvvizsgálói vélemény alapját képezik. Az ellenőrzési vélemény az ellenőrzési csoport által az ellenőrzési célok és az összes ellenőrzési megállapítás áttekintése után biztosított ellenőrzési eredmény 33.
Az információk ellenőrzésére és az ellenőrzési észrevételek generálására szolgáló módszerek a következők:
elemzés;
bizonyíték;
értékelés.
Azokban az esetekben, amikor a könyvvizsgáló által megszerzett adatok mennyiségiek (például a műszaki ellenőrzés eredményeire vonatkozó adatok, a feltárt nem megfelelőségek számára vonatkozó adatok, a nem megfelelőségek okaira vonatkozó adatok stb.), célszerű ezeket bemutatni, elemezni. statisztikai módszerek segítségével. Egyszerű statisztikai módszerek: grafikonok; ellenőrző lista, hisztogram; Ishikawa rendszere; Pareto diagram; szóródiagram. A dokumentációelemző objektumok a következők:
a minőségirányítási rendszer és (vagy) ökológia dokumentumai, amelyek az ellenőrzött egység vagy folyamat tevékenységére vonatkoznak;
egy meghatározott folyamat vagy tevékenység végrehajtásáról és az elért eredményekről készült nyilvántartások.
A dokumentumok és iratok ellenőrzése magában foglalja mind tartalmuk elemzését, mind a dokumentumok és iratok kezelési eljárását. A dokumentáció elemzésének – ideértve az információgyűjtést is – legjelentősebb eredményeit tükrözni kell a könyvvizsgálói naplóban.
A könyvvizsgálati bizonyítékok lényeges jellemzői a megbízhatóság és a megfelelőség. A bizonyíték akkor tekinthető megbízhatónak, ha hiteles, tárgyilagos és ellenőrizhető. a bizonyítékok elégségességét annak teljessége határozza meg, ami nagyban függ az összegyűjtött információ mennyiségétől. A bizonyítékokra vonatkozó követelmények be nem tartása leértékeli az ellenőrzés eredményét.
A bizonyítvány megszerzése a könyvvizsgálói munka egyik legfontosabb és legnehezebb része. Az alábbiakban felsorolunk néhány olyan rendelkezést, amelyek hasznosak lehetnek egy könyvvizsgáló számára ezen a területen 35:
a bizonyítékok képezik a könyvvizsgálói jelentés alapját, ezért a szükséges bizonyítékok nélkül az ilyen jelentés nem lehet megbízható;
a bizonyítékok akkor tekinthetők objektívnek, ha azok igaznak található, tényeken alapuló és ellenőrzéssel, méréssel, teszteléssel és egyéb módon megszerzett információkat tartalmaznak;
az eljárások (utasítások) betartására vonatkozó bizonyítékok kézhezvételekor a könyvvizsgálónak meg kell bizonyosodnia arról, hogy ezeket az eljárásokat a jövőben is betartják, legalább a következő ellenőrzésig;
a könyvvizsgálói tanúsítvány megbízhatósága számos tényezőtől függ, de mindenekelőtt a visszaigazolás mértékétől és a könyvvizsgáló képzettségétől;
minél megbízhatóbb a bizonyíték, annál alacsonyabb a hibás könyvvizsgálói jelentés kockázatának szintje (megjegyzendő, hogy senki sem mentes a hibás következtetésektől, ezért bizonyos kockázatelemek benne rejlenek a könyvvizsgálói jelentésben).
a gyakorlati intézkedések azonossága (alkalmazási időben és helyeken megismételhetőség) a minőségirányítási rendszer dokumentációjában meghatározott szabályokhoz és normákhoz;
az ISO 9001 azon szakaszai követelményeinek teljesítése, amelyek a szervezeten belüli dokumentációhoz kötelezőek;
a tervezett minőségi intézkedések rendelkezésre állása és végrehajtása;
folyamatok hatékonyságának értékelése;
a korrekciós és megelőző intézkedések hatékonysága;
tevékenységek, folyamatok és általában az irányítási rendszerek folyamatos fejlesztése.
A bizonyítékok értékelése során lehetőség van téves (helytelen) következtetésekre, és ennek eredményeként az ellenőrzés eredményei alapján téves következtetésre. A téves következtetések valószínűségét csökkenti az objektív adatok felhasználása, pl. méréseken alapuló adatok.
A könyvvizsgálati bizonyítékokat az ellenőrzési kritériumok alapján kell értékelni
ellenőrzési megfigyelések kialakítása. Az ellenőrzés megállapításai jelezhetik az ellenőrzési kritériumoknak való megfelelést vagy meg nem felelést. Ha az ellenőrzési célkitűzések azonosítják, a megfigyelések fejlesztési lehetőségeket jelezhetnek.
Nem megfelelés - meghatározott követelmény be nem tartása. A könyvvizsgálónak azonosítania kell minden talált nem megfelelőséget, és be kell osztályoznia azokat formája és jelentőségük szerint.
A megnyilvánulási formát tekintve az eltérés lehet tényleges vagy potenciális. V Ellentétben egy meghatározott követelménynek való konkrét meg nem felelés tényleges, bizonyított bizonyítékával, a lehetséges nem megfelelőség olyan nem megfelelőség, amelynek valószínűsége a jövőben csökkenhet. csak bizonyos fokú pontossággal jósolják meg. A lehetséges inkonzisztenciák példái lehetnek a gyártóberendezések kezelőinek minősítetlen utasítások, a dolgozók elégtelen hozzáértése a dokumentált eljárás végrehajtása során, - a káros anyag kibocsátási mutatójának értéke megközelíti a megengedett maximumot stb. 37.
A szignifikancia foka szerint (a nem megfelelőség kiküszöbölése esetén a negatív következmények kockázatának nagysága) a nem megfelelőségek lehetnek jelentősek (1. kategória), jelentéktelenek (2. kategória) és bejelentések.
A fő nem-megfelelőség a minőségirányítási rendszer olyan nem megfelelősége, amely valószínűleg a termékkövetelményeknek való meg nem felelést eredményezi.
Jelentős nem megfelelőség lehet például - az ISO 9001 követelményei által előírt tevékenységek indokolatlan hiánya, az ISO 9001 bármely követelményének be nem tartása, a minőségirányítási rendszer dokumentumában foglaltak ismételt (több mint 2-szeres) be nem tartása, a folyamat hatástalansága stb. 38.
A jelentéktelen nem megfelelőség a minőségirányítási rendszer működésében fellépő különálló, nem szisztematikus mulasztás, hiba, hiányosság, amely a termékkövetelmények nem teljesítéséhez, valamint a folyamat működésének hatékonyságának csökkenéséhez, ill. az irányítási rendszer egészét. A jelentéktelen ellentmondásokra példa az objektív bizonyítékok hiánya arra vonatkozóan, hogy az osztály dolgozói megismerkedtek a minőségirányítási rendszer dokumentumaival, - külön homályos nyilvántartás a minőségi adatok regisztrálásakor, a dokumentált eljárások naprakész másolatának hiánya, a minőségi adatok nyilvántartása a megállapított előírásokat megsértve. nyomtatványok 39.
Az értesítés kritikus ítélet a vizsgált objektum állapotáról. Az értesítésekre (megjegyzésekre) példa lehet az irányítási rendszerek meglévő és törölt dokumentumainak közös tárolása, az előadók műszaki dokumentációval való megismerésének megerősítésének hiánya, - a szervezet elismert beszállítóinak jóváhagyott listájának hiánya, a hiánya. egy külön korrekciós intézkedés bizonyítéka 40. A könyvvizsgálóknak szóló értesítések valójában figyelmeztetés jellegűek, mivel a megválaszolatlan megjegyzés végül nem megfelelőséggé válhat. E tekintetben az észrevételek, valamint a nem megfelelőségek rögzítése az audit hozzáadott értékének tekinthető.
A könyvvizsgáló által észlelt nem megfelelőséget vagy bejelentést az auditált képviselőjével felül kell vizsgálni annak érdekében, hogy megerősítést (elismerést) szerezzenek arról, hogy a könyvvizsgálati bizonyíték helyes, és a nem megfelelőséget megértették. Ebben az esetben minden lehetséges nézeteltérést dokumentálni kell.
A meg nem felelésnek nem szabad beletartoznia a felhatalmazott személyek és/vagy a fogyasztó által engedélyezett eltérésekre vagy eltérésekre. Indulási engedély – Engedély a termékre vonatkozóan az eredetileg meghatározott követelményektől való eltérésre a gyártás előtt. Az ilyen engedély általában a termékek mennyiségére vagy időtartamára korlátozódik. Eltérési engedély - engedély a megállapított követelményeknek nem megfelelő termékek használatára vagy kiadására. Az eltérés engedélye általában a nem megfelelő termékek szállítására vonatkozik, amennyiben a vevő beleegyezik az adott termék időbeli vagy mennyiségi korlátozásába. Minden eltérést vagy eltérést dokumentálni kell. Az eltérési vagy eltérési engedély hatályán túllépést nem megfelelőségnek kell tekinteni.
A könyvvizsgáló által feltárt (azonosított) és az ellenőrzött alosztály képviselője által megerősített eltérést jegyzőkönyv (aktus) formájában kell dokumentálni, amelyben a következőket kell rögzíteni:
az észlelés (észlelés) ideje és helye;
az eltérés összefoglalása; - a nem megfelelőség jelentősége;
utalás egy adott dokumentum követelményének megsértésére;
korrekció vagy korrekciós intézkedés szükségessége.
A nem megfelelőségeket az auditált képviselőjével együtt kell felülvizsgálni annak megerősítése érdekében, hogy a könyvvizsgálati bizonyíték helyes, és a nem megfelelőségeket megértették. Mindent meg kell tenni az ellenőrzési bizonyítékokkal és/vagy megfigyelésekkel kapcsolatos nézeteltérések áthidalására, és a megoldatlan kérdéseket rögzíteni kell.
Az audit csoport következtetése az ellenőrzés eredményei alapján 41-es végső pontszámot tartalmazhat:
megfelelőségi fok a folyamat, az egység tevékenységei vagy az irányítási rendszer egésze, az ellenőrzési kritériumok;
hatékonyság és a folyamat eredményessége, az egység tevékenységei az irányítási rendszer egészére irányulnak;
vezetői képességek biztosítja a folyamat, az egység tevékenységeinek vagy az irányítási rendszer egészének folyamatos megfelelőségét és hatékonyságát;
ajánlások számára a megállapítás helyessége a folyamat eredményességének és eredményességének mutatói;
fejlesztési lehetőségek egy folyamat, egy részleg tevékenysége vagy egy irányítási rendszer egésze.
Vitatható-e, hogy az ellenőrzött osztály (több osztály) munkatársai ismerik, rendelkezésükre állnak a minőségirányítási rendszer számukra kötelező dokumentumait, és használják?
Megerősítik-e a minőségirányítási rendszer dokumentumaiban foglalt követelmények betartását a szükséges regisztrációs adatok, tények és egyéb bizonyítékok?
Az alosztály(ok)ban felhasznált dokumentumok összes követelménye biztosítja-e az alosztály(ok) minőségügyi céljainak elérését?
Elérték-e a tervezett eredményeket az ellenőrzött folyamatban, egységtevékenységben vagy az irányítási rendszer egészében?
A kiutalt erőforrásokat kellően hatékonyan használják fel a folyamat, az egység tevékenységeinek vagy az irányítási rendszer egészének megvalósításához?
Megerősített-e, hogy a folyamat, az egység tevékenysége vagy az irányítási rendszer egésze ellenőrzött körülmények között működik?
vitatható-e, hogy a vezetés elegendő erőforrást különít el a folyamat, az egység tevékenységeinek vagy az irányítási rendszer egészének hatékony működéséhez?
Van-e igény és valós lehetőség a folyamat (idő, költségek csökkentése, minőség javítása, a környezetre gyakorolt negatív hatások csökkentése), az egység tevékenységének vagy az irányítási rendszer egészének javítására?
milyen ajánlásokat tud tenni az audit csoport az auditált ellenőrzési objektum fejlesztésére?
A záró értekezleten, amelyet az audit csoport vezetője vezet, az ellenőrzési észrevételeket, audit következtetéseket az ellenőrzött által érthető és elfogadott módon kell ismertetni, és szükség esetén megállapodást kell kötni az ellenőrzött javító, ill. megelőző cselekvési terv. A záró értekezlet résztvevőinek az auditált képviselőinek kell lenniük, és lehetnek a könyvvizsgálati ügyfél és más felek is. Ha az audit során olyan helyzetek lépnek fel, amelyek befolyásolhatják az ellenőrzési következtetések megbízhatóságát, az audit csoport vezetőjének erről tájékoztatnia kell az ellenőrzöttet.
A záró értekezlet sok esetben – például egy kis szervezetben végrehajtott belső ellenőrzés során – csak az ellenőrzési megállapítások és az ellenőrzési vélemény közléséből állhat. Más esetekben az értekezletnek formálisnak kell lennie, jegyzőkönyvet kell vezetni és a jelenlétet kell rögzíteni.
Az ellenőrzési megfigyelésekkel és/vagy az audit következtetéseivel kapcsolatos minden nézeteltérést az audit csoport és az ellenőrzött személy között meg kell vitatni, és lehetőség szerint meg kell oldani. Ellenkező esetben minden véleményt regisztrálni kell. Ha az ellenőrzési célkitűzések megkövetelik, fejlesztési javaslatokat kell tenni. Hangsúlyozni kell azonban, hogy az ajánlások nem kötelezőek.